探究OA办公系统中电子表单的安全应用
1、确保安全是首要原则
OA办公系统实现了无纸化办公，所有的流程审批均基于电子表单，所以如何保证电子表单在工作流转中的安全性，就成为OA办公系统的重要工作，也是首要原则。很多企业在选择或使用OA办公系统的过程中会提出下面的问题：
·一张销售单在审批过程中会有成本信息，但这些信息只是开放给财务人员和总经理，普通人员不能看到，怎么保证呢？
·报销单的数据，可以由部门经理修改，但不允许财务经理和出纳修改，怎么保证呢？
·我的表单包含一系列重要数据，每个审批的人允许查看的内容、允许修改的内容都不一样，怎么保证呢？
·能不能设定不同的审批人填写电子表单内不同的单元格呢，从而保证安全和规范呢？
·能不能在设置审批单模板时候，设定哪些项目是必填的，从而防止漏填呢？
这些问题，都要求OA办公系统的工作流管理功能具有非常完善和灵活的权限控制方法，这也是衡量一个OA办公系统是否成熟和优秀的重要标志。在号称“工作流管理专家”的华天动力OA办公系统中，就可以对电子表单的读写权限进行详细设置。
2、安全设置需完善和灵活兼备
在华天动力OA办公系统中，如果选择了电子表单进行审批流转，那么就可以非常灵活的设定审批人员的读写权限：谁可以看到哪些内容，谁可以编辑哪些内容，谁既能看到又能编辑，都可以分别设置。这些权限可以由系统管理员在审批模板中详细的设置，样就有效的保证了电子表单的安全和规范，并防止误操作。
具体来说，包括三种权限控制方式：
1）可见权限：可以控制主表和明细表内所有字段的阅读权限。
2）编辑权限：可以控制主表和明细表内所有字段的编辑权限。
3）字段必填项：对于可以编辑的字段，还可以设置为必须录入项，不录入就无法完成审批操作，保证了数据的完整，防止漏填。
比如一个请款单，出纳只具有可见权限，即只能阅读不能编辑表单；而财务经理则具有可见、可写权限，也就是说既能阅读，又能在表单上签字（但只能在“财务经理”单元格内签字）。
电子表单权限的设置应该尽量简便，并一目了然，如下图所示的表单权限控制截图（来自华天动力官网www.oa8000.com）：当前审批人可以查看主表中“申请单位”、“工程造价审核”、“工程项目”、“申请日期”字段的内容，同时可以编辑“申请单位”、“工程造价审核”字段的内容。
3、关于安全的应用案例
距例会开始还有二十几分钟，姜程走进会议室，见张胜阳已经坐在那里了，就打了个招呼坐在他旁边，问道：“张总，上次我们做的出货申请单用的怎么样呢？”
张胜阳眼睛一亮：“很好啊，你的单子设计的很好，我要的功能都实现了，OA和ERP之间的数据关联起来了，而且我能看到成本信息而业务员看不到，库管能修改出货时间而不能修改别的内容，经过这段时间的使用，这些权限的设置还是很有必要的，这才能体现出管理的规范性。”
姜程：“嗯，我们的OA系统对表单权限的控制做得非常细致，主表和明细表的每一个单元格都可以设置读写权限，谁能够看，谁能够写都可以很方便的设置。”
张胜阳：“还有一个小问题，有的业务员在填单的时候，会忘记了填写合同编号，经理在审批时也忽略了，这个编号很重要，怎么能强制他们必须填写呢？”
姜程：“这个好办，只要把合同编号设成必填项就可以了，你看还有哪些内容是必填的，我都给设上，省得大家丢三落四的。”
张胜阳：“好，会后我给你说一下。”
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