腾讯的文印智能管家（一）
短短13年的时间，可以让一家白手起家的公司成长为如今中国最大的互联网综合服务提供商之一。没错，这项成就只属于腾讯。这家互联网企业正在经营着当今中国最大的网络社区，截至2011年6月30日，QQ即时通信的活跃帐户数达到7.019亿，满足了互联网用户沟通、资讯、娱乐和电子商务等方面的巨大需求。一家能长期保持高速成长的公司，其企业内部管理自然也会有其特别之道。如何能让急剧扩张的企业依旧保持有条不紊的运营？我们不妨走进腾讯，通过其成功的文印管理环节来解读一二。
大型企业的文印管理挑战多
腾讯公司的企业规模近几年始终保持两位数的增幅。目前公司员工达16000余人，如此庞大数量的员工，每天自然要产生大量的文印需求。同时，众多员工分布在深圳总部以及北京、上海、广州、成都等多个分公司，对于系统化的文印管理来说的确是个不小的挑战。
面对全国各地上百台办公文印设备以及分散化的人员组成，以往腾讯公司并没有采取总部集中管理的方式，因此很多现实困难也逐渐凸显出来，例如管理人员工作量大、成本高，设备状况信息反馈不及时，设备驱动管理复杂等。如何对现状作出改变？腾讯无疑需要一家专业的办公解决方案提供商来协助完成。而在经过多方比较后，有着40多年专业办公领域经验的佳能成为了腾讯的伙伴，并在短时间内为这家快速成长的互联网企业建立起一套极为快捷、高效的企业文印集中管理平台。
成本和效率，佳能uniFLOW解决方案带来管理新变化
佳能这套名为uniFLOW的解决方案是从2011年4月份开始在腾讯公司组建的。短短半年时间，腾讯公司已经明显感受到这套智能化的解决方案为公司创造了更为高效、安全、稳定的文印环境，同时管理起来也更加得心应手。
腾讯的文印智能管家（二）
在uniFLOW系统下工作的佳能智简系列复合机
来自腾讯公司行政部的杨先生是负责日常办公文印设备管理的主管，他在这方面的感触颇多：“作为一名设备管理人员，我能感受到的最明显变化就是管理成本的下降和效率的提升。”据了解，在佳能uniFLOW解决方案的支持下，目前腾讯已经实现了百余台佳能多功能数码复合机的全国统一管理和监控。如今，杨先生只需在深圳总部的电脑上，便可以随时远程监控管理各个分公司打印设备的状态，设备遇到问题能及时发现。“如今我一个人就可以管理起全国的上百部文印设备，管理成本大幅降低，也不用再担心各地设备管理人员水平良莠不齐的问题。此外，由于腾讯的佳能数码复合机较多，佳能公司还提供了驻场式工程师，随时可以帮助我快速解决各种设备问题。”
还有一件事让行政部杨先生深感佳能uniFLOW在管理方面有着巨大优势，这就是腾讯总部的搬家行动。不久前，腾讯公司总部搬入了新建成的腾讯大厦，按照以往的经验，负责文印设备管理的杨先生相信这次搬家对于自己来说绝对又是项苦差事。不过由于公司已经采用了佳能uniFLOW解决方案，这次搬家实际上并没有给杨先生带来更多的工作负担。在uniFLOW的支持下，所有设备的驱动都是统一获取的，管理人员不必逐一为每个客户端电脑安装驱动，即使设备发生变更，客户端驱动也能自动更新。此外，对于管理人员来说，任何设备或设置的变更，只需要管理后台的打印服务器，即可对所有设备进行调整，大大简化了工作流程，节省出宝贵的时间和人力。
安全性和高效打印——刷卡打印、随行打印缺一不可
在uniFLOW的解决方案中，刷卡打印和随行打印是佳能帮助腾讯公司提升员工打印安全性和高效性的两项应用。所谓刷卡打印，也就是说，腾讯公司的员工在电脑端点击打印按钮后，打印作业会保留在uniFLOW服务器上，员工只有在佳能复合机上刷一下自己的电子门卡，系统验证身份后，文档才会打印出来。如果是误打印的文档，员工便可以在刷卡前将其取消，避免不必要的浪费。同时，如果是机密文档，也只有在刷卡后才能打印出来，这样员工就能在第一时间取走，降低了信息泄露的风险。
腾讯员工正在使用员工卡进行刷卡打印
对于安全性，除了刷卡打印外，佳能uniFLOW也在为腾讯提供更高规格的安全性保障。对于公司一些敏感部门的打印作业，uniFLOW会保存住一段时间内的打印作业，公司的IT安全中心会定期在这些打印作业中搜索敏感词汇，确保公司的机密信息没有向外泄露。
腾讯公司总部目前大约有30余层，员工经常需要到不同楼层开会或处理相关事务，自然也会经常遇到临时打印文档的情况。如果腾讯员工能随时在离自己最近的任意一台佳能数码复合机上获取打印文档，这无疑会大大提高工作效率。佳能数码复合机所提供的随行打印功能便有效实现了这一愿望。无论员工在大厦内的任何一层，只要通过电脑发出打印命令，同时在任意一台复合机上刷一下卡，后台的uniFLOW服务器便会自动将该打印作业发送到这台复合机上，完成打印作业。由此可见，对于像腾讯这样的大型企业来讲，一套智能化的打印系统会为企业日常办公效率的提升起到明显的推动作用。
公司文印成本的变化，绿色办公初见成效
创建一个绿色环保的办公环境是腾讯公司始终倡导的原则。就拿公司每年消耗的打印纸张量来说，对于像腾讯这样的大型企业来说，每年都是以百万张来计的，因此有效降低用纸量，无论对于节约纸张资源还是降低公司运营成本都是尤为必要的。在佳能的帮助下，如今腾讯公司已经逐渐建立起一套完善的绿色打印流程，员工的默认打印方式均为双面打印、并设计了一键式扫描应用，同时还通过刷卡方式来进行2次确认打印，避免一些不必要的误打印，从而多方面实现节省纸张用量的目的。
佳能的uniFLOW系统对整个公司的打印量都会有实时统计。例如在实施双面打印之初，双面打印量仅为13%，而如今已经达到49%，员工的节约环保意识正在逐步加强。这一年下来，预计可以节约近百万张打印纸，这绝对不是一个小数目。虽然公司规模今年有了明显增长，但公司的纸张购买成本却保持稳定，这也充分说明了绿色打印的重要性。
以人为本的用户体验
员工的满意和开心是腾讯企业核心文化的重要一条，同样，如何让员工能快乐方便地进行文印工作也是企业需要充分考虑的。腾讯在这方面也是颇费心思。如今，在腾讯每一层的主要办公区域都会配有独立的打印间。对于文印设备的使用，也都在设备上方贴有详细直观的使用说明，员工可以快速掌握使用技巧。此外，考虑到文印设备的型号对于普通员工来说较难记忆，腾讯还特别为每一部文印设备取了更易记住的通俗别名，员工使用起来也更多了几分亲切感。而对于待取文档以及可以再次利用的纸张，每个打印间也都安放了专门的文件栏，以减少纸张浪费。从这些细小之处，都充分体现出腾讯努力在为员工提供一个便捷、人性化的文印环境。
打印设备提供了直观易记的名称
在专业办公专家佳能的帮助下，如今腾讯公司的办公文印系统已经逐步成为一套智能化、高效化、专业化的大型企业专业办公文印系统。今后，随着众多大型企业规模的进一步扩大以及分支机构甚至是海外机构的增加，佳能也将凭借自身在专业办公解决方案方面的技术优势，为这些企业提供具有针对性的解决之道。
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