数据显示及共享
Word 2003智能文档中所显示的数据
更有帮助的是，智能文档可以自动的检索信息并将相关数据输入到正确的位置上。例如，当智能标记识别到一个姓名时，他就可以将相关的地址、电话号码和其他的信息放置到文章其他合适的地方。这个功能可以帮助提高员工的效率，降低发生错误的可能性。
例如，假设某员工正在给一个客户写信。在文件的关键处，智能文档逻辑可能会通过帮助文本、建议措词、图片或命令按钮来提示用户。通过自动地搜索公司的销售记录和其他资源，智能文档可以列出该客户以前购买的产品，确定他可能感兴趣的相关产品，并能够提醒即将推出的特价商品或促销。该员工则可以使用这些信息来创建文档，加上这些有说服力的、最新的信息，从而支持和提高客户关系。
使得用户能够在公司内部共享数据
智能文档定义了电子表格或文档中特定区域的结构和意义。在员工在特定区域输入数据后，智能文档就能够获取并存储这些数据，便于今后使用或在企业内部共享。
例如，一份旅游报告可能包括一些新景点的列表。当员工输入在报告中输入个人姓名或联营公司的名称后，智能文档就能够自动将它们发送到共享数据库中。这样最初进行联系的员工或公司中的其他人就能够使用这些数据，用来创建后续的邮件、公司活动的通知或自定义的信息包。在以前，这些信息是被锁定在个人文件的文本中的，而现在它们成为了整个公司的丰富资源。
简化业务操作
当业务开始扩展而变得更为分散时，有时公司可能无法通过一致的、结构化的方式来为客户服务。智能文档提供了一个功能强大的工具，能够帮助优化增长的业务的流程。
公司能够通过智能文档来帮助控制格式、结构和文件中信息的位置，并且能够管理信息的来源和发布。因此他们也能够实现和保持最佳的公司实践。员工们不需要开发他们自己的表单和流程，而客户则能享受到统一的服务方式。
同样重要的是，公司的智能文档可以从服务器上发布逻辑和组件。这使得行政管理人员能够更有效地更新业务规则，改进提示或帮助窗口。
实现更高的投资回报率
由于Word 2003 和 Excel 2003中 的智能文档是构建在可扩展标记语言（XML）基础上的，因此员工们将有更高的生产力。Office 2003 Editions 程序充分利用了桌面上的XML，因此公司可以创建一致的、精确的文件，并能在其他文件中重新使用这些数据，从而实现更长期的获益。
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