2007年5月，实达集团旗下最主要的子公司实达电脑设备有限公司（简称实达外设），与神州数码管理系统有限公司（简称DCMS）正式签署合作协议，引入易拓ERP管理系统和工作流系统，推动企业信息化管理升级。期望通过新的ERP系统上线，带给实达外设新的发展动力，在规范企业管理、提高运营效率的同时进一步强化其在商用外设领域的竞争力。整个信息化建设的经济投入达到数百万元，显示了实达外设借助信息化管理求发展的决心和信心。
时至今日，易拓ERP在实达外设成功上线应用已逾一年，成为公司日常经营必不可少的一个强大工具。正如总经理曾凯忠所言，ERP固然不是万能的，但是没有ERP却是万万不能的。
信息化先锋老树开新花
1988年6月22日，实达电脑公司在福州成立。创业者们的三个初衷为：尝试一种体制，使知识分子通过自己劳动获得合理的报酬；创造一个机制，使科研成果迅速转化为商品；树立一个品牌，参与国际竞争。1996年8月8日，“实达电脑”股票（600734）在上海证交所挂牌上市，成为首家上市IT企业，集团也拥有实达外设，实达PC，实达网络，实达电子等二十多家子公司，成为福州市数一数二的经济支柱型企业。其中，实达外设又是集团的旗舰子公司。
实达外设历来重视企业的科学管理与自主创新，成立20年来，其各项业务始终保持高速稳健的增长，终端产品在市场中的占有率也一直保持在40%左右。其中，具有自主技术的打印机销量超过80%以上，技术创新也一直走在国内同行前列。在信息化建设方面，公司也算得上是业内先锋，1995年就用了用友财务，97年开始接触和使用开思ERP，99年自己开发了一套销售管理系统，2001年上了自行研发的客服管理系统，2003年实达被评为福建省制造业信息化应用示范企业。公司在信息化上面的投入迄今已达四五千万元，其中软件投入占到一半。
实达外设信息中心经理俞桥明介绍说，公司97年从实达电脑集团copy了开思的ERP系统在用，和销售、客服、财务等多套系统同时并行，各系统之间很难有数据交互，形成一个个信息孤岛。这些年，信息中心一直在做销售和客服系统的更新和调整。由于新会计准则的颁布实施，对上市公司的财务制度有了更严格的要求，因此财务信息系统及相对应的软硬件设施都有必要进行更换升级。基于这样一个契机，公司领导决定上一套大型ERP系统，为整个信息化搭一个整体平台。通过价格的比对，软件产品的功能、实施风险、成功案例等考察，DCMS的易拓ERP以其对电子制造业强大的管理功能，库存、财务、生产、采购、BI等模块齐全的优势，最终在竞标中胜出，同时实达外设还购买了神州数码的工作流系统。
付出与回报并存
在实达工作了六年多的俞经理，一直负责公司各信息系统的维护。作为CIO，主导实施ERP的重任自然落到了他的肩上，领导给了他足够的权限来推动项目的顺利进行。俞经理深知，IT和业务之间的衔接和协调，就是ERP项目经理要做的事情。IT主导往往会导致疏离业务而项目失败，业务主导也会让IT变成附庸失去价值，并且增加实施难度。因此成功的ERP实施需要项目负责人象润滑剂一样去协调各部门，同时也需要各部门的自主配合。
从2007年5月开始，俞经理带领着IT部门的同事，和DCMS的顾问人员为公司员工进行了60多个工作日的各类培训，包括针对性的岗位培训、系统功能培训、数据模拟培训。还专门为受训人员设置了考试，并公布考试成绩，跟效益直接挂钩。其中对于制造部分的培训所花时间最多，正因为如此，后来上线计算MRP（物料需求计划）的时候，准确率达到90%以上，大大减少了误差和调整误差所需的时间与人力，这一结果让IT部门准备好的应急预案没有了用武之地。
俞经理回忆那段难忘的实施经历时说，第一个月算MRP，两个计划人员不断调整。上线后第一天早上，他特意很早就来到岗位上，按照一般经验，第一天是问题出得最多的时候，本以为各部门的电话会让他应接不暇，但直到下班只接到两三个，而且都很顺利的就解决掉了，并没有出现想象的那么多问题。由于制造部门准备工作做得很充分很到位，并行19天后就全部切换到新系统上了。
财务部门在整个项目过程中是受冲击和变化最大的部门，也是受益最大的部门。据财务总监杨总介据，因为原来公司的信息化基础比较扎实，每个人都是会计电算化和计算机应用的高手，使用原来的用友财务系统很多年，早已习惯了原有的操作流程和原有的操作界面，因此对新系统有较大的抵触心理。尤其对于有十多年工作经验的老会计来说，当程序发生变化，所有的操作都需要重新熟悉和习惯，所以需要一个相对艰难的过程。前三个月是财务部门最困难的时期，成本计算出现了一些问题。那时候经常晚上十二点过了还在核对数据，培训之后财务室的灯也经常是十点多以后还亮着，那是财务人员在输单据，熟悉系统，总监催他们吃饭、赶他们回家，他们自己都不肯走。
所有的付出都得到了应有的回报。三个月过去以后，一位财务主管说，“刚开始觉得这个系统太难用了，但用起来以后发现还真的是很方便很好用。”现在通过系统可以实时监控到各分公司的财务状况，报表上可以自动完成集团报表的合并。以前需要对二十几家的数据一一进行人工复制、粘贴，六张表格就需要做一百二十多份，机械重复的工作量很大。而现在，财务人员的工作量要明显轻松很多。以前的报表是每月15号才加班加点才做出来，现在10号前就可以算出来了，提前了5天。
集成应用提升的不仅是效率
实达外设主要生产打印机和终端机，和其它按订单生产的电子制造企业不同，它主要是库存生产，一般存放着2到3个月的备货。因为一些进口配件的采购周期较长，通常需要提前3个月做销售预测，由各个分公司汇总到总部，然后由总部根据总量安排采购和生产。关键原材料和成品的库存量很大，达到一亿多元。通过现在的易拓系统设置，整个采购的可控性得到了规范和增强。
原来的采购流程在系统内只是下一张采购单，用纸单据在系统外核价，核价跟采购的管理不一致，采购环节的管理存在很大的漏洞。现在的易拓ERP系统内，核价是第一步，有了核价才能到下一步的买采，没有核价就不能进入下一步，也就无法进行采购。当价格发生变化，在系统里由采购部门的经理来审核，重新下订单。以前是由采购部门审核纸的核价单据，总经理签字，流程很长很繁琐，经常会有人拿着单据跑上跑下的到处找领导签字。现在核算单价格和采购单的价格做到了准确一致，更新的频率也比以前快了很多。
易拓对整个存货价值的预留分析有完善的设定，根据库存量等数据可以很快计算出原材料的需求量，采购单根据物料需求计划（MRP）来做，现在做MRP时考虑的因素也比原来更充分，增加了替代料的考虑和管理。此外，原来算MRP要48小时，现在只需半小时。成本计算以前需要2-3天，现在只需15分钟。现在BOM的管理源头是研发部门来负责，接到工程研发单和变更单就进行BOM配置，然后由生产部门根据BOM下生产任务，计算出来的结果更准确也更具参考性。
俞经理说，现在的优势在于集成，打破了过去多个系统间的信息孤岛，最明显的效果莫过于物流和财务的一体化。以前在旧的ERP系统内跑完了以后，还要手工录单据凭证，想要在系统内看多细，就必须录入多细。现在在统一的平台上，只需录一张凭证，其他部分就自动完成，显着减少了工作量。
特别值得一提的是，实施ERP系统对整个IT部门有一个提升，不仅提高了信息部门在企业内的地位，也帮助IT人员得以快速成长。以前IT部门只是一个后勤服务部门，很少参与公司运营规划，每年年终总结时都很雷同，很难有什么提高。现在基于ERP平台，IT人员对公司各业务部门的运作都有一个相对深入的了解，将会参与到公司的业务流程中去。包括CIO自己的视野也有了极大的拓宽，俞经理说，他在实施和应用ERP的过程中，对财务、销售也都有了比较深入和全面的了解，不仅仅是只懂IT了。
俞经理说，易拓ERP管理系统的上线与应用，将使实达外设的运筹管理进入一个全新的发展阶段。易拓可挖掘的功能还很多，在这个管理系统下，信息化手段会进一步深入到研发、生产、销售、物流、服务等各个环节。实达外设目前正在实施工作流系统，实现公司内的无纸化办公。在和易拓的集成完毕后，计划再上HR系统。未来三到四年内，将持续促进和推动管理系统升级，逐渐把信息化延伸到公司各个角落里去，为实达外设的永续经营提供强劲动力。
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