上海世博会事务协调局（以下简称“上海世博局”）是世博会的组织者，于2003年10月30日成立。在组委会、执委会领导下，上海世博局具体负责世博会的筹备、组织、运作和管理，并协助世博会政府总代表开展工作。上海世博局的主要职责是：承担上海世博会执委会在决策、协调中的日常工作；负责上海世博会筹备工作的日常组织管理、协调与上海世博会有关的对外合作与交流活动及世博会的运营工作。
世博局设置的部门及其主要职责如下：
1、办公室/信访办：负责局党政文秘、机要、档案工作；负责局党政制度建设；负责局党政综合、调研和信息工作；负责与组委会联络小组办公室及组委会各成员单位的日常联络；负责局党政信访工作；负责局党政保密工作。
2、综合计划部：制订、调整和平衡办博总体计划；综合分析办博情况，制订对策，协调推进；提出世博会组织机构建议方案；负责重大项目的前期评估、审核与立项；平衡总体资金；协调推进科技办博工作；归口管理世博局课题研究工作。
3、国际参展部：负责国家、国际组织、城市、企业的招展；协助中国政府总代表工作；牵头组织参展谈判及合同签订工作；牵头联络参展方参展服务事项；联络国际展览局。
4、国内参展部：负责国内各省市及港澳台地区的参展；牵头组织参展合同签订工作；牵头联络参展方参展服务事项。
5、外事办公室：负责为国际参展与全局各部门提供外事服务；负责世博局外事管理；组织安排局外事来访及出访活动；负责各类外事手续的审核与办理；提供翻译（口译与笔译）服务；协调安排相关国际会议。
6、参展者服务中心：制订参展者服务总体计划与专项方案；组织建立一门式服务平台，并组织协调与参展者事务相关的各部门与有关单位为参展者提供服务；牵头组织落实建设、布展、运营等方面参展者所需的行政服务、公共服务、商业服务。
7、主题演绎部：组织开展主题演绎研究与策划；协调活动、论坛、规划、运营等方面的主题内容；负责指导主办方场馆主题展示工作；负责与参展方进行主题沟通与协调。
8、展馆展示部：完成中国国家馆、4个主题场馆、上海馆的展示工程组织协调理；负责主题场馆中的城市文明馆的协管与联络；负责主办方场馆展示工程实施的项目管理；负责主题场馆及协助中国馆的运营管理维护及其撤展协调管理工作。
9、城市最佳实践区部：负责策划与制订城市最佳实践区展示方案；组织城市最佳实践区参展主体遴选工作；组织协调城市最佳实践区规划及落地、建设、布展等工作；负责城市最佳实践区运营管理与撤展。
10、工程部（工程建设指挥部办公室）：负责园区基础设施、场馆及配套设施建设的计划、组织、协调与管理；负责联络协调园区周边大市政配套设施建设；负责公建配套建设协调。
11、总工程师办公室：在世博会园区建设、展览和拆除复原过程中，负责组织贯彻落实相关建筑技术方针、政策、规范和标准，以及组织推广应用建筑新结构、新技术、新工艺、新材料和新机具；负责组织制订有关建设和拆除审批；材料和设备采购；建筑和拆除的进度、质量、安全、文明施工、环保等方面的技术管理制度、技术规定、技术标准，并指导、帮助和督促执行；指导、帮助官方参展者和承包商编制相关《施工（安装）组织设计》文件，并组织文件批准和管理工作；负责组织提供建设材料、设备和建筑制品相关技术性能要求和质量标准，并负责相关技术和质量疑问解释工作；主持技术管理、质量管理、安全管理、文明施工管理和环境保护管理等工作，负责处理相关技术问题、质量问题、以及质量和安全等事故；负责技术课题的研究、总结和应用，指导技术资料管理工作，以及撰写技术总结；负责总体施工方案和项目交叉施工的审核。
12、总建筑师办公室：组织并指导世博园区临时建筑和设施设计标准、规范的编制，并督促标准、规范的执行；负责世博园区各类建筑、设施的功能关系及布局的协调；组织对建筑相关技术课题研究，协调并控制园区内建筑风格和立面、色彩等；负责对园区内整体环境的设计控制，促进公共活动空间、绿化景观、标志标识、信息指标等的整体性；协调解答参展方在建筑设计等方面的有关技术问题；落实园区规控和参与修编；根据需要，负责向世博会组委会、执委会、国际展览局的园区总体设计方案汇报稿的起草工作。
13、技术办公室：负责前期招展工作过程中的相关技术支持和服务；负责展馆建设前期的技术沟通和协调；负责参展方展馆设计与建设的项目审批；参展方展馆建设期有关协调工作。
14、市场开发部：制订市场开发总体计划，总体协调市场开发工作；负责合作伙伴和高级赞助商的招商、管理和服务；负责活动、项目的商业化运作；负责特许产品的经营；负责企业招展相关前期工作；负责参展者商业宣传与表演、样品及食物派发等商业化活动中与市场开发相关的内容的管理。
15、运营部：负责制订运营计划；负责园区商业场地招商与管理；牵头园区物流、仓储系统的规划设计与管理；负责园区标志、标识系统和环境氛围规划、设计、建设与管理；负责园区公共区域运营管理方案的制订和实施；负责世博村及其他宾馆的订房管理；负责管理“参观者服务中心”。
（1）物流中心（系运营部下属机构）：全面负责世博会布展期、展出期和撤展期的物流工作；制订物流运营计划，完善组织架构；提出物流设施的需求、参与规划设计；建立物流工作各方参与者的指挥体系和协调机制；制定物流工作服务流程、操作手册和工作标准；落实2008年起各阶段物流工作和具体安排。
（2）订房中心（系运营部下属机构）：全面负责世博会布展期、展出期和撤展期的物流工作；制订物流运营计划，完善组织架构；提出物流设施的需求、参与规划设计；建立物流工作各方参与者的指挥体系和协调机制；制定物流工作服务流程、操作手册和工作标准；落实2008年起各阶段物流工作和具体安排。
（3）参观者服务中心（系运营部下属机构）：负责参观者服务专项计划的制订；提出参观者服务的配套设施、设备和参观服务中的信息系统需求；负责组织实施参观预约服务；负责参观者服务指南和服务手册的编写；负责组织制订园区导游标准；负责组织编制、开发园区参观指南、导游地图和园区电子导游器材；统筹管理参观者服务相关工作。
16、票务中心：负责制订票务总体计划；负责组织门票设计、制作与管理；协助票务管理信息系统建设开发与维护；负责门票营销与推广；负责门票销售管理。
16、安保部：制订与实施世博会安保工作总体方案和阶段性方案；组织对世博会各类信息系统与硬件设施进行安全审核；组织开展世博会安全风险评估，制订各类突发案（事）件应急处置预案；组织设计、制作、管理各类证照；负责国家安全工作，组织世博会安保服务。
（1）证件管理中心（系安保部下属机构）：负责制定、实施世博园区证件管理办法；负责证件管理项目的建设和维护；负责园区证件制作、发放等日常管理工作；负责申领证件人员、车辆的身份核查工作。
17、新闻宣传部：制定世博会沟通推介总体计划及阶段性计划，开展海内外公众宣传，实施和管理社会推介活动并管理世博会公共关系事务；承担市委宣传部世博会新闻宣传领导小组办公室及上海世博会新闻中心办公室职能，负责世博会新闻管理和信息发布工作，以及管理世博网和《上海世博》杂志；负责组织、策划和开发世博会宣传品工作；负责世博会视觉识别系统的制订和执行；负责收集、整理和保存世博会相关新闻资料、图片和声像资料；牵头推进“网上世博”工作。
（1）世博网站（系新闻宣传部下属机构）：负责世博网总体策划、内容管理及中文信息采编；协助组织世博网应用系统的开发及维护；负责世博局及世博网邮箱系统管理；负责网上世博会项目。
（2）《上海世博》杂志编辑部（系新闻宣传部下属机构）：负责采编出版《上海世博》杂志，报道2010年上海世博会的筹备与运营情况，发布世博会相关政策、规定、信息等；筹建中国2010年上海世博会图片库，拍摄、采集并管理世博会相关的各类图片资料；协助新闻宣传部做好世博会筹备过程中相关的出版物和宣传资料的编辑出版工作；按照世博会整体宣传推介计划，配合新闻宣传部，做好沟通推介工作。
18、论坛事务部：负责制订世博会期间的论坛总体方案；负责论坛议题的组织策划；负责论坛的组织、实施；负责世博会参展方论坛的管理与协调；负责、坛资料的收集、整理，完成世博论坛文集的编撰。
19、活动部：组织策划开幕式、闭幕式、中国馆日，文娱节庆等各类活动；组织世博会吉祥物、口号、歌曲等征集活动；组织协调世博会相关活动与演出的筹备工作。
20、规划部：负责详规修编；负责规划控制和审批；负责综合和协调管线规划；负责编制和提供参展方规划参数；负责协调参展者相关规划审批工作；负责园区周边建筑及环境综合整治的协调指导。
21、交通管理部：按照总体规划，提出园区内外道路交通建设和运营的总体方案；制定和协调落实世博会园区内外道路、公共停车、交通枢纽等硬件系统的运营组织方案；制定及协调落实世博会园区内外地面公交系统、水上交通系统、轨道交通系统的组织方案、管理措施、应急方案及实施计划；参与世博会基础设施、场馆、物流、仓储、安保、信息化等系统的方案制订工作，提出交通相关专业意见；参与参展方会谈中涉及交通方面的工作，并审核参展方提出的展览方案中交通部分内容。
22、信息化部：负责制订与实施上海世博会信息化工作总体规划、建设方案及专项计划；组织实施世博会信息（通信）系统的总集成；负责指导世博会信息（通信）系统及其各子系统的开发建设与安装调试，配合对信息（通信）系统工程进行质量控制与验收；管理世博局信息中心。
（1）信息中心（系信息化部下属机构）：负责世博会信息化总体规划的设计与协调落实；负责信息系统工程建设项目的招投标、实施与管理；负责网站、场馆及局内部信息系统的建设、维护与技术服务。
23、资金财务部：负责统计汇总世博会建设等资金情况；负责世博局资金财务、国资监管等工作；制订世博会援助基金使用方案、管理援助基金；接收、管理、处置世博会赞助收入；负责世博会捐赠工作；联络财税政策落实工作；组织实施世博会保险工作。
24、人力资源部：负责制订并管理世博局部门设置、部门职责及人员编制；管理世博局人力资源；负责园区工作人员归口管理；协助市委组织部做好下属单位领导班子管理的具体工作。
25、园区志愿者工作部/培训中心：牵头制订世博会园区志愿者工作总体规划；制订志愿者招募、培训、管理、宣传、保障等工作计划；负责园区志愿者调配、管理、保障等日常工作；配合有关单位开展志愿者相关工作；制订世博会培训总体规划及分类计划；组织、协调并实施专职办博人员、执委会单位办博人员、世博会建设与运营相关单位工作人员、服务供应商、志愿者等人员的培训工作。
26、法律事务部：维护上海世博会标志权益和世博局权益；协调联络各参展方知识产权及其他权益的维护工作；起草、审核世博局法律性文件；提供内部法律咨询。
27、行政中心：负责世博会行政中心规划、管理等工作；负责世博会工作人员用餐、交通等后勤保障工作；负责大型会议会务及内外事接待的后勤服务工作；负责局行政经费、设备、办公用品、VIK实物、公务车辆、公务礼品与纪念品等行政管理工作等。
28、党群工作部：负责世博局党的组织、宣传、统战、群众等工作；承担世博局机关党委、机关工会工作；负责指导局下属单位党群工。
29、监察审计部：承担世博局纪检工作；负责世博局行政监察工作；负责世博局内部审计工作；指导局下属单位纪检、监察、审计工作。
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