电子办公日益被提上企业管理日程，如何选用电子办公平台来帮助企业实现高效、集成化的管理，被众多具有远见的管理者重视。
[PChome.net北京消息]电子办公日益被提上企业管理日程，如何选用电子办公平台来帮助企业实现高效、集成化的管理，被众多具有远见的管理者重视。“即时通讯”办公平台的建立更是将管理提升到信息化的轨道上来，而企业信息化的推进又将带来企业管理观念、管理手段、工作习惯、利益分配、企业文化等多方面脱胎换骨的变化。随着电子办公平台更新的需求加剧，广联集团的eWork因其优异的性能而受到越来越多企业的关注。近日，在深圳南瑞科技有限公司举行的电子办公平台招标中，eWork又从众多产品中脱颖而出，一举中标。
一、用户现状分析：
深圳南瑞科技有限公司隶属于南瑞集团，是国内电力系统继电保护和变电站综合自动化领域的主流供应商之一，资产规模 2 亿元，年销售额3亿元。南瑞公司下设有十多个部门，在深圳、南京两地都有办公、科研场所，两地的研究所之间日常存在大量信息交互和协调工作。而由于时间和空间的限制，妨碍了及时沟通，影响了工作效率，具体表现为以下几个方面：
1．原有会议成本高。由于各部门需要其他部门协助的项目不断增多，开会成为工作中必要的环节。但传统的会议方式过于保守，开会要浪费很多时间。这样，迫切希望能随时与各部门沟通，同时节省人力、交通费的成本。
2. 信息传递缓慢，沟通交流不便。随着业务量的快速增加，跨部门、跨地区协作日益频繁，很多问题只能通过邮件形式沟通，存在信息传递慢及回复时间长的问题。以前公司和南京研究所之间通过电话、传真、人员互访等传统方式交流信息，势必会造成人员之间、部门之间的联系不够紧密，而且造成企业一定程度上的资源浪费。
3．工作职责分配不是很清晰。在传统任务分配工作中，经常会遇到两种情形：一是新同事不是很清楚每个同事的具体工作职责，找不到相应的人办事。每人完成各自的工作后，缺乏有效的沟通合作。甚至工作范围之间存在很大的缝隙，任务被分割为若干部分，因缺乏相互的联系而无法整合在一起，使企业的目标计划不能快速、准确的完成。另一种情形是员工的任务重合，工作范围的重叠，使工作效果受到影响。
4. 决策周期较长。因为沟通不便造成信息传递慢，而导致各种决策周期长，效率得不到很好的提高。
面对上述问题和应用需求，广联集团根据南瑞科技公司的实际情况，采取"全盘考虑，精心设计，统一管理，合作应用"的策略,
为其量身打造了一套集即时通讯、企业管理、商务联络于一体的“ eWork ”电子办公平台，使之成为一个健全、高效的信息化管理平台，来实现协同办公。
二、解决方案：
1、 构建视频会议系统，实现两地研究所和部门之间的实时办公通讯。
对于在深圳和南京都有办公场所的南瑞公司而言，跨越时空范围的、实时的远程会议方式的优势显得更为突出，因为处于不同的地理位置，传统的沟通方式很难逾越这种地理上的沟通障碍，而集成在eWork即时电子沟通平台上的视频会议系统即可扫除这种障碍，实现随时随地的沟通，提高工作效率，降低企业的沟通成本。
eWork视频会议可以非常好的应用于企业内部沟通、各种会议，企业和客户以及合作伙伴的交流，客户服务系统，远程培训等方面，通过网络进行远程的实时音视频的交流。
作为基于IP 网络的视频会议系统，eWork视频会议系统主要完成音频、视频和数据协作信息的三个信息模块的交互。它提供多路混音、多路视频，并提供电子白板、ppt 演示、文字交谈等数据协作功能。多路视频更充分适应了企业的实际需要：可以使公司和南京研究所之间以及公司各部门之间随时进行面对面的交流，及时传达、交流，快速执行新的政策，就好像大家都坐在一个会议室中召开会议一样，真正实现两地实时通讯、同步办公。以前由于办公地点分散，时间、交通费用等开会成本特别高。现在通过视频会议系统，随时可召集和预约各种会议，避免人车劳顿，省时省力。
2、 实现两地研究所之间和各部门之间协同办公。
根据南瑞公司的工作性质，需要两地研究所和各部门的协同工作，共同完成一个科研项目或一个工作任务，因此对于协同办公的要求也相对较高。通过eWork提供的即时消息、手机短信、网络会议、文档共享、系统公告、IP 电话、电子邮件、网络传真、远程连接等功能即可实现团队协同办公的要求。
a．当工作需要其他同事协作共同完成的时候，可以通过发送即时消息、向对方发出协作请求，如果对方不在线，还可以选择发送离线消息或手机短信的方式发送请求，对方可以直接给使用者回复，从而实现双方的协作要求。
b.工作的过程中往往有一些电子文档、资料需要在相关人员之间传递，采用eWork 即时电子沟通平台提供的文档共享功能，可避免传统电子邮件传递文件时存在安全隐患，以最快的速度传递文件；同时能够提供多种格式文件和多媒体数据等在内的跨网段的文件传递。当然，系统中也保留了电子邮件的功能，让使用者在一个沟通平台下即可实现对各种沟通方式的需要。
c.传统的电话沟通只能实现两个人之间的相互沟通，而且每个企业都会为此付出一部分费用。eWork即时电子沟通平台内部整合了IP Phone 功能，话音清晰，为用户（尤其是在异地的用户）节省多达80％的长途通话费用。此外，还能够支持无限多人通话，便于团队之间的协作。
d.传真是日常工作中经常用到的沟通方式之一， eWork 的客户只要像输入分机号一样输入接收者的eWork编号，就可以完成传真的自动转发；当有传真到达时，系统会自动提醒有新的传真，方便使用者及时接收传真。
在经过允许的情况下，成员间可共享自己的桌面及应用程序和数据库，以求得共同完成任务、良好的团队气氛和沟通。所有这些功能的实现，都是充分考虑了南瑞的协同办公的需求，为两地研究所之间和部门之间真正建立起一个高效的协同办公的平台。
3、 实现移动、远程办公。
南瑞公司经常需要与出差在外的同事或者在异地代理商进行沟通。由于eWork即时电子工作平台是基于互联网的统一体系的网域信息协同工作平台，因此系统提供的各种功能均可以实现公司移动、远程办公的需要，当使用者需要和异地的同事、代理商进行沟通时，可以选择eWork提供的的各种沟通方式中的一种，完成随时随地的沟通需要。
在网络传输时，采用了国际标准协议保证信息安全，数据存储也采用了严格的加密算法保证数据安全，确保员工在公司外使用时，也不会泄密。
4、 制定精密工作图，实现工作职责分配、任务管理。
很多企业经常会遇到这种情形：由于职责和分工的不明确，导致整个客户的抱怨没有人去及时处理，大家不知道对方在处理什么事务，不知道自己怎么协助别人来完成同一个任务。这种情况下，公司内部人员急需一种合作和信息的交换，每个人明确个人的工作，领导也能明晰下属的工作范围和具体职责，便于监督工作完成的情况和安排新的工作，确保下属工作的有序地进行。
南瑞公司的eWork电子工作平台中具备的精密工作图是用来提供精确密集的工作的MAP
图，使用者根据自己所在的部门明确个人的工作职责，并做详细的描述，包括工作的性质、目标等等，在相应的工作职责下还可以制定详细的工作任务，并可将已完成的任务归档，便于管理上级可根据工作职责分派工作任务；工作职责和工作任务以树状形式显示，使得员工对自己的工作任务一目了然，不会遗漏任何事情。领导方便掌握下级的工作状况，也可以通过查看员工的精密工作图明确其职责，更好的安排工作，大大提高整个部门的工作效率。
三、实施效果
目前，深圳南瑞公司的eWork电子工作系统已投入使用，极大地促进了其各项工作和业务的开展。解决了部门间沟通障碍、提高了部门工作效率，它提供了多种多样的信息管理和沟通方式，随时随地满足沟通及管理的需要。具体而言，主要有以下优点
：
1．不仅使企业成本大大降低、还使企业效率成倍增长。eWork系统功能运行基于专网，为企业节省大量的运营费用。如电话费用：eWork的IP电话、视频会议、传真、即时信息、手机短信等都有效地利用IP网络；其它执行费用：eWork的电子白板和ppt/word等文档的实时共享和同步演示为异地办公以及项目研讨提供了统一、及时、方便的工作沟通平台，减少了大量的差旅费用。此外，通过多种沟通工具的综合运用，如传真群发：利用传真功能，可以脱离传真机，不但可以节省纸张，节约办公成本，而且还可以实现传真智能发送，实现多人、多文件自动排队、自动发送，只需一次操作就可以把多个文件传真到多个部门。不仅如此，eWork还可以实现短信群发、邮件群发、多路音频视频功能，通过这些功能极大的提高了企业工作效率，真正达到了事半功倍的效果。
2．随时可召集和预约会议、成员沟通顺畅。企业成员之间可以同过eWork提供的各种沟通手段进行问题讨论、日程安排、会议通知、工作协作等，.加快了日常信息的交换和沟通。随着视频系统的推广和使用，解决了以往通过电邮传递信息和回复缓慢的缺点，如今通过视频会议，可做到随时与相关部门进行面对面的沟通，方便及时地提出和解决问题。
3．管理细致，职责明确。eWork使整个企业各个部门及分支机构的工作情况，甚至每个人的工作情况都变得十分“透明”，提高了管理效率，降低了管理成本。通过eWork的精密工作体系，可以将项目管理细化到对每一个人、每一个任务的管理，使整个项目始终处于可控的范围内。
4．绩效考核：由于日常工作繁忙，常常忘记有些该做的事情，通过精密工作体系可以提醒人们该做的事情，完成后还能自动形成工作日志交给上级，作为绩效考核的量化依据，也是一个自我督促的过程。
5．项目培训：南瑞公司充分利用eWork的各种沟通手段开展了形式多样、突破时空、地域限制的项目和技术培训。
6．技术论坛：南瑞公司通过eWork搭建了一个成员之间进行技术交流讨论的园地，使整个项目成员的技术水平有了很大的提高。
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