对于所有第一次实施ERP项目的中小企业而言,ERP软件的首次导入是个痛苦却又享受E化快乐的过程:既拥有新旧管理模式转型期的阵痛,又获得管理日趋完善、生产效益日益提升的满足感。所以说,ERP上线初期是个特殊阶段,如何在这个特殊时期在不影响企业现有生产的前提下获得成功上线的最大效率?我认为可以从下述步骤去实施。
第一,配备专门的项目经理去负责ERP系统上线的运行。项目经理需要很了解企业、工厂的全面运作和各种制度,能够将企业内部各个部门,如采购、仓库、财务等部门的运作流程进行有效把握,按照本企业各个生产环节的实际操作方式及管理模式与所采用的ERP软件进行沟通、磨合,以求ERP软件效用的发挥能够最大程度地切合企业业务的实际运作,充分满足企业的管理需求。
第二,做好和ERP软件供应商的交流与沟通。一个优秀的ERP软件供应商都会有这样的意识:ERP软件的售出就是服务的开始,客户购买的不仅仅是一个软件,而是包含了售后服务在内。比如台湾凌越,对于每一个客户除了完善周到的咨询之外,还配备完整的教育训练与上线辅导。对于这样的ERP软件供应商,企业可以指派专人配合专业人员具体了解生产环节各部门的流程运作,使后者在上线辅导中采取最佳的授课方式,力求软件能够有效配合企业的运作模式,以提升成功率。
第三,企业自身要在各项资料准备的工作上下功夫。比如,企业上下必须统一ERP软件上线后将采用的基本币别、成本计算方式(例如是平均成本还是标准成本);准备好目前库存、成本、前期未清款等相关资料;确立企业的客户、厂商、货品的编码原则,力求简单明了且实用。
第四,ERP软件导入前期采取保持两种模式并存的方法:半手工运作的模式结合ERP软件系统的上线使用。这样做的目的是让企业上下循序渐进地熟悉、掌握电脑化操作,让企业各部门适应从手工向电脑化转型的变化。随后,半手工操作模式可以渐渐退出历史舞台,全面转入电脑化作业。
第五,企业要重视发现、收集ERP软件导入后所遇到的各种操作问题,及时与ERP软件供应商的客服专员进行沟通解决,并要积累操作经验,不断提升软件的操作能力。
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