在日常办公中，每个企业每天都要处理大量的纸质文件与电子文档，当纸质文件需要传阅、审批、分类、长期存档并定期调阅查询时、当电子文档需要和纸质文件统一管理时，就会发现这一切不仅耗费时间，还要花费一定的保管成本，查找起来也费时费力。对于往来传真较多的企业，还会遇到垃圾传真、错拿错发重要传真、甚至因遗失传真延误业务的困扰，这不仅影响办公效率，也会有机密信息外泄的隐患。
如何将这些数量庞大、易丢失又不易查找的纸质文件和电子文档整合在一起实现统一管理？
在富士施乐近期举办的文件管理解决方案体验月活动中，很多用户找到了答案。
电子办公桌 低成本的高效便捷管理
富士施乐独有的DocuWorks+Docushare结合的文件管理解决方案，可将电子化的纸质文件与电脑中的各种格式文档进行统一管理，轻松实现共享、检索和调用，帮助企业实现高效沟通。
例如，将纸质文件扫描成电子文档，再将电脑中的所有文档（无论是PDF、WORD、还是PowerPoint、甚至是图片JPEG格式）转换为与扫描文档统一的DocuWorks格式。DocuWorks具有更人性化的独一无二的文档管理界面，相比传统办公文件的管理，可以让文档管理、查找、确认、审批文稿图样的工作变得更生动、更高效、更直观。就像将办公桌移到电脑上，在这个“电子办公桌”上，原本格式各异的电子文档，可以像纸质文件一样随心所欲地进行合并、拆分、编辑、批注、查找、打印及发送邮件等。同时，还可利用“电子文具”对这些文档进行标记、盖章、划圈、标签、批注，比使用真实文具还要方便。在这个平台上，用户不需要学习复杂的电脑知识，就能够熟练地完成归档、资料管理等办公电子化的各种要求，在帮助企业节约办公成本的同时，提高办公效率。
通过这套解决方案中强大的检索功能，用户还可根据文档中的关键字、业务参数等信息，快速准确地查阅相关资料。而其具备的工作流定制功能，则能够帮助用户根据实际工作流程进行电子化流转，大大减少流程所耗费的时间和纸张。另外，其具备的故障自动保护和灾难备份功能，还可使公司的资料时时处于受保护和可使用的状态。
据富士施乐的一项数据显示，这一解决方案使用户查找所需资料的时间由原来的1小时大大缩减为现在的5分钟，查询时间减少80%以上，运作开支最多可以节约25%。
传真无纸化 确保信息安全与低碳办公
富士施乐这套文件管理解决方案还可结合数码复合机实现“无纸化传真”，不仅能加强信息安全、优化办公流程，还能减少纸张及能源消耗。采用这套方案，当接收传真时，无需再将传真打印输出，而是以电子文档的形式直接发送到电脑中。电脑接收到传真后，“纸盘”会相应显示收到的传真数量，并弹出提醒窗口，避免信息接收的遗漏。将纸盘内的传真文件导入DocuWorks中，利用DocuWorks丰富直观的功能，即可像处理纸质传真一样对传真电子文件进行批注、盖章等操作，使得传真的后续处理更加轻松、高效。
富士施乐的无纸化传真解决方案，真正着眼于完整的传真业务工作流程，不仅避免了纸质传真易丢失的现象，减少了纸张的用量与碳排放，同时加强了信息安全管理，让业务流程更加流畅与高效。
综上所述，科学的“文件管理”能够帮助企业迅速提升效率、降低成本。如果想创建一个高效、节能、节约、安全的办公环境的话，与富士施乐一起将文件管理进行到底吧！
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