随着社会的发展，信息产生的速度不断加快，交互需求逐渐增多。在信息流通的过程中，人们往往关注信息的储存和处理过程，但作为整个信息流程的交互过程，文档信息输入输出的安全和管理一直缺乏重视。
随着社会的发展，信息产生的速度不断加快，交互需求逐渐增多。在信息流通的过程中，人们往往关注信息的储存和处理过程，但作为整个信息流程的交互过程，文档信息输入输出的安全和管理一直缺乏重视。
在近年来的政务信息化进程中，同电子政务平台建设、数据共享与集中等焦点问题一样，文档信息的输入和输出交互变得越发重要。其中，文印设备作为政府部门必需的文档输入输出设备，承载着大量与国家利益紧密相关的重要信息。如何对其进行有效的管理和维护，成为信息安全和流程优化等课题的重中之重。
“单机”隔离成基本保密方式
在政府机构内部，各部门一般从空间上相互独立，每个屋子也都单独配备了打印机，以确保信息保密。但是，这样的打印设备功能却很有限，且布置分散，运营成本过高，不能满足当前文印管理需要。 为解决效率问题，不少部门专门设置了文印中心，但是这样的文印中心也在安全和效率两方面面临着新的挑战。
“目前我们使用文印设备的流程还是比较简单的，尤其是非窗口单位，基本上就是用自己的桌面打印机打印日常工作需要的文件，如果是大量地打印、复印文件，就去专门的文印室。我们对于日常使用的打印机并没有特别复杂的要求，主要是安全、稳定、快速、易操作。保密的重要性对于机关单位来说也非常重要，目前我们所采用的方法就是内外网隔离，文印设备基本不联网，每人使用一台桌面打印机。”国务院机关事务管理局公共机构节能管理司黄滔处长介绍。
然而在实际工作中，政府机关的文印管理流程仍存在着漏洞，比如打印机管理长期处于分散状态、打印设备缺少专人管理等。对文印流程缺少管理，信息安全和保密自然难以得到保障，再加上办公室人员流动频繁以及人为的文件遗留等问题，信息泄露的风险依然需要处处防范。
软件+硬件：安全管理有力保障
作为有效实现文印安全和管理的技术手段，越来越多的文印管理解决方案在相关领域的领导厂商如惠普公司的引领下，取得了重大的进展与突破，为相关部门和企事业单位提供了有力的技术支持和保障。
国家信息中心信息安全研究与服务中心主任吴亚非举例说，一些涉密的部门与机构，在电脑上操作打印重要文档信息后，在去文印室领取打印文件的这段时间就属于空档期，很容易造成机密的泄露。之前针对这种文印安全的解决方案是给每个职工都单独配一台打印机，这样虽然可以很好的解决安全问题，却造成了采购、使用和管理方面的大量浪费。
现在，可以通过为每个办公室或部门配置一台拥有PIN码打印技术的打印机，即可有效控制重要信息的文印输出安全，同时兼顾使用和管理成本，并大幅提升政务工作效率。此外，通过惠普Web Jetadmin文印管理软件，IT管理员可以积极有效地对整个单位的内部文印设备进行集中管理，并实现故障的远程排除，大大提高了人员工作效率与设备运营效率，防患于未然，真正实现安全规划与管理。
加强管理，从架构层面提升效率
国家审计署信息办主任王智玉指出，政府部门关注文档文件信息安全、加强对文印设备的主动管理、提升信息的流转效率，是时代发展的必然趋势。有效、积极地管理文档信息流转不仅能够提升各部门协同工作效率，保障信息安全，更能帮助政府部门降低风险，同时响应国家对于节能减排、低碳环保的政策要求，起到很好的示范作用。
惠普文印架构工程师介绍，大多数企业并未制定包含打印与成像系统管理在内的IT架构管理综合战略，没有将打印与成像纳入总体基础架构改进计划。而只有对整个打印与成像网络实行标准化管理，才能保障整个文印系统高效、节能。优化基础架构的优势包括：通过缩减维护、资源和耗材支出降低总体成本；借助高度可靠、易于维护且高效安全的基础架构降低成本。通过有效的文印管理，还能减少停机时间可，保证打印与成像环境的可用性和稳定性，简化设备与耗材的管理和监控流程。
“在采购的时候，不是考虑需要买一台或是两台机器，而是从整个部门、整个系统的角度考虑采用什么样的文印解决方案。这个方案包括需要的设备、管理设备的软件以专业人员的服务等等。这样整体考虑，对降低成本、提高效率十分有益。”惠普工程师说。
文印设备作为政府部门重要的信息交互终端，关系到政府部门的关键信息安全和整体效率提升。政务文件信息的安全和管理不仅要靠制度和人员来进行保障，安全可靠的硬件与高效严谨的流程软件并举将成为实现文档与信息安全和管理的有力手段。相信通过政府与社会的共同努力，文档信息输入输出的安全和管理将得到更多重视，成为政府和大型企业加强管理，提升效率的必由之路。
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