根据IDG研究服务公司最新的研究，对于IT部门来说，企业内不断增加的邮件量是一个严峻的挑战。为了帮助管理所有这些数据和相关问题（例如员工负担过重、过量装载的存储解决方案和法规遵从策略），越来越多的机构开始考虑基于云的电子邮件管理解决方案。
这项研究在2009年上半年调查了美国115家机构的IT高管和业务高管，更好地了解电子邮件管理现状。大型企业用来降低电子邮件不断增长的复杂性的策略和方法中包括基于云的电子邮件管理服务。
确保对电子邮件的正常访问是很重要的。事实上，82%的受访者表示，在他们企业内的电子邮件宕机会对生产效率产生极大影响。Iron Mountain数字归档高级产品经理Claire Lima表示，虽然电子邮件访问很重要，但是企业仍然面对管理这些邮件的高成本问题，尤其是不少机构的IT预算没有变化甚至有所缩减。研究发现，71%的受访者表示他们的IT机构正在尝试找到一种更具成本效益的方法来管理电子邮件，57%的受访者被要求在未来12个月内做到这一点。
需要指出一点，虽然受访者表示在考虑现有电子邮件解决方案的时候成本是最需要评估的一个项目，但当被问及他们电子邮件策略背后最大推动因素的时候，成本一项却排在了最后。业务连续性、灾难恢复、法规遵从、行业法规和避免电子邮件宕机时间都是他们所罗列出的重要因素。
Lima表示，这看上有些矛盾，但表明虽然“成本很重要，但不意味着企业会选择最廉价的解决方案”。
这可能是因为电子邮件不仅越来越重要，而且复杂性越来越高。Lima表示：“对于IT部门来说，电子邮件存在难以置信的复杂性，他们正在试图解决这一难题。”她还表示，几年前，企业出于某种原因选择了基于云或者外包的电子邮件管理解决方案，大多数是未来满足法规遵从条例。“但是现在我们看到，企业是出于成本原因而选择托管电子邮件的，处理电子邮件复杂性给IT增加了很沉重的负担。”
这次调查中，只有12%的受访者表示他们目前选择与第三方电子邮件管理厂商合作，另外有38%的受访者表示他们有这方面的考虑。34%的受访者打算在未来12个月到24个月内采用基于云的电子邮件管理解决方案。
当然，到目前为止仍然有很多机构还没有为尝试基于云的电子邮件管理作好准备。49%的受访者表示“不太可能”考虑某种托管的电子邮件管理解决方案。他们的担心并不让人感到意外。他们不希望让一家外部公司访问到他们的数据，他们有安全性和隐私性方面的担忧，并相信他们有能力处理好自己的数据。
但是Lima表示，不少有着丰富经验和成熟技术的厂商提供了企业现在和未来需要的可扩展性和安全性。她说：“有很多技术方面的革新，比如虚拟化技术。这让很多人意识到他们可以依赖基于云的服务。”
对于那些已经使用或者计划使用基于云的电子邮件管理的企业来说，好处在于减轻了对他们机构物理资源的负担（61%）、减轻了对IT人力资源的负担（54%）和灵活可扩展性（54%）。
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