粮食收购及加工企业业务流程看似与传统生产制造企业相同，但二者却相差很大，这使得通用的ERP软件并不能完全适合该行业企业需要。黑龙江省北大荒米业有限公司（北大荒米业）在通用ERP软件道路上“多走”了1年后，最终走上了自主开发之路。
粮食收购及加工企业业务流程看似与传统生产制造企业相同，但二者却相差很大，这使得通用的ERP软件并不能完全适合该行业企业需要。黑龙江省北大荒米业有限公司（北大荒米业）在通用ERP软件道路上“多走”了1年后，最终走上了自主开发之路。
与金蝶初次合作
北大荒米业电子商务中心王密成经理说道：“不管是自主开发还是购买商品化软件，都是为了满足企业需要，企业一定是先有业务模式，然后才是让软件尽量去适应企业的业务模式，当商品化软件不能满足企业需要或所需二次开发工作量过大时，就需要定制开发或者自主开发。”
北大荒米业当时在经营管理方面遇到困难来自4个方面：首先，该企业制米厂分布在黑龙江农垦总局的6个分局29个农场，同时在兰州、江苏大丰、广东普宁、上海等还有生产厂，北大荒米业于2002年1月开始整合，至6月整合完成。其特点是跨地域经营，管理半径大。企业采用集中式管理模式，销售、储运和采购由总部负责，资金由总部控制，制米厂为生产基地，其资金由总部按计划拨付，内部单位之间经济往来由总部进行内部往来核算，产运销的数据和信息反馈慢，信息和数据交流延迟现象严重，这些问题的解决是北大荒米业管理的需要和长期发展目标的需要。
其次，原粮收购是北大荒米业生产经营的最重要环节，如何实现对原粮收购全过程的控制，即既要保证收购资金的封闭运行，又要保证原粮收购的品质是关键。
第三，北大荒米业的产品销售覆盖全国各地并且有大量出口，如何对全国各地的渠道进行管理，即既要按照信用等级给客户发货，又要保证客户及时回款。
第四，如何发挥电子商务的优势，使北大荒米业的140万吨大米同渠道和终端客户更好地连接起来。
这4大问题是北大荒米业发展中遇到的瓶颈问题，也是北大荒米业生产经营中必须解决的问题。为此，北大荒米业在2002年10月中旬，与金蝶签署了信息化战略协议，金蝶指出，“金蝶将辅助北大荒米业进行信息化整体规划，制定北大荒米业信息化的目标及步骤，指导北大荒米业集团整个信息化过程。”
尝试通用软件失败
但与金蝶的合作并没有预期的那样美好，北大荒米业电子商务中心经理王密成介绍，与金蝶签约后，北大荒米业在部分制米厂曾试图使用金蝶的ERP软件（财务加物流部分模块）进行集中管控，但是粮食收购及加工企业业务流程与生产制造企业相差很大，如粮食收购及加工企业的原粮采购与生产制造企业的原料采购相比，就受时间和空间限制，因为一般原粮采购集中在10月至次年1月，粮食收购及加工企业要在此期间将几乎全部流动资金转变为原粮储存，然后再根据客户订单按单加工、生产原粮，这与传统生产制造企业采购、储存方式完全不同。
“北大荒米业曾试图使用金蝶的物流软件进行集中管控，但耽误了1年时间。” 王密成指出，“通用产品之所以称为通用产品，就是因为它太活了。但企业需要的是流程透明化、动作标准化、执行没商量的专用管理软件，通用产品不可能使动作标准化。”
后来北大荒米业只在基础业务管理中使用了金蝶的部分产品。其中，基础业务的管理系统包括财务、物流系统、制米厂业务管理系统。财务应用的是金蝶K/3总帐、报表、应收、应付系统，物流应用的是金蝶K/3商业销售、商业采购、商业仓存。
而制米厂业务管理系统多为北大荒米业自己开发，其中包括原粮收购、原粮储备、包装物及资材、产成品管理系统。其中，原粮收购管理系统实现了对原粮收购从扦样、化验、检质、检斤、入囤、回皮、结算全过程的管理。电子计量秤自动提取数据进入系统、电子版发票的现场打印、收购数据的自动计算和生成从根本上解决了原粮收储中的人为因素的影响，实现了原粮收购过程执行的科学性，真正达到了执行起来没商量。
原粮储备管理系统实现了原粮收购后对原粮的清选和对超标准水份的水稻烘干后的入库管理及执行订单后的原粮领料、直接销售水稻的出库管理。通过原粮储备管理实现了对制米厂所有原粮（水稻）的管理。
包装物及资材管理系统则实现了对制米厂接收、发出、领料使用的全部包装物及资材的入库和出库的管理。通过包装物及资材管理系统可以使相关部门实时的掌握北大荒米业包装物及资材的实际库存和应用情况。
产品管理系统包括主产品、副产品的管理。产品管理系统实现了制米厂按单操作过程中生产的主产品、副产品的入库管理和制米厂将主产品、副产品交接给储运公司的出库管理。通过产品管理系统实现了按单操作中制米厂主产品、副产品的精准的库存管理。
制米厂通过制米厂业务管理系统中得到的数据（数据提取和传递）通过财务总帐系统进行财务核算，分公司、制米厂的帐套数据实时地传递到总公司的服务器，根据需要将所有的帐套合并成一个帐套，进行报表和分析，也可以通过报表来做合并报表。通过生产调度指挥系统得到的合同、订单、储运公司发运数据都在物流系统中实时得到反应。
北大荒米业基础业务管理的实施涉及到了对流程的确立和优化，规范了具体的业务操作人员的行为，并使他们按照新确立的流程和规范来做，对业务流程的确定要做到流程透明化。其通过流程重组后的基础业务管理实现了流程透明化、动作标准化、执行的科学性、数据共享。
在基础业务管理基础之上，北大荒米业对销售实行了代理分销制，只有在代理商提请订单后，按照客户的需求进行生产。为了适应按单操作的流程，北大荒米业在2004年10月又建立了核心业务闭环管理系统。其闭环管理系统实现了从客户订单的响应开始至客户收到产品后回款为止的一个闭环式管理模式，具体体现在客户订单→订单分解（销售确认）→生产部门生产→储运运输→应收帐款确认→客户回款。该闭环管理是北大荒米业核心业务管理，也是在基础业务管理基础上的深入管理。
自主开发成果初显
通过这些信息化项目实施，北大荒米业首先使财务管理成为企业管理的核心，企业运作过程中所有环节的人、财、物变化都通过财务绩效体现出来。
通过财务信息化实现了准确的成本核算：计划成本是根据原粮收购、原粮烘干、加工成本、固定费用确定的大米成本，实际成本是生产后入帐的上述各项的实际发生，实行计划成本、实际成本相结合的控制方法，通过生产后实际入帐的数据确定的大米实际成本的各项数据同大米计划成本的各项进行对比，从而得出具体差额，进而修改计划成本，然后按照新的成本继续控制；有效的风险防范：对存货按存货期的长短计提销价准备金，对应收帐款按帐龄长短计提坏帐准备金；严格的资金管理：对下发到制米厂的原粮收购资金进行管理，通过资金平衡等式保证资金的封闭运行，对应收帐款和其帐龄的精细管理，从储运将产品发运后就通过内部发票的生成进入应收帐款管理系统进行帐龄的计算，当客户回款进入应收帐款系统后即由系统自动冲减；精确的预算管理：将各项预算录入指定的科目（事前预算），由财务系统的预算管理功能做到事中控制，从而达到事后准确的核算：快速的财务报表：在建立北大荒米业统一科目字典基础上，对管理需要的数据进行实时监控和提取，从而做到事后准确和快速核算。通过财务管理系统可以按照需要进行合并报表和帐套合并。
其次，通过信息化建设，创新了北大荒米业的供应链运作模式，保证了市场的快速反应，可以按照市场供应，按订单生产。代理商和客户只要把订单交到北大荒米业，整个产运销就立即转起来，保证在最短的时间完成订单，把货交给代理商和客户。生产和运输始终保持对销售的支持，保证在市场发生变化，快速做出调整。
第三，提高了客户满意度。通过信息化建设既保证了对代理商和客户订单的快速反应，又保证了对客户资源的充分利用和有效协调，使市场的任何重大情况都及时地反应到企业，并按照客户的需求进行服务。
第四，实现了网络办公司，营造了新型的企业文化。通过网络办公加强了人与人之间、部门与部门之间、领导与员工之间的沟通，提高了工作效率，保证了及时决策。网络办工营造了一种沟通、参与、信任、高效的文化氛围，增强了员工的主人翁责任感。
第五，通过信息化建设带出了一批具有管理意识的员工，创建知识型团队。通过信息化建设及贯彻始终的培训，全面提升了企业人员的素质。企业各部门紧密配合，整体效率大大提高。
另外，通过信息化建设，北大荒米业还规范了具体的业务操作人员的行为，使他们按照新确立的流程和规范来做，通过多次培训和强化确定了流程透明化、动作标准化、执行科学性、数据共享的实施细则，并按照这个细则制定了更详细的绩效考核体系。
“流程透明化、动作标准化、执行科学性”又使信息合理存储、及时采集和有效共享，提高了信息的准确性和及时性，提高了信息质量和处理效率，使人员从繁琐的事务中解脱出来。用王密成的话说就是“下面满意、上面满意、中间由不满意变为满意”。
分销、电子商务年内两手抓
目前，北大荒米业的信息化建设正在沿着“总体设计、分步实施、重点突破”原则继续前行。在完善基础业务管理实施（财务、物流）、核心业务闭环管理（将基础业务管理系统纳入其中）的同时，北大荒米业年内还将着手分销管理系统建设（与核心业务管理无缝相连）和电子商务平台的建立。
2004年，北大荒米业共发运53万吨大米，其主要集中在省级市场，在省级市场这一数量是完全可以消化掉的，但2005年公司要完成100万吨大米的销售，对分销渠道的压力很大，这就需要北大荒米业将业务范围扩展到地市级，而随着渠道的进一步扩展，对分销商的管理和控制亟待加强。北大荒米业急需建立一套覆盖全国的分销系统，实现以订单管理驱动流程优化，进而实现渠道能力的提升。通过快速的订单响应保障渠道库存信息的准确和渠道库存与市场销售的最佳平衡，促进资金周转的加速，提高资金的使用效率。王密成指出，新建的分销管理系统将包括物流管理、财务控制、供应商管理、库存管理其通过对北大荒米业的代理商和部分分公司进行分销、渠道管理保证对产品订单的响应速度和物流的配送时间，延长产品的销售时间、扩大市场占用率。
而对于电子商务平台建设，王密成希望新建的北大荒米业电子商务交易平台可以实现两方面作用：第一，电子商务平台是北大荒米业内部闭环管理和外部客户分销系统相连接的平台，通过电子商务平台用户提请订单，公司接到客户订单对订单反应后内部闭环管理的业务数据也在电子商务平台上运行，客户可以通过电子商务平台进行查询。电子商务平台是客户和公司联接的手段和纽带。
第二，电子商务交易平台是公司对外销售的平台。为了实现对市场需求变化的快速反应和对北大荒米业的产品进行公开、公平、公正的销售，北大荒米业将在电子商务交易平台上进行产品竟价销售。
但王密成表示，所有这些系统彼此之间并不是各自独立、分离的，他们将是一个集成、一体化系统，北大荒米业对客户（市场）的需求将被分解为购买需求、服务需求、咨询需求。客户（代理商）通过网站将需求传递给公司，进入公司的生产调度指挥系统，此时生产、储运、销售得到驱动，调动企业人、财、物资源满足客户的需求，各部门通过北大荒米业管理系统，实时掌控企业各环节的运作状况和管理绩效，准确地做出决策和判断。
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