工作流发展已经有二十来年的历史，从基于Lotes Domino 的文档工作流演变为基于关系型数据库的工作流。基于关系型数据库的工作流是2000年之后兴起的，目前基于关系型数据库的工作流已经成为市场的主流。
基于关系型数据库的工作流最大好处是利用了当前的数据库技术，为数据的整合和查询提供了储多的便利。为未来的工作流的更快、更强的演变提供了物质基础。
工作流目前在两类系统中使用得比较广泛，一种是在OA办公系统中普遍使用，比如以工作流领先著称的华天动力OA办公系统。另外一种是对流程管理比较严格的业务系统中进行定制使用，比如K2等BPM平台或软件。对于当前的两种应用，由于目的不同，不同的厂商走了二种完全不同的技术路线。
基于业务系统的厂商，一般采用的是开源的工作流系统，如：JBPM，因为在这类系统中，业务是核心，而工作流是一个必要的组成部分，所以这类厂商的核心开发工作是业务，另外，相对于某个特定业务系统而言，工作流是内在东西，可以进行某种程序的固化。因此，基于开源的工作流系统进行一定程度的修改能够满足业务系统的要求。
基于OA办公系统的厂商，几乎所有的厂商都是自己开发的工作流，在OA办公系统中，工作流是核心的核心，开源的工作流不可能满足OA办公系统的工作流的要求，因为在OA办公系统中，工作流的要求是千变万化的，而且更具有中国特色，相比特定的业务系统的工作流，协同办公中的工作流要复杂得多。工作流的质量好坏，是决定OA办公系统的关键。同时工作流开发的工作量，基本能占整个OA办公系统工作量的50%。
OA办公系统的工作流现在达到什么样的程度呢？以华天动力OA办公系统为例：第一：可以自定义工作流表单。第二：可以自定义工作流的流程，并且可以定义出极其复杂的流程。第三：可以控制表单的权限。第四：可以根据定义的流程进行智能化的流转。通过以上几点，可以满足基本的流程需要。
除了以上几点外，华天动力认为先进的工作流系统还有几项隐藏在内部的技术特征：
第一：在建立表单的时候，可以自动生成一对一，一对多的实体表。这是未来扩展很重要的物质基础。
第二：可以对表单审批完的数据进行各种视图的查询。因为，既然已经生成了一对一或者一对多的实体表，那么自定义查询也就是顺理成章。
第三：可以实现OA办公系统内部表单，以及与第三方业务系统表单的数据整合，即实现数据共享。如报销单和借款单之间的数据联动，报销单直接生成财务凭证等。
第四：对审批完成的数据进行统计、分析汇总。
总结来说，工作流有三个最重要的特征：一是灵活的审批过程；二是全面的数据整合；三是审批后的数据查询和汇总统计。目前大多数的协同办公厂商主要完成了审批过程，而数据整合和统计汇总却普遍做的不够好，未来工作流的演变将紧密围绕这三个方向而进行。
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