为了能够适应信息化时代的快节奏办公要求，许多单位都购买了集传真、打印、复印、扫描等功能的多功能一体机。多功能一体机购买回来后，用户都希望它能够用的时间更长一些，出的故障更少一点，而且花费在维修和耗材上的费用应该更少一点。当然上面的要求并不是什么奢望，大家只要在操作使用一体机的过程中，掌握正确的方法，养成良好的习惯，就能很轻松地做到。为了能有效地帮助大家使用好多功能一体机，笔者在这里特提出如下使用建议和注意事项。
1、最好的使用习惯——连续复印
与普通打印机不一样的是，一体机在每次启动时，都需要进行重新预热，如果长期频繁启动一体机的话，就很容易会影响一体机内部光学器件的寿命。为了避免这种频繁启动现象，我们应该尽可能地集中作业，把需要复印的材料都集中起来，使用多功能一体机的连续复印功能，来进行批量化操作，不但可以很好地保护一体机的寿命，还能提高复印的速度。该功能的具体使用也是比较简单的，我们只要在一体机控制面版上将工作方式设置成“连续复印”模式，然后再按一下“复印”按钮，多功能一体机就自动把文稿复印好。但复印的文稿在数量上有一定的限制，一般的多功能机连续复印量最多是99页，但这对于我们平常办公相信已是绰绰有余了。同时还可以进行“多份连续复印”，这样能同时连续复印成多份文稿，这在拥有较大复印量的情况下，是一种非常不错的选择，操作时，在数字键盘上输入将要复印的份数，点击“复印”按钮后，多功能一体机就会帮我们处理余下的事情。对于少量的复印任务，除非特别紧急，一般不主张随用随复，而应该是连续复印，以确保一体机高效工作。
2、最不能省略的步骤——摆放好纸张
摆放好纸张应该包括使用优质打印纸或者传真纸以及把纸张正确放置在导纸盒中，因为在一体机处于连续工作状态时，最有可能影响效率的就是复印纸张出现问题，一旦纸张在传送过程中出现什么异常，例如一体机不进纸、多页进纸或者卡纸，这样不但影响一体机的正常工作，严重的话还能损坏一体机内部的纸张传送装置。为了避免复印纸张传送出问题，我们首先应该确保使用高质量的复印纸，其次要求复印纸摆放要正确，平整放置在送纸器内，不要放得太满，并且将导轨调整到适应纸宽。一旦纸张卡在一体机内部时，我们应该尽量地关闭一体机电源，然后再小心地将卡住的复印纸从一体机内取出来。另外在安装传真纸时，笔者建议用户使用标准的传真用纸，并按照说明书将感热面朝向打印头的方向。未使用的感热纸请勿放置阳光直射或潮湿的地方，以免感热纸变质导致感热效果不佳，从而影响传真效果。此外，如果使用劣质纸张的话，其粗糙表面很容易磨损一体机内部的工作元件，从而造成打印或复印质量下降，因此使用劣质纸张绝对是一件得不偿失的事情。
3、最需要做的设置——节省工作模式
与激光打印机的使用非常相似的是，一体机在工作过程中也需要消耗大量的纸张，特别是昂贵的墨粉开支更是阻碍多功能一体机迅速普及，为此新型的一体机都增加了“节省工作模式”功能，使用该功能能有效地降低耗材开支，所以各位用户在使用一体机之前，首先应该对一体机进行合适的设置，让一体机工作在节省节省工作模式状态下。现在市面上有许多类型的多功能一体机上都有一个节省墨粉的设置，人们只需要简单地单击一体机操作面板上的一个按钮就能实现这种节省墨粉的目的了，有的需要我们用户根据操作说明书的要求，在控制面版上进行相关设置，不过操作也不是太复杂。这种节省墨粉的功能，对于少量的复印作业可能不会太明显，但是如果需要处理的信息量很大时，这种功能产生的效果就很显著了。
4、最不能乱放的物品——感光鼓
在多功能一体机中，感光鼓可以算得上是一种较昂贵的耗材了，要想降低一体机的使用成本，必然要打感光鼓的注意了。而且感光鼓对一体机最终的输出效果有很大的影响，要想得到理想的输出效果，感光鼓的小心呵护是必须的。也许有人说，感光鼓位于一体机的机身之内，用户怎么去保护他呀？不急，笔者这里所说的呵护，主要是指当用户从一体机中取出碳粉盒时对感光鼓的保护。由于感光鼓对工作环境的要求较高，它如果长时间受太阳光照的话，可能就会影响最终的打印效果，甚至还会影响碳粉盒的使用寿命。因此，在一体机需要更换墨粉或者检查故障需要拿出碳粉盒时，我们一定要避免感光鼓放在阳光下直接照射，也不能在室内灯光下放置超过十分钟；另外还需要将碳粉盒放在一个干净、平滑的表面上，而且要避免用手触摸感光鼓，因为人手指上的油脂往往会永久地破坏它的表面并会直接影响输出效果。另外在更换墨粉时，还要及时把废粉收集仓中的废粉清理干净，因为废粉堆积太多时，在输出的文稿上会出现麻点现象，严重的话还能损坏感光鼓。
5、最容易忽视的事项——定期清洁
大家可以把一体机看作是把传真、打印、扫描等功能模块固化在一个整机之内的特殊办公设备，因此一体机对工作环境的要求就应该与扫描仪、传真机以及打印机这些设备是一样的了。除了要按照处理扫描仪、传真机以及打印机的清洁要求来维护一体机外，大家还应该特别注意保护一体机的光学成像部分，因为一体机的光学成像部分设计最为精密，光学镜头或反射镜头的位置稍有变动就会影响CCD成像的质量，甚至可能使CCD接收不到图像信号。而且一体机在进行复印工作时，光从灯管发出后到CCD接收其间要经过玻璃板以及若干个反光镜片及镜头，其中任何一部分落上灰尘或其它微小杂质都会改变反射光线的强弱，从而影响复印的效果。因此，工作环境的清洁以及光学成像部分的保护是确保文件复印质量的重要前提。在对一体机进行清洁时，可以先用柔软的细布擦去外壳的灰尘，然后再用清洁剂和水对其认真地进行清洁。接着我们再对玻璃平板进行清洗，由于该面板的干净与否直接关系到复印质量，因此我们在清洗该面板时，先用玻璃清洁剂来擦拭一遍，接着再用软干布将其擦干擦净。用完以后，一定要用防尘罩把一体机遮盖起来，以防止更多的灰尘来侵袭。
6、最急不得的事情——按步骤拆装
个人用户原则上是不能随意私自拆装一体机的，不过因特殊需要确实需要拆装一体机时，大家还必须掌握一定的拆卸方法，这样才能保证一体机恢复到原来状态：首先应该根据实际操作经验，来检查分析，找到出现故障的具体位置，而不要盲目地乱拆乱卸；随后按照操作说明书，有步骤、有顺序地卸下一体机的零部件，并且要把这些细小的零部件妥善存放好，以便在重新安装时不要到处寻找需要的零部件。对于带磁性的零部件，重装前一定要检查是否带上了诸如大头针、曲别针之类的小金属物。由于机内进入异物而造成更大故障的事例，屡见不鲜。另外在安装时，还要讲究顺序，不然就会出现有些零部件无法安装的情况。
7、最讲究技巧的操作——传真功能
大家可以将一体机内部的传真功能当作简单的复印功能来使用，因为传真功能收、发合一，不仅能传真，而且还能将传真机“复印”当作“自检”，通过它检测传真机工作状况是否正常，这样用户以后需要复印单张材料时，完全没有必要另外启动一体机的复印功能，只需单击传真部分的“自检”命令就能达到复印目的了。另外市面上许多一体机在传真功能方面进行了不少改进，许多新款一体机都采用了“内存传真”技术，而且具有了“同报发送”功能。在传真文件的时候，会先把文件扫入内存，再直接从内存里发送传真文件。先进的“同报发送”功能则可以使我们把一份文件同时发给多个用户，操作时只需依次输入发送对方的传真号码，点击面版上的“同报顺序发送”按钮后，文件就可依次传真给若干用户，如果传真过程中遇到对方占线，我们则可设置重拔间隔时间，就可以像拨号上网那样“自动重拨”，直到上线为止。无疑，用好传真功能，会给我们用户带来不少方便。
8、最需要琢磨的问题——更换墨粉
多功能一体机在墨粉即将耗尽时，常常会在主操作面板上出现提示信号，提醒用户应该及时更换墨粉。如果用户不及时进行墨粉更换工作的话，可能会影响到以后的文稿输出效果或者损坏一体机内部的碳粉盒甚至是感光鼓。为此，用户不但应该及时对一体机进行加碳粉，而且加碳粉时必须按照操作说明书进行严格操作；另外使用的墨粉一定要是一体机支持的或者必须是原厂正规墨粉，任何假粉或者质量低劣的墨粉都会使一体机在工作时产生大量的废粉，这些废粉将有可能给一体机带来麻烦甚至灾难。
9、最需耐心处理的故障——一体机夹纸
由于一体机基本上都采用直接进纸通道，也就是说从顶端进纸，复印纸或者传真纸几乎不用弯曲就会直接从下方传送出来，因此一体机夹纸的现象不经常见到，而那些采用复印纸在一体机里“翻个身”式设计的多功能一体机，相对来说，则很容易出现卡纸或者夹纸的现象。可是，由于静电吸附造成多张复印纸裹挟进纸，或者复印纸张向反方向翘曲时，即使是直接通道走纸的普通一体机，也可能会出现这种夹纸现象。这时，如果我们操作者很莽撞地拉扯被紧夹的纸张时，就可能很容易地损伤那些细小的塑料传送齿轮，使得一体机出现进纸故障。正确排除纸张夹纸故障的方法是，首先应该将一体机的电源关闭，拔掉电源插头，再打开一体机的顶盖，必要时将墨盒移走，然后用手拉住被夹住的复印纸的两个顶角，并顺着齿轮输送的方向，慢慢用力将纸张取出来，千万不要蛮干，某些用户为了可以加快速度，用手迅速拖动复印的纸张，其实这样是很容易伤害一体机的机械传送设备的；此外，为了防止后面再发生卡纸现象，我们操作者在发现纸张之间静电明显时，尽量在放置复印纸张之前将纸张多抖动几次，以确保纸张不会因静电原因被卡在一体机内部。
10、最不好的使用习惯——经常随意修改参数
由于一体机是许多办公功能的特殊合成，为了能将这些众多的功能在默认状态下，都能得到很充分的发挥，因此一体机在出厂时，都对一体机内部的参数进行了严格地、科学地测试，并在若干次的测试中找到了最佳的默认参数值，在没有特殊情况下，直接将一体机工作在默认状态下，一体机的所有功能都可以正常发挥；所以，用户没有什么特别要求的话，就尽量让一体机工作在默认状态，毕竟一体机的缺省值是厂家经过严格认定的、能确保使用效果并能延长一体机使用寿命的一种使用状态，要是用户经常随意进行设置参数，不但不能达到很好的使用效果，而且可能还会影响到一体机的使用寿命。此外，笔者在这里还要慎重提醒大家的是，一体机在出现故障时，我们用户也不要随意地私自拆卸一体机，不小心就会改动这些设备部件的位置，从而影响一体机的正常工作或者会使一体机无法达到以前的使用效果，因此大家遇到一体机出现故障时，不要擅自拆修，一定要送到厂家或者指定的维修站去，否则越修越坏可别怪笔者没有早点提醒你。
本文转自IT世界
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