对于所有办公室来说，最直接的成本支出就是一台台打印机、复印机、传真机等办公设备的采购支出。如今，数码复合机的普及已经令办公设备的总体采购成本大幅下降，然而，其背后所隐藏的诸多隐性成本同样不容小觑。它们不仅会带来不必要的浪费，日积月累更将变成高昂的成本消耗
对于所有办公室来说，最直接的成本支出就是一台台打印机、复印机、传真机等办公设备的采购支出。如今，数码复合机的普及已经令办公设备的总体采购成本大幅下降，然而，其背后所隐藏的诸多隐性成本同样不容小觑。它们不仅会带来不必要的浪费，日积月累更将变成高昂的成本消耗。那么，面对日益严重的经济危机，数码复合机是否还有能力帮助企业控制日常办公开支呢？
目前，已经有厂商将成本控制作为数码复合机的一大要素，从不同的环节帮助企业节省日常办公成本。最近刚刚上市的富士施乐彩色数码多功能机ApeosPort-III C2200就是典型代表。
企业往往要求避免无节制地文件输出，减少设备使用成本，甚至对各个部门的办公成本进行单独统计和分摊。但想要实现这几点，彩色数码多功能设备就必须“认识”使用者。ApeosPort-III C2200的IC卡解决方案就是用以识别操作者身份并对其进行使用管理的。通过IC卡解决方案，用户进行任何操作，都必须先刷卡进行身份认证，只有具有相关使用权限的用户才能进行操作。由此，企业不仅可以根据不同部门的工作需求设定权限，尤其是彩色文件的输出权限，还可以对文件的输出量加以限制，从而减少不必要的浪费。此外，IC卡解决方案还可以实现记账功能，生成部门及个人的使用统计报告，从而便于企业核算成本，合理分配设备的使用负载。
纸张浪费一直是企业办公成本难以控制的一大死角。富士施乐等主要数码办公设备厂商都陆续开发了将传真发送至邮箱等“无纸化办公”功能，以帮助企业降低纸张消耗。 ApeosPort-III C2200在这方面的表现非常出色。除了“无纸化传真”功能之外，利用内置的图像感应技术，ApeosPort-III C2200能够自动识别页面色彩，按照黑白/彩色自动分开计费，从而帮助用户进行成本控制。同时，ApeosPort-III C2200还兼具“不打印空白页”、“多页文件合一输出”、“根据原稿大小自动选择并切换纸盒”等功能，有效减少纸张用量。值得一提的是，ApeosPort-III C2200的扫描功能还可创建能直接检索的PDF文件，不仅提高了工作效率，还省去了企业采购OCR软件的费用。
为了免去用户在耗材采购、故障维修、更换零配件等日常使用和维护方面的后顾之忧，并进一步帮助用户控制成本，富士施乐还为包括ApeosPort-III C2200在内的数码多功能设备提供FSMA全包服务。采用该服务后，用户只需根据每月的实际印张数支付费用，就可享受设备的定期保养、及时更换耗材、维修并更换零部件，确保设备始终处于最佳运行状态。
在全球经济危机的大环境下，每个企业都有各自的成本控制之道。随着数码办公设备的普及，其成本控制功能也在发挥着重要作用。聚沙成塔，我们相信，在数码办公设备厂商的共同努力下，办公室的成本控制之道亦能助企业一臂之力，在严重的经济危机中帮助企业开源节流、抵御“严冬”。
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