通过电脑的操作系统，我们可以设置共享文件的访问权限，例如：只读、禁止删除、禁止修改、禁止剪切、禁止重命名等，但是无法实现禁止复制、禁止复制内容、禁止拖拽文件、禁止打印、禁止新建、禁止读取等功能，或者也无法同时禁止其中的某些功能，只能同时选择其一进行控制，这样的管理方式未免有些一刀切，不够灵活，无法满足企业日常对共享文件权限的管理需求。
另外，如果企业的员工比较多，通过操作系统的用户管理方式，只能一台一台单独设置，无法分组、分部门、或者批量管理，这样会给管理人员增加很大的工作量，而这些工作往往是既低效又低能，浪费了很多宝贵的工作时间。
操作系统本身对于共享文件没有日志记录功能，如果有人误删或者恶意修改共享文件，或者将涉及重要商业机密的文件外传出去，系统则没有记录，事后追责也是相当困难的。所以很多企业选择只让用户查看共享文件，禁止任何操作，通过这种方式禁止共享文件外泄，当然这种方式会给日常工作带来很多不便，但也没有其他办法了。
有一款软件叫大势至共享文件管理系统（免费下载试用：http://www.grabsun.com/gongxiangwenjianshenji.html）是最近几年新出的一款软件，专门用于管理服务器共享文件权限，如图所示：
这款软件安装操作十分简单，前几年的版本我记得不需要安装，直接双击一下软件就可以看到软件界面，现在的版本需要简单安装一下，全程也就十几秒，数据库安装也只需十几秒。大势至共享文件管理系统支持所有主流的Windows操作系统和数据库，兼容性特别好。对网络环境没有特殊要求，也不需要加装设备和更改任何配置。前提是安装软件前，需要在文件服务器上设置好共享文件，这样安装软件后在系统界面就可以看到全部的共享文件列表了。控制哪个文件，就选中哪个文件，然后选择用户或用户组，最后给其勾选权限，设置完毕。
大势至共享文件管理系统对于共享权限的划分十分精细，可以禁止删除、禁止复制、禁止复制内容、禁止剪切、禁止重命名、禁止拖拽文件、禁止打印、禁止新建、禁止拷贝、禁止读取等，这些控制项目可以任意组合使用，管理方式非常灵活方便。此外，还可以结合设置特定访问程序功能，禁止共享文件通过网络方式外发，例如：禁止QQ传文件、禁止微信传文件、禁止邮箱传文件、禁止网盘传文件、禁止云盘传文件等。
通过勾选禁止复制文件和禁止拖拽文件，还可以禁止共享文件通过USB端口发送出去，例如禁止U盘拷贝共享文件，禁止移动硬盘拷贝共享文件，禁止手机拷贝共享文件，禁止手机和电脑互传共享文件等。
最后不得不说一下系统的监控功能，如果我们只需要监控共享文件的操作使用情况，在界面上只需勾选“监控操作”即可，只要用户访问共享文件，系统就可以实时记录IP地址、MAC地址、用户名、计算机名、访问时间、操作内容、访问路径等等，监控日志可以随时导出和删除，查询方式也很智能。有了这些记录，我们就可以将责任落实到每个人身上，一旦出现问题，也算有证可寻。
总之，大势至共享文件管理系统可以帮助企业保护共享文件安全，防止重要商业数据外泄，可以为企业节省很大一笔管理成本。系统不但功能强大，而且操作简单，适合企业任何岗位的员工操作使用，不需要专业的网络管理知识，也不需要日常维护，真心是一款良心软件。据说大势至公司最近又更新了版本，新版增加了很多功能，页面也优化了，感兴趣的朋友可以下载体验一下，试用时间是7天。
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