民办高校作为当今全社会教育体系中的一股新生力量，正在成为越来越多学子实现大学梦想的平台。民办高校也如雨后春笋般快速成长，师资力量不断壮大。但随着办学规模的逐年扩大，需要自负盈亏的民办高校也会遇到一系列发展中的问题，其中如何控制学校运营成本，节省日常办公开支就显得尤为重要了。而办公文印作为教职工日常教学工作中的一部分，对其成本把控也越来越受到重视。如何真正有效且可以长期持续地控制教学打印成本？不妨与我们一起走进北京工商管理专修学院，了解一下这家民办高校在使用佳能激光打印机后，在办公打印成本把控意识上的新变化。
打印成本管理，看似是小事的大事
北京工商管理专修学院是经北京市教委批准，依托大型国有企业，以培养国际化复合型人才为己任的一所民办高校。自1994年成立以来，坚持诚信办学，坚持理论联系实际，先后为社会培养优秀毕业生三万余人。现有学校设置有7个下属学院，共有学生近万名。
如何有效管理这样一所正在快速发展中的高校，校总务处可以说在其中要扮演一个“总管家”的角色。对于北京工商管理专修学院来说，学校所有的硬件都由总务处集中采购和管理，这其中自然也包括各院系配备的激光打印机以及相应的耗材。提起这些激光打印机，校总务处王处长感触颇多，因为他最近刚刚经历了一次打印成本管理思路上的新转变。
“打印成本管理，看似是小事，其实是大事！”这是王处长在经历了这几年学校打印成本管理工作后总结出的一句话。据了解，目前在这所民办高校内，几乎所有的教师办公室都配备了小型桌面激光打印机，以满足老师们日常的文件、教案等资料打印需求。像价格在千元左右的小型黑白激光打印机，全学校就有近百台之多。这些打印设备都是通过学校总务处进行采购。对于总务处而言，由于打印机都是几年前一次性购买，大部分还都在使用中，因此长期以来，后期的耗材使用以及设备维护的资金投入才是重点。经过了这几年的工作，王处长也深感，后期的花费远比初期购买要高得多，因此也越来越加以重视。
从延长保修服务看成本控制
不久前，学校淘汰了一批初期购买的旧打印设备，因此总务处需要购买替换的新机型。总务处经过比较，最终选择了佳能LBP2900+激光打印机。而让校总务处心动的原因很简单，就是因为这款产品是在当前同类产品中惟一一款提供了三年保修服务的机型。可不要小瞧这多出的两年保修服务，这对于学校的设备管理部门来说却可以带来双重惊喜。第一重惊喜便是设备的后期维护成本大幅下降。按照王处长以往的经验，以前不少打印机都是在使用一年后开始出现各式各样的小毛病，由于过了保修期，因此只能就近联系一些个体维修点来进行机器修理。光是每年用于打印机维修上的费用就是一笔不小的开支。而佳能提供了三年保修，三年内的使用都更加有保障，自然也就能省下不少维修费用。
那么第二重惊喜又是什么呢？以前为了省钱，总务处都是找一些个体修理点来维修设备，但是维修人员的技术水平有限，经常出现反复修理的现象，有些故障也无法彻底修复，一来花了很多无谓的费用，二来也严重影响了正常的办公使用。而如今有了佳能的三年保修服务，便有了佳能专业维修人员提供的技术保障了，总务处管理起来也就更加省心。
佳能LBP2900+激光打印机体积小巧，节省办公空间
对于原装耗材认识的新转变
此次购买使用佳能LBP2900+激光打印机，带给总务处王处长的另一份收获便是对于原装耗材的认识有所转变。实际上这些年来，由于要负责整个学校的耗材供给，因此每个月的需求量都很大，如果赶上开学期间，需求会更加突出。因此，总务处出于成本控制考虑，一直都是采用灌粉的方式来进行后续打印耗材的补充。当初选择灌粉方式，也是认为每罐一次粉的费用很低，大约5、60元，相比于购买原装耗材来说便宜很多。但长时间下来，其弊端也逐渐显露出来。其一是每次灌粉后大约只能打印三四百张便会提示墨粉不足，这样就要增加灌粉频率，低价的优势也就打了很大折扣；其二则是打印质量非常不稳定，经常有老师来总务处抱怨硒鼓漏粉造成打印效果下降；其三则是灌粉也存在对打印机造成故障的隐患。因此，王处长近来也在思考如何在控制打印成本的基础上解决这些现实问题。
采用灌粉的耗材打印质量难以保障
正巧在王处长寻找解决方法之时，学校采购了这批佳能LBP2900+激光打印机。由于佳能LBP2900+在出厂时便配备了标准容量的2000页打印量硒鼓，这也让王处长和更多的老师们有机会使用佳能原装耗材，经过一个月的使用，看来王处长便已经找到了解决之道。
一条重要的反馈信息来源于教务处。由于近段时间需要打印大量的招生材料，因此教务部申请了一部LBP2900+打印机，本以为需要准备更多的耗材，但这个月内通过LBP2900+打印了大约1500张招生材料后，还显示有大约四分之一的剩余墨粉，这让教务处老师和王处长都非常惊讶。没想到佳能原装耗材竟然如此耐用，要知道换作以往，这样的打印量可是要进行多次灌粉呢！
佳能LBP2900+激光打印机原装硒鼓拥有2000页打印量
基于教务处的反馈，总务处王处长开始算了一笔帐。以打印2000页为标准，以往使用灌粉方式大约需要灌粉6次，以一次灌粉50元为例，也需要300元；而使用佳能原装耗材，单个硒鼓就能实现2000页打印能力，而原装硒鼓市场价格在400元左右，但使用原装耗材，无论从打印质量还是售后服务方面都更有优势，也省去了总务处人员以往需要频繁解决灌粉的繁琐工作。
尽管此次购买、使用佳能LBP2900+激光打印机只有一个多月的时间，但带给北京工商管理专修学院的收获却足够享用接下来的很长时间。对于像北京工商管理专修学院这样的民办高校来说，如何真正做到切实有效地控制日常办公打印成本，促进学校良性发展，本案例相信能帮助众多民办学校的管理者们找到一些答案。
网友评论