随着全球信息化的普及，国内的大中型企业也加快信息化进程，因为在任何行业应用信息化都会带来灵活性，高速性和敏捷性。也因此大大加强员工的效率和生产力，知识的获取和应用以及在全球市场的动态环境中的反应能力。
但是在信息化的过程里边，人力资源，财政，行政管理，项目管理，材料，客户资源管理和销售各部门都非常依赖于技术以将信息传递到相关人员手中。这些都是公司的机密文件，安全问题便成采购办公设备的重要核心。
对于多功能数码复合机来说，机密文件的安全解决方案，就成了各大厂商致力解决的首要问题。关于信息的数据安全风险无处不在，但是在信息数据在工作的流程中，有3个方面成了泄露信息数据的重点风险，也会给企业带来重大的经济损失。
文件输出是数据资料传播的直接形式，也是最容易引发数据丢失的环节。以往，许多企业都会购买打印机、一体机及复印机等作为数据资料输出设备，由于这些设备不具有全面细分的管理措施，因此接触到企业数据资料的企业内部、外部人员都有机会通过这些设备，以打印、复印、扫描或传真等形式获取企业重要数据资料，形成各种风险隐患。
其次就是数据资料的存储环境也不容忽视。企业内部重要的纸质和电子形式资料一般都有严格的管理和使用流程，大体能够保证安全。但是电子数据在输入和输出过程中可能存在临时数据或备份数据无法完全清除的现象，形成信息安全风险。
再者数据资料的存储环境也不容忽视。企业内部重要的纸质和电子形式资料一般都有严格的管理和使用流程，大体能够保证安全。但是电子数据在输入和输出过程中可能存在临时数据或备份数据无法完全清除的现象，形成信息安全风险。
众多多功能数码复合机厂商，都在积极应对维护数据安全所带来的挑战。其中，柯尼卡美能达表现尤为突出。其“安全解决方案(Security Solutions)”获得了全球著名的权威办公设备评测机构BLI“买家实验室”（Buyers Laboratory Inc）颁发的“2006年度推荐奖(Fall 2006 Pick of the Year)”。从应对中小型用户需求、为高端用户量身打造的办公设备，到配套的安全管理软件，柯尼卡美能达充分证明了在办公商务领域各个细分市场中的专业实力，以及在数据资料安全保障方面的业界领先地位。BLI买家实验室的高级评测工程师曾这样评价柯尼卡美能达：“柯尼卡美能达之所以能够在中小型用户和高端用户级产品，甚至打印机的安全管理软件中脱颖而出，其产品和软件的性能当然是非常出色的"。
具体来看，柯尼卡美能达数码复合机通过进行授权访问，安全打印、复印保护、电子邮件分发SMTP验证、数据加密、IP过滤等构建数据安全防护体系。在安全解决方案中，安全打印措施实现企业机密文件的授权打印；复印保护功能能够在未经授权者复印重要文档时显示隐藏文本以示警告；电子邮件分发SMTP验证在应用扫描至电子邮件功能时通过SMTP验证防止发送邮件时不当使用邮件服务器并拦截非法电子邮件；数据加密实现所有网络通讯使用SSL加密协议，任何来自客户端计算机、LDAP服务器的访问都能得到有效保护。
另外柯尼卡美能达数码复合机还提供硬盘密码锁和硬盘数据清除，同时这也是业内比较先进的安全防护资料手段。硬盘密码锁借助独特的压缩技术，确保存储于数码复合机硬盘中的数据难以分析破解。在硬盘上应用密码锁功能后，即使将硬盘从设备上拆离，也能确保数据安全。硬盘数据删除是指在复印、打印、扫描、传真后，通过特定格式化，使所有数据被随机数字覆盖，保存在硬盘中的其它任何数据都无法访问和读取，极大地提升数据安全性。
柯尼卡美能达一直致力于为客户提供品质超群的产品，服务和解决方案，努力为客户创造新的价值。在现代信息化办公中，以自己先进的办公设备加载完美的安全解决方案，使信息化办公变的安全可靠，轻松简便。同时又针对不同的客户需求，制定适合不同企业的完美办公方案，每一种方案都以提高办公效率，减少办公成本，保障用户机密来设计。另外，柯尼卡美能达拥有完善的售后体系和众多的售后网点，可以随时为你提供全方位的办公维护。
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