受控电子邮件归档服务与独立电子邮件归档产品一样越来越流行，表明越来越多的用户愿意放弃对电子邮件归档的控制而让其他人来完成这项工作。
据IDC公司分析师Laura DuBois说，整个电子邮件归档市场在2006年的总收入达到了4.77亿美元，其中独立电子归档服务所占比例达到了40％。IDC公司称，虽然独立电子归档服务与电子邮件归档产品的比例并没有发生明显变化，客户们用于独立电子归档服务的开支将与他们用于产品的开支一样快速增长，今年将超过40％。
她说：“有些用户曾经将独立电子归档服务与产品进行了对比，结果发现使用独立电子归档服务在经济性方面更可行一些。”她说，服务的执行时间更短、在出现诉讼时强制性更强一些。 而且，她说象Zantaz那样既提供软件又提供服务的公司也许在市场上的生存能力更强一些。
不久之前，企业们还不清楚将电子邮件外包出去是否比自己来做这部分工作的成本更低一些。但是包括Zantaz（最近以3.75亿美元的价格出售给了Autonomy公司）、Fortiva、LiveOffice 、MessageOne 和MessageOne转售商IBM、Iron Mountain和Sungard等公司在内的大批供应商均声称推出各自的电子邮件外包服务。
MessageOne公司的EMS电子邮件归档服务具备电子邮件归档和电子查找功能，该公司产品管理副总裁Bryan Rollins说：“On-premise解决方案在配置和应用上都比较复杂。”他在销售公司服务时列出了On-premises解决方案存在下列成本因素：
一般性基础结构成本（软件、服务器、存储器）。
基础结构的升级成本。
实施解决方案所需的专业性服务。
操作系统维护、归档软件、升级和补丁。
确保归档电子邮件高效的成本。
Rollins说：“这里可能还有许多隐藏成本。人们并不是总是能够想到他们必须升级他们的基础结构或者在专业性服务上支付多于软件成本数倍的费用来保证方案按自己的要求顺利实施。”
还有一些成本与电子邮件归档错误的解决和起诉或者审计有关。
当然，所有的这些成本都还应加上相应的服务费。MessageOne公司的服务是按照包月来收费的，成本构成包括每位用户和每GB存储器等收费标准。 一般，每位用户的费用在3美元到5美元之间，高端每GB存储空间的费用在5美元左右。象安全和电子查找等功能也要另外收费。
有些服务的定价模式不同。 除了OEM的EMS服务之外，Iron Mountain公司还提供了其自己的Digital Records Center for Compliant Messaging服务，这项服务可以管理和归档电子邮件、即时信息和大型企业客户为满足美国证券交易委员会关于财报发布法规要求而所需的彭博社通讯服务。这项服务只是按照客户选择的存储容量来收费的，但是每月费用可能是300美元或者更多。 Iron Mountain公司产品经理Sean Hegarty说：“有些客户每天给我们2万封电子邮件，而其他客户可能每年给我们350万条即时信息。”
有证据表明客户们考虑到成本的因素更倾向于将电子邮件归档服务外包出去。例如，Texas Credit Union League正是处于对上述成本的考虑才选择了Fortiva服务。
TCUL觉得投资在室内解决方案需要对它们的基础结构进行重大改动，而且还需要增加员工和维护工作。而且他们还认为自己来完成电子邮件归档工作的风险是很高的。
持相反意见的是Maureen Durack，她是芝加哥法律事务所Vedder,Price,Kaufman & Kamholz公司的管理信息系统主管。Vedder,Price,Kaufman & Kamholz公司正在使用CA公司的Records Manager产品。她说：“由于我们是一家需要处理大量电子邮件的法律事务所，我们希望在电子邮件的储存上拥有一定的灵活性，这样我们就能将归档、备份和灾难恢复做得更好。”她解释说，公司还使用了CA公司的Message Manager。
现在，不仅受控电子邮件服务正在发生剧变。例如在本周早些时候，Zantaz公司宣布其企业归档解决方案（EAS）和其Introspect电子查找产品将更紧密地结合在一起。
其竞争对手CA公司也作出了类似的举措，公司宣布它将把其Message Manager、Records Manager和Files System Manager都捆绑在一起，组成一个名为Information Governance的解决方案。CA公司的Information Governance分公司的产品营销主管Kristen Perdue说：“捆绑后的集成解决方案的好处是可以预见到的，即产品之间的兼容性将更好。”他说公司应该能更快地对审计和电子查找要求作出回应。
支持电子邮件归档的人强调说，使用这些解决方案的客户越来越多证明了他们的需求也会越来越大。 但是拥有大量资源的大型企业使用自己的室内解决方案也并非不可能做得更好。
供应商们强调，那是颇有争议的。MessageOne公司的Rollins说：“自己开发的产品的成本与大型企业的相关成本一样高。”Iron Mountain公司的Hegarty也持有相似的意见。他说：“企业的规模越大，拥有的数据就越多，企业被起诉的可能性也越大。”
虽然现在无法确定电子邮件归档服务的销售业绩是否能够比独立产品销售业绩更快地增长，但是有一件事是肯定的：企业客户们将继续选择服务型解决方案，在消费规模上至少能够与自己开发的解决方案达到同一水平。
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