在公司局域网中，经常会通过文件服务器共享一些文件供局域网用户访问使用，而很多共享都是单位的无形资产和机密信息。因此，保护这些共享文件的安全就至关重要，而在共享文件管理中，一个很重要的方面就是常常需要设置用户可以读取共享文件但禁止复制共享文件，防止将共享文件复制到本地，然后存放在访问者自己的电脑，或者通过U盘、移动硬盘、手机等USB设备私自携带出去的行为，从而威胁到共享文件的安全。
因此，企事业单位纷纷采用了一些安全举措来防止访问者复制共享文件、禁止拷贝共享文件的行为。总记起来，主要有以下两种方式：
一、通过将共享文件进行文件格式转换，阻止复制共享文件的行为。
将共享文件进行格式转换，甚至加密共享文件，防止拷贝共享文件，是企事业单位局域网常用的防止共享文件泄密的方法。例如，可以将word、excel、ppt等共享文件转换为pdf格式，从而阻止复制共享文件。方法也比较简单：通过Adobe Acrobat 7.0 PRO即可轻松完成word、excel等格式的文件转换成PDF文档。操作也比较简单，打开word后，点击另存为的时候，选择保存为“Adobe PDF”即可，如下图所示：
图：保存word转换成PDF文档
或者，在word里面选择“打印”，然后在打印机里面选择“Adobe PDF”，然后按照提示保存PDF文档就可以了。
图：打印PDF文档
二、通过专门的共享文件防复制软件、禁止拷贝共享文件软件来阻止复制共享文件、不让复制共享文件的行为。
目前国内有一些专门的共享文件管理软件、局域网共享文件权限设置软件，可以实现允许查看共享文件但不能复制共享文件、可以读取共享文件但禁止拷贝共享文件的行为。例如，有一款“大势至共享文件夹管理软件”（下载地址：http://www.grablan.com/gxwjjm.html），通过在设置共享文件的电脑或服务器上安装之后，就可以设置共享文件访问权限，可以只让读取共享文件而禁止复制共享文件了，操作也比较简单，方法如下：首先，点击“浏览”，选择你要保护的共享文件夹，然后在左侧选择设置访问共享文件的用户权限，然后在右侧权限这里勾选你许可的权限即可（注：打勾即赋予其相应的权限，而不打勾则表示禁止的权限）。因此，我们在下面勾选“读取”、“修改”、“新建”、“重命名”，然后不勾选“删除”、“剪切”、“复制”、“另存为”和“打印”权限。这样局域网用户在访问共享文件时就无法复制、无法另存为和无法删除共享文件了。如下图所示：
图：赋予共享文件只读、修改、重命名权限
也就是说，通过“大势至共享文件夹管理软件”你可以实现只让读取共享文件而不能复制共享文件、只让打开共享文件而不能另存为本地、只让修改共享文件而不能删除共享文件，从而极大地保护了共享文件的安全，保护了单位的无形资产和商业机密。
总之，有效地防止复制共享文件，尤其是不能复制Office共享文件，不能复制word内容、不能复制excel共享文件，防止复制PDF文档内容。一方面可以通过进行文件格式转换，从而防止随意复制共享文件的行为，另一方面也可以借助专门的共享文件管理软件、共享文件加密软件来进一步增强共享文件安全，防止一些懂技术的员工通过一定的技术手段来复制PDF文档的内容，达到阻止复制PDF文件内容的功能，从而真正实现了共享文件安全防护和管理。
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