以下三个主要因素驱动了BPM的应用：
（1）台式计算机技术使用的发展：从支持个人逐步发展为，支持部门乃至整个公司。
（2）快速响应需求：竞争压力驱使公司要找到新的方法，使工作得更快、适应得更快，并减少出错。
（3）嵌入式工作流的局限性：在诸如CRM、ERP等应用系统软件中，业务流程自动化局限于实现嵌入工作流，致使其文档管理功能不能满足业务流程的需求。
一、计算机技术使用的逻辑演变
自二十世纪八十年代，台式计算机开始使用以来，企业不断地寻找新的方法来扩大计算机为其带来新的价值。最初，台式计算机主要用于字处理和表处理软件等，以此来提高个人工作效率。随后在局域网、广域网阶段，计算技术提供电子邮件、群件等服务功能，并且发展极快。
随之而来，传统的业务软件系统开始转向C/S结构，这又推动了台式计算机的处理能力。这些业务应用系统，无论是财务领域、生产领域（如ERP），还是销售领域和服务领域（如CRM）等，都提高了地区或部门的生产效率。
互联网代表了计算机技术的最新发展。随着用户的控制能力增强，应用软件的下一步发展不再是仅仅关注个人或部门的需求，而是把他们紧紧捆在一起，提高公司整体的生产效率。这种提高将打破部门界限，缩短时间周期，降低成本，提高对内部、外部顾客的服务水平。
二、建立响应机制
互联网注重公司快速共享信息，更加敏捷地响应。这没有像建设Web网站，或实现网上订单那么容易。他必须做到端对端的业务处理。在所有没有自动化和管理目标运转的业务流程中，都存在提高使用计算技术价值的巨大潜力。多年的研究表明，大多数的业务处理遵从8/2法则。那就是80％时间的花费在完成一个典型的业务处理上，称之为“外罩时间”（lag time）。这些花费时间的任务是等待、排队，或跟踪等，并不能增加业务的价值。而只有20％的时间用于业务处理，称之为“任务时间”，真正花费在工作任务上。多数软件，尤其是个人应用软件，如ERP和CRM解决方案，注重的是减少完成任务的时间，这对于提高质量、缩短任务时间十分重要。但这样并不能够真正提高整体效率、即使任务时间减少50％，整体时间也仅仅能压缩10％。
要大幅提高工作效率，不仅仅注重任务时间，同时要优化公司的业务流程来减少“外罩时间”。涉及工作流时，要尽量避免存在外罩时间或空余时间，如果外罩时间能减少50％，那么整体业务时间就可以减少40％。许多公司已经注意到优化部门工作流方案的效果，而且在他们的业务软件系统中也嵌入了工作流能力。然而，这些解决方案不能有效驱动跨公司的同样类型的业务处理结果，不能使各种用户人群和软件系统自由进出。
三、嵌入工作流
在上文中提到的大多数业务应用系统系统，如CRM，ERP等，多年来，不断完善已有的、单一的功能，尽可能地应用新技术为部门带来更好利润。其中许多应用系统目前有“自动任务路由”的工作流能力，在主要用户中不同类型的人群之间提供服务，这些能力帮助这些方案实现巨大的部门收益。
当业务需要连接外部的主要用户，或者与其他应用系统共享信息时，就需要追加成本来技术革新。从工作流的角度来看，这些需求是将新用户和应用系统集成为一个环境，这不仅使技术面临挑战，而且使业务也面临挑战。这是因为核心应用系统，不是为之而设计的。大多数情况下，这些解决方案的失败，归咎于对投入的过高期望或主要用户缺乏经验。
解决这个问题的另一个方法是，EAI技术（Enterprise Application Integration：企业应用集成）。大多数EAI的部署提供了在不同应用系统之间数据转换的途径，但是不能在业务相关的边界来连接这些系统。一旦数据转移，应用系统可以作为功能单一的系统继续运行。
简单的部门应用系统的设计并不是为了满足跨部门、跨软件、跨用户的业务处理。当考虑多种不同类型的计算环境时，这些嵌入式的解决方案存在的问题是非常大的。极为常见是对于一个公司来说，所有的办公业务都在一个应用系统上进行。如果公司试图加强他们的业务系统工作流功能，他们要有二、三、四或更多的系统来运行自动处理业务。
如以上所涉及的，对于规范的业务是有益的。但是当业务需要扩展到应用系统之外时，就遇到了真正的管理挑战。很容易想象这样一种困扰IT经理的可怕IT环境：多个设计环境，多个管理环境，多个用户接口。
业已经注意到尝试嵌入式工作流方面的经验，快速响应组织的需求驱使企业寻找新的解决方案。考虑到过去几年技术使用方法已有很大的发展，新的解决方案必将能够提高公司的效率。所谓业务流程管理系统（BPM）就是这样一种解决方案。
什么是BPM？
和CRM一样，BPM的定义分为合作战略部分与软件部分。其注重点是通过建模、自动化、管理和优化任意一种业务流程，来管理公司业务流程的效率和效果。BPM打破了跨部门、跨系统和跨用户，强调端对端的业务流程，运行在公司的内部和外部，不仅员工、而且客户、合作伙伴和提供商都能够进入该系统。同时，在公司内部BPM的应用系统不仅实现ROI（投资回报），而且还包含了业务的可视水平和可预见水平。应用这些基础设施，所有的业务运转速度加快了，节约了时间和金钱。
BPM市场的发展分为以下四个阶段：
（1）工作流自动化：关注以人为中心的自动化流程；
（2）企业应用集成：关注不同类型系统之间的信息交换；
（3）业务流程的模拟分析：关注获取详细的业务流程标准和这些流程的本质的变化；
（4）业务行为监控：关注并分析业务流程和行为的效率和效果。
一个完整的BPM解决方案必须提供以上四个方面的能力。
应用BPM管理业务流程和工作流程，替代了用单一接口点对点连接的金字塔管理模式。BPM提供了一个统一层，在流程中统一了应用系统和用户。
从结构设计的标准来看，BPM完全适合已经广泛认可的SOA概念（SOA:面向结构的服务）。SOA本质上是通过WEB服务，扩大应用系统的服务功能和范围，使企业更具灵活性，从而降低企业成本。SOA是BPM成功的重要概念，主要包含以下三个方面的因素：
（1）为了获得服务利润，企业必须清楚其详细的业务流程，BPM则帮助企业提高了获得理解自身业务流程的能力。
（2）没有BPM，应用系统之间的互联是线性的，企业很难快速适应新的变化。
（3）BPM解决方案能够快速低成本地部署，可以快速实施新的业务流程管理。
将BPM与SOA结合在一起，不仅在业务流程管理的部署上，而且在自动化流程的开发和维护上，都能够节约时间和成本。
在IT行业内，互联网比其他任何一种技术在安全方面带来的改变都要大。从技术层来说，人们可以在任何时候、任何地点相互连接、访问信息。从业务层来说，互联网意味着客户可以知道更多的信息、期望更多的服务、期望更快的响应。他们更关心能够得到他们想要的产品，想什么时候要就什么时候要。例如一个制造公司的客户需要企业为他开发一个新产品，而且希望能够在线请求、在线响应等。目前的CRM系统基本上能够满足这些要求。公司决定实施这项开发要求时，就要投入开发费用，升级现有的系统，实现系统与客户通信。表面上看这非常好，但是存在以下几个方面的问题：
（1）实施该项目时，需要决定投入的成本、投入的时间等，还包括设计、制造、测试等几个部分，这些不是现有的CRM系统流程的组成部分。
（2）用信息成本来核算价格，也不是现有的CRM系统流程的组成部分。
（3）在现有的CRM系统流程中，不可能满足随时知道客户的请求状态。
（4）现有的CRM系统流程中，不可能实现包括所有部门的流程状态。
因此，从改造现有的CRM系统入手，来满足客户的要求是十分困难的。
使用BPM系统，则不是从单个部门的流程出发，而是从企业的整体流程出发。这样一来，改造上述流程，则要从以下方面来考虑：
（1）当客户或销售代表发起请求时，BPM系统将决定哪个部门需要参与编辑信息（成本、传送时间、价格等）的报价。
（2）BPM系统将为每个任务分配时限，通知每个部门任务的截至时间。
（3）如果其他系统需要用于开发报价时，BPM系统能够将信息加载到系统中，并且提供集成的信息。
BPM系统将使客户或销售代表监控他们的请求状态，了解谁完成或美有完成他们的工作。增强了工作的预见性，驱使每个部门更多地负起责任来。
用BPM系统，业务流程的时间可以缩短百分之三十九，给客户的报价时间由20天减为2天。另外，差错率也下降了，价格更加准确，客户和员工都非常满意。
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