由于工作需要，一般的单位都配备了网络打印机，如何管理好这些打印机就成为一个非常重要的问题。特别是由于信息安全的需要，通常单位对于打印机的使用都有比较严格的规定，如何杜绝员工所打印的资料泄露公司机密，是非常棘手的难题。
由于工作需要，一般的单位都配备了网络打印机，如何管理好这些打印机就成为一个非常重要的问题。特别是由于信息安全的需要，通常单位对于打印机的使用都有比较严格的规定，如何杜绝员工所打印的资料泄露公司机密，是非常棘手的难题。
现在我们通过一款工具软件——《紫电打印机监控分析系统》(下载地址:http://download.pchome.net/system/printer/16189.html)，就可以通过局域网内任何一台电脑，对局域网内部指定的打印机或打印服务器进行信息监控和记录，监控信息非常全面，包括:打印机名称、打印人、打印电脑、打印时间、打印文件名称等，甚至打印文件大小、打印纸张类型都可以监控，从而对局域网内的打印机了如指掌(图1)!
图1
1.将需监控的打印机添加到程序列表中
启动《紫电打印机监控分析系统》后，首先要将网络中需要监控的打印机添加到监控列表中，单击左侧“系统工具条”中的“打印机列表”按钮，在弹出的“监控打印机列表设置”窗口中，就可以通过手动以及自动搜索的方法添加网络打印机，而本地的打印机会自动显示在“本地已安装打印机”列表框中。使用自动搜索的方法添加网络打印机时，单击“自动搜索添加”按钮，在弹出的窗口中，输入要搜索的起始IP地址，如10.66.4.1～10.66.4.255，单击“开始搜索”按钮，即可自动搜索网络中可用的打印机，搜索完毕后，单击底部的“添加到列表”按钮，将会完成网络打印机的搜索工作(图2)。
图2
2.编辑用户名以及部门名列表
在监控过程中，为了能够及时看到是哪个部门的哪个员工在打印，必须创建一个网络打印机用户名以及部门名列表名单。单击右侧工具条中的“用户以及部门设置工具”按钮，在弹出的窗口中，单击“插入”按钮，新建一个用户名，其中在“用户名”文本框中输入的是部门员工登录系统时使用的用户名，比如Administrator、sd、kl002等，而“姓名”、“部门名”文本框中则输入员工以及部门的实际名称，输入完毕后，单击“保存”按钮(图3)。
图3
3.实时监控以及统计汇总打印报表
当需要监控所有的打印机时，单击“实时打印监控”按钮，就可以在右侧的列表框中，看到网络中所有的打印机的使用情况(图4)。
图4
如果需要将一段时间的监控记录予以汇总，可以单击“统计汇总分析报表”按钮，在弹出的对话框中输入查询的起止时间，单击“确定”按钮，就会自动打开一份Excel格式的打印情况汇总报表，其中列出了打印人、部门、文档名称、机器名、IP地址、打印张数、页面大小等详细信息(图5)，能够充分满足企业网络管理者对网络中的打印机管理的需要。
图5
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