“我的工作，常常要扫描大量文件，并根据需要进行编辑，可是经常会遇到不同格式的、无法直接进行编辑的文件，很麻烦，有没有什么好的解决方法？”一位做文秘工作的朋友也曾这样问过我。
“我的工作，常常要扫描大量文件，并根据需要进行编辑，可是经常会遇到不同格式的、无法直接进行编辑的文件，很麻烦，有没有什么好的解决方法？”一位做文秘工作的朋友也曾这样问过我。
我用三个字解决了上述人的烦恼，那就是“文通鉴”。“文通鉴” 中的paperport软件能将实现PDF、Word、Excel、TIFF等多种文件格式之间的转换，并能利用其强大的搜索功能，对任意格式实现快速检索。
其实，我发现“文通鉴”这个宝贝，也是最近的事儿。
以往，作为资料室工作人员，我们同事之间最常说的一句话就是：“还有什么比检索海量文档更头疼的事呢？”的确，我们都曾对有过这样的经历：面对大量扫描录入的文档信息，因为不知道如何合理有序地分类存放，使得有时候想要找到某个文档，就有一种大海捞针的无奈。直到最近领导为我们引进“文通鉴”，才使我们摆脱了烦恼。
利用“文通鉴”检索文档，快捷方便。
首先是扫描录入文件，将其放至“文通鉴”文件夹中的特定项目下，并可以根据需要，对文件夹及项目进行复制、移动、重排、重命名等，有效分类和管理。
其次，如果扫描的是图像文件或纯图像PDF文件，存放至特定项目后，我们可以对其进行项目属性设置，作为对项目进行检索时的条件，也可以为TIFF文件、PDF图像文件，以及只读文件与目录编辑索引，方便检索。
然后，要找到我们想要的文档，就可以通过“文通鉴”浏览缩略图快速查找。在文通鉴主界面中还提供了大幅缩略图的浏览模式，我们知道，按照人们一般的浏览习惯，都希望在打开文档之前，先能进行一下预览，但是windows系统只能提供图像文件的预览，而不支持文档文件的预览，而“文通鉴”的文档预览则几乎支持所有的文档文件，就连一些压缩文件也可以进行预览，极大地方便了我们的应用。
如果要在大量文件夹和项目中进行检索，使用功能更强的SimpleSearch 工具就可以满足所需。SimpleSearch提供多个检索选项，我们既能根据设置的项目属性来查找，也可以根据文本内容来查找。
通过项目属性来检索时，项目名称、作者、添加的标注或关键字甚至获取网页的URL等项目信息都可以作为我们的检索条件，输入之后，立马检索，十分方便；而想要查找项目中的文字，只需要把这个项目添加到SimpleSearch索引之中，并在检索时选中“检索时使用索引”选项，就能在检索使用索引目录时，通过索引中的项目信息与文本内容两项，或是其中的一项来查找。当然，项目属性，如名称、作者等也可以添加到索引中来。虽然添加索引要费一点时间，但是“磨刀不误砍柴功”，在检索过程中，它会为我们省下大量时间来。
最后，在检索窗口输入检索条件，并选择用于查找的选项，这样就能很快找到我们需要的文档啦！
值得惊喜的是，“文通鉴”有一种全文检索功能，不仅能够检索word、excel这样的文档中包含的文字内容，对JPG、TIFF这样的图像文档中包含的文字同样能够进行检索。而且在显示结果时，系统还会按照匹配程度以及文档的类型自动排序，方便了我们的筛选，大大提高了检索文件的效率。
领导看到我们的效率提高这么多，羡慕的说：“看来，我家里也要买一台‘文通鉴’，将家中的各种票据、证件等等‘复印’到电脑，然后逐一建立索引，查找就非常方便啦。”
想知道更多关于移动办公方面的内容请访问移动办公频道。随时随地移动办公让您与工作零距离接触!如果大家对本文有任何意见或者建议,可以在下面的意见提交区参与讨论。
网友评论