对于一些广告设计、图纸设计类公司，存储在局域网文件服务器上的设计文件，尤其是图库、视频、图纸、画册、VI文件等，一旦泄露出去，可能会给企业带来重大损失。但这些文件又是日常工作中需要频繁使用的，必须放开权限，这样局域网用户才能查看和编辑。
文件服务器的操作系统只能实现只读、禁止删除、禁止修改、禁止剪切、禁止重命名的操作权限，无法实现允许查看和编辑，但禁止下载和禁止拷贝的功能，也无法禁止用户打印或者通过QQ发送共享文件，这些局限性给设计类企业的日常共享管理带来很多不便。
操作系统在共享文件权限管理方面的不足，需要通过专业的管理工具来弥补，有一款软件 “大势至共享文件管理系统”（下载地址：http://grabsun.com/gongxiangwenjianshenji.html）各项功能刚好可以满足这些需求，而且操作简单，非常适合那些没有专业网管的企业使用，不但可以帮助企业保护商业机密安全，还可以节省很大一部分管理成本。
大势至共享文件管理系统是国内首款专业的服务器共享文件管理软件，将大势至共享文件审计系统部署在局域网的文件服务器上，局域网其他电脑都不需要安装客户端软件，就可以详细记录局域网所有用户对服务器共享文件的各种访问操作动作，如打开、复制、修改、删除、剪切、打印和重命名等，还可以禁止删除服务器文件、禁止复制服务器共享文件、禁止另存为服务器共享文件到本地磁盘，以及备份服务器共享文件，从而有力地保护了服务器共享文件安全，保护了单位的商业机密。软件界面如图：
那么，如何防止用户将共享文件外传或复制出去呢？尤其禁止用户复制内容。首先需要安装软件，然后启动软件，再启动控制，此时就可以在软件界面上看到本机全部的共享文件列表了。控制哪个共享文件就选中哪个共享文件，然后选择要控制的用户名或用户组，最后一步也是最关键的一步——指派权限。
如果不允许复制共享文件内容，就直接勾选“禁止复制内容”即可。如果只允许用户查看和编辑，那么需要勾选禁止复制、禁止拖拽、禁止打印、禁止另存为、禁止删除。如果您只允许用户查看共享文件，那么需要勾选禁止删除、禁止新建、禁止修改、禁止剪切、禁止重命名、禁止复制、禁止复制内容、禁止另存、禁止打印。
目前软件对于权限的划分已经非常精细了，对于一些特殊的权限，例如禁止截屏、禁止录屏、禁止列印等，我们可以通过访问许可和访问窗体许可这个功能来设置，只需添加关键词就可以关闭任意程序、任意动作、任意窗体，这是一个非常强大的功能。同时，这个功能也是其他同类产品所不具备的。
除了控制访问权限，系统还可以详细记录每个用户对服务器共享文件的操作记录，例如访问时间、访问路径、操作类型（删除、修改、打印、复制等）、访问者的IP、MAC地址、计算机名、用户名、访问时间等，这些监控记录可以为管理者提供监管依据，一旦发生商业机密泄露，这些记录就可以作为证据，从而直接找到责任人。
服务器共享文件的安全问题不容忽视，稍有不慎就可能造成企业重要商业机密外泄，如果这部分数据传到竞争对手手里，就可能关乎企业生死存亡，或者造成无法挽回的损失。现在通过一款简单的工具就可以避免这些意外的发生，何乐而不为呢？
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