搜索信息看起来似乎很简单:在浏览器内键入几个字,就能立刻看到多如繁星的网站和文档。这个强大理念已经使我们获取信息的方式和商业模式发生革命性的转变。但假如搜索工作真的这样轻而易举,我们为什么要花费如此多的时间来试图找到需要的信息呢?近期的一项研究显示,一周内平均有九个半小时被用来搜索资料。更糟的是,为什么在 60% 至 80% 的情况下,我们并没有找到需要的文档?
问题在于商业信息的收集和存储方式。我们在工作中需要的很多信息被封锁在传统的基于网络的搜索操作根本无法到达的位置,如电子邮件里 、同事硬盘里的文档中或公司数据库里。这些还仅仅是以数字形式储存的情况:还有的信息存储在人的大脑中。据估计,在一般企业中,这种“隐性信息”占真正具备价值的信息量和专门技术的 80%。
企业为当前能力有限的搜索方式付出了昂贵的代价—每名员工每年达到 28000 美元。同时,据位于伯克利的加利福尼亚大学的研究员估计,在今后的两年里,我们存储的数字化数据量将增加近一倍。
这真是一个双重问题,就像 Microsoft 主席比尔•盖茨对信息过量和信息匮乏现象评论时指出。一方面,我们发现自己被淹没在铺天盖地的信息中,几乎超出我们的存储能力。但这还只是问题的开始。在商业运作中,仅仅找到信息是不够的。数据在转变为商业洞察力并提高竞争优势之前不具备任何真正的价值。这样就出现了信息匮乏的问题:我们是否得到了正确的信息,并拥有帮助员工有效地利用这些信息的正确工具?
解决这些问题所需的工具必须具备比现在常用的基于 Internet 的搜索更为丰富的功能。虽然很多人还在依赖 Google 或 Yahoo 为他们提供信息,Microsoft 已经准备提供信息革命的新一代工具,让信息工作者不仅可以更有效地搜索网络,而且能够进行更出色和更有价值的操作:找到存储在任意位置的信息,与同事分享,并且用来做出睿智的决策。
随着2007 Microsoft Office system、 Windows Vista,和 Microsoft Exchange Server 2007 的发布,Microsoft 从信息的创建、管理和企业利用信息的方式等各个层面入手来完善搜索功能,帮助企业搭建人员和信息之间的桥梁。Microsoft 不是仅仅在 Internet 上添加一个工具栏或搜索页,而是让搜索功能渗透到企业的基础设施之内。
这项革新开始于根据企业创建和存储信息的方式对软件进行调整。Microsoft Office SharePoint Server 2007 提供一个集中式存储和管理文档的地点,为了推动搜索功能的革新,Windows Vista 整合了在操作系统内的搜索功能,包括强大的最新索引技术和算法,为建立能够找到所有类型的结构化和非结构化商业内容的解决方案打下基础,包括电子邮件和存储在商业程序中的信息,以及存储在公司数据库中的信息等。
在企业内获取信息的最大障碍之一就是数据被存放在太多不同的位置,从 ERP 系统等结构化的解决方案,到没有明显结构的文件共享和内部小组出口等。这样就迫使员工在搜索时频繁地切换程序,影响了工作效率,例如关闭当前的程序并启动另一个程序,在其中的一个位置上找到一条信息,记录在纸上,然后再返回开始使用的程序。所有这些可能只是为了向客户发送一封电子邮件这样简单的任务。2007 Microsoft Office system 为信息管理解决方案提供一个架构,用统一的搜索方式代替这种繁琐的过程。无论信息存放在何处,都能被轻松找到。这种性能不仅适用于电脑,同样适用于移动设备:信息工作者无论身处何地,都能找到所需的关键信息,甚至可以在电子邮件内搜索。
对于很多企业来说 Microsoft Office SharePoint Server 2007 将构成新一代 端对端信息管理系统的核心部分。Office SharePoint Server 2007 对所有商业文档提供集中式存储,让企业实现流线化处理,改进了一致性操作,并保证了信息的安全性。Office SharePoint Server 2007 专门为改进信息获取方式而设计,使员工在常用的 业务线程序中获取商业数据,搜索多种信息存放载体,包括共享文件、网站、门户、工公共文件夹,甚至 Notes 数据库,使其成为一套完备的企业信息搜索解决方案的理想开端。
Office SharePoint Server 2007 还有助于应对企业面临的一个最具难度且极其重要的挑战:充分利用企业员工掌握的信息和经验。Office SharePoint Server 2007 能够用来在企业内搜索专门技术和社会关系网,让员工能够迅速找到具备相关技术、知识和社会关系的人员。
在过去的 10 年里,搜索功能无疑对我们的工作产生了深远影响。同样显而易见的是,传统的基于网页索引的搜索方式不再能够满足现今的商业需求。随着 2007 Microsoft Office system 、Windows Vista和 Exchange Server 2007 的发布,Microsoft 帮助企业迈进了一个新时代,改变“搜索”的理念,使其变为天衣无缝的知识获取方式。在这个新时代,诸如为搜索一条信息而盲目地搜索网址这样重复无趣的劳动,以及通过手动操作在系统之间复制数据的过程将不复存在。取而代之的是员工把时间和精力集中于产生实际价值和利润增长的工作上。
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