为了能够适应信息化时代的快节奏办公要求，许多单位都购买了集传真、打印、复印、扫描等功能的多功能一体机。多功能一体机购买回来后，用户都希望它能够用的时间更长一些，出的故障更少一点，而且花费在维修和耗材上的费用应该更少一点。当然上面的要求并不是什么奢望，大家只要在操作使用一体机的过程中，掌握正确的方法，养成良好的习惯，就能很轻松地做到。为了能有效地帮助大家使用好多功能一体机，笔者在这里特提出如下使用建议。
1、多用连续复印
与普通打印机不一样的是，一体机在每次启动时，都需要进行重新预热，如果长期频繁启动一体机的话，就很容易会影响一体机内部光学器件的寿命。为了避免这种频繁启动现象，我们应该尽可能地集中作业，把需要复印的材料都集中起来，使用多功能一体机的连续复印功能，来进行批量化操作，不但可以很好地保护一体机的寿命，还能提高复印的速度。该功能的具体使用也是比较简单的，我们只要在一体机控制面版上将工作方式设置成“连续复印”模式，然后再按一下“复印”按钮，多功能一体机就自动把文稿复印好。但复印的文稿在数量上有一定的限制，一般的多功能机连续复印量最多是99页，但这对于我们平常办公相信已是绰绰有余了。同时还可以进行“多份连续复印”，这样能同时连续复印成多份文稿，这在拥有较大复印量的情况下，是一种非常不错的选择，操作时，在数字键盘上输入将要复印的份数，点击“复印”按钮后，多功能一体机就会帮我们处理余下的事情。对于少量的复印任务，除非特别紧急，一般不主张随用随复，而应该是连续复印，以确保一体机高效工作。
2、事先摆放好纸张
摆放好纸张应该包括使用优质打印纸或者传真纸以及把纸张正确放置在导纸盒中，因为在一体机处于连续工作状态时，最有可能影响效率的就是复印纸张出现问题，一旦纸张在传送过程中出现什么异常，例如一体机不进纸、多页进纸或者卡纸，这样不但影响一体机的正常工作，严重的话还能损坏一体机内部的纸张传送装置。为了避免复印纸张传送出问题，我们首先应该确保使用高质量的复印纸，其次要求复印纸摆放要正确，平整放置在送纸器内，不要放得太满，并且将导轨调整到适应纸宽。一旦纸张卡在一体机内部时，我们应该尽量地关闭一体机电源，然后再小心地将卡住的复印纸从一体机内取出来。另外在安装传真纸时，笔者建议用户使用标准的传真用纸，并按照说明书将感热面朝向打印头的方向。未使用的感热纸请勿放置阳光直射或潮湿的地方，以免感热纸变质导致感热效果不佳，从而影响传真效果。此外，如果使用劣质纸张的话，其粗糙表面很容易磨损一体机内部的工作元件，从而造成打印或复印质量下降，因此使用劣质纸张绝对是一件得不偿失的事情。
3、使用节省工作模式
与激光打印机的使用非常相似的是，一体机在工作过程中也需要消耗大量的纸张，特别是昂贵的墨粉开支更是阻碍多功能一体机迅速普及，为此新型的一体机都增加了“节省工作模式”功能，使用该功能能有效地降低耗材开支，所以各位用户在使用一体机之前，首先应该对一体机进行合适的设置，让一体机工作在节省节省工作模式状态下。现在市面上有许多类型的多功能一体机上都有一个节省墨粉的设置，人们只需要简单地单击一体机操作面板上的一个按钮就能实现这种节省墨粉的目的了，有的需要我们用户根据操作说明书的要求，在控制面版上进行相关设置，不过操作也不是太复杂。这种节省墨粉的功能，对于少量的复印作业可能不会太明显，但是如果需要处理的信息量很大时，这种功能产生的效果就很显著了。
4、保护感光鼓
在多功能一体机中，感光鼓可以算得上是一种较昂贵的耗材了，要想降低一体机的使用成本，必然要打感光鼓的注意了。而且感光鼓对一体机最终的输出效果有很大的影响，要想得到理想的输出效果，感光鼓的小心呵护是必须的。也许有人说，感光鼓位于一体机的机身之内，用户怎么去保护他呀？不急，笔者这里所说的呵护，主要是指当用户从一体机中取出碳粉盒时对感光鼓的保护。由于感光鼓对工作环境的要求较高，它如果长时间受太阳光照的话，可能就会影响最终的打印效果，甚至还会影响碳粉盒的使用寿命。因此，在一体机需要更换墨粉或者检查故障需要拿出碳粉盒时，我们一定要避免感光鼓放在阳光下直接照射，也不能在室内灯光下放置超过十分钟；另外还需要将碳粉盒放在一个干净、平滑的表面上，而且要避免用手触摸感光鼓，因为人手指上的油脂往往会永久地破坏它的表面并会直接影响输出效果。另外在更换墨粉时，还要及时把废粉收集仓中的废粉清理干净，因为废粉堆积太多时，在输出的文稿上会出现麻点现象，严重的话还能损坏感光鼓。
5、定期清洁
大家可以把一体机看作是把传真、打印、扫描等功能模块固化在一个整机之内的特殊办公设备，因此一体机对工作环境的要求就应该与扫描仪、传真机以及打印机这些设备是一样的了。除了要按照处理扫描仪、传真机以及打印机的清洁要求来维护一体机外，大家还应该特别注意保护一体机的光学成像部分，因为一体机的光学成像部分设计最为精密，光学镜头或反射镜头的位置稍有变动就会影响CCD成像的质量，甚至可能使CCD接收不到图像信号。而且一体机在进行复印工作时，光从灯管发出后到CCD接收其间要经过玻璃板以及若干个反光镜片及镜头，其中任何一部分落上灰尘或其它微小杂质都会改变反射光线的强弱，从而影响复印的效果。因此，工作环境的清洁以及光学成像部分的保护是确保文件复印质量的重要前提。在对一体机进行清洁时，可以先用柔软的细布擦去外壳的灰尘，然后再用清洁剂和水对其认真地进行清洁。接着我们再对玻璃平板进行清洗，由于该面板的干净与否直接关系到复印质量，因此我们在清洗该面板时，先用玻璃清洁剂来擦拭一遍，接着再用软干布将其擦干擦净。用完以后，一定要用防尘罩把一体机遮盖起来，以防止更多的灰尘来侵袭。
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