我们经常会面临很多决策,也常常会为“拍脑门”做的决策而后悔不已;我们常常会陷入无休止的会议中,最后发现事情没有有效的解决,而被迫只能寄希望于下次会议,恶性循环……。
关键词:惠普 IT管理学院 六顶思考帽 系统思考 平行思维 高效会议工具
摘要: 我们经常会面临很多决策,也常常会为“拍脑门”做的决策而后悔不已;我们常常会陷入无休止的会议中,最后发现事情没有有效的解决,而被迫只能寄希望于下次会议,恶性循环……。六顶思考帽是一种非常有效的系统思考工具,它能够使我们从已有的思维怪圈中解脱出来,高效解决问题。
作者简介:赵学梅 中国惠普有限公司IT管理学院高级顾问,IT服务管理和项目管理专家,ITIL V3 Expert,PMP,对IT专业人士应具备的职场关键能力:有效沟通、系统思考等有深入的研究和教学实践。
模拟场景一:
时间:周一下午2:00
地点:会议室
主题:讨论北京目前的交通问题
记录:
主持人:今天我们来讨论一下北京的交通问题
A发言:北京的交通太糟糕了
B发言:上海的交通也好不到哪里
C发言:北京环路的入口和出口应做调整
D发言:入口和出口调整会影响辅路
…
5:30会议结束,除了一个“堵”外没有任何结果
模拟场景二:
时间:某天早上9:00
地点:经理办公室
记录:
经理:有一件特别紧急的XX事情,要求你中午前完成,你觉得怎么样?
职员:不会吧?这么急!恐怕完不成吧。
上述的两个模拟场景可能每天都发生在你我的身边,我们迫切地希望能提高会议的质量和效率,我们也想以积极的心态应对各种挑战,但是最后发现这两个场景依然存在。是的,我们希望改变这种状况,我们也在积极地寻找一种切实可行的工具和方法。
n至今依然很清晰,第一次接触“六帽”是在2003年12月10日,从那天开始,我和“六帽”变成了密不可分的朋友,也成了“六帽”的布道者,无论课堂上的对象是刚刚走出校门的大学生,还是在职场上摸爬滚打多年的职场朋友,我都非常喜欢和对方分享一些简单有效的工具和方法,典型的代表就是¬六顶思考帽。
“六顶思考帽”代表的是一种并行的,超越自我的思维方式,它告诉我们:每一次只做一件事情。
我们的大脑是一个功能非常强大的CPU,所以我们都习惯性的希望在同一时刻做更多的事情,回想一下昨日的你,左手拿着电话听筒,右手拿着手机,眼睛盯着电脑屏幕上的报表,请问您当时的感觉如何?反正我的体会就是思维混淆,筋疲力尽。
“六顶思考帽”同样也告诉我们:在不同的时刻需要戴不同颜色的帽子。
有一个观点大概不会有人反对:那就是我们看问题不要片面化。但是我们人有一个习惯的以“自我为中心”的思维方式,有时明知是自我局部的认识却还是想办法极力的证明自己和否定其它,那么从现在开始,六顶帽子会帮助你从自我的思维怪圈中走出来。
“六顶思考帽”带给我们的是一种全新的、独特的“思维管理”工具,它能帮助你大大地降低会议时间;它能有效地帮助你的团队做出积极可行的决策;它能以非常简单地方式给你带来惊喜。
现在我们就尝试使用“六顶思考帽”来分析和解决问题。接下来的问题便是:首先应该戴哪种颜色的帽子?什么时候需要换帽子,换成什么颜色的帽子?我们还是先简单地了解一下六顶帽子代表的不同思维方式:
第一顶帽:“信息”的白帽,代表的是客观的事实和数字。
第二顶帽:“情感”的红帽,代表的是人对某件事的直觉、感觉、预感等。你不需要对你的感觉做任何的证明和解释。
第三顶帽:“利益”的黄帽,代表的是一种乐观的、积极的思想。“我做这件事有什么价值,能带来什么利益?”
第四顶帽:“问题”的黑帽,代表的是一种逻辑的否定,对事物的负面影响关注过多。
第五顶帽:“创新”的绿帽,代表的是一种与众不同的创造性的想法,本身不需要逻辑基础,可以做各种假设。
第六顶帽:“控制”的蓝帽,代表的是一种对思维过程的一种控制。
我们以举行一次会议为例:主持人自始至终戴的都是蓝帽,他首先要明确会议的主题是什么;第一阶段应戴哪种颜色的帽子;什么时间后换成另外一种颜色的帽子;当与会者不经意戴错帽子,你要及时地提醒他;会议结束前主持人要负责对本次会议的一个总结。很明显在整个会议过程中,蓝帽起了非常重要的控制作用。
现在让我们再回到前面场景一的现场,虽然每个人都很积极地发言,但是大家思考的方式却不一样,用“帽子”思维来分析:A和B戴的是红帽,表达的是一种感觉,C戴的是绿帽,带来的是有创意的方法,D戴的是黑帽,是对C建议的否定等等,也就是说在一个阶段不同的人戴着不同颜色的帽子,因循的是传统的对抗思维模式,所以最后我们找不到一个明显的交集,自然没有一个明确的结果。如果我们按照“帽子”方法再来分析这个问题,结果却大相径庭。
1、主持人戴上蓝帽子,明确今天的主题是:“如何解决北京的交通拥堵问题?”,帽子的顺序是:白、绿、黄、黑、白、蓝,每顶帽子的时间是3分钟。
2、大家戴上白帽子:列举目前掌握的交通拥堵信息
信息1:周一早上,周五下午 堵车严重
信息2:红绿灯设计不灵活
信息3:某某路口经常堵车
…
3、三分钟后,主持人宣布大家换上绿帽子,发挥自己的想象和创造力,提出解决交通拥堵的方案
方案1:政府引导各大单位周一早上和周五下午错开上下班时间
方案2:红绿灯重新改进,能对流量进行实时采集分析,根据流量自动调整变灯时间
方案3:对大家普遍反映的不合理路口进行调整
…
4、在绿帽阶段大家的建议可能会比较多,主持人可以建议做一个总结,然后让大家摘掉绿帽,换上黄帽
5、黄帽阶段重点是检查绿帽阶段提出的方案的可能性,从积极乐观的角度来考虑这些方法有什么优点,是对方案逻辑的肯定。
方案1:简单易行,实施成本低
方案2:红绿灯职能化管理,大大降低民警的劳动强度,行人的感觉很好
…
6、黑帽阶段,与上阶段相反,黑帽是对方案的一种逻辑的否定,不仅要看到方案的优点,还要充分考虑方案实施的风险性。
方案1:方案实施本身不具可控性
方案2:红绿灯的改造会暂时影响交通
…
7、回到白帽阶段,看看我们有没遗漏一些重要信息
8、最后主持人戴上蓝帽,要求或指导小组对本次讨论做出决策,最后一致认为方案1、方案2等方案在解决目前北京交通的拥堵方面是可行的。
通过以上的“帽子”思维方法,大家可以明显的感到:会议主题是明确的,会议过程是顺畅可控的,大家集思广义,对问题的不同侧面给予了足够的重视和充分的考虑,在一种轻松有序的帽子游戏下圆满的结束了会议。
用“六顶思考帽”处理每件事情戴帽子的顺序不是一成不变的,比如场景一,主持人可以适当的时候让大家戴30秒的红帽,发表一下个人感受,效果也会很好。但是有一个建议,在序列开始阶段,应尽量避免使用黑帽和绿帽,可以考虑使用蓝帽、白帽和红帽;序列中间,可以考虑使用绿、黄、黑、白帽;序列结束,可以使用蓝帽,适当时加入黑帽和绿帽等。
对于场景二,你会发现一开始,职员就戴上了黑帽子,陷入了一种消极的否定状态,虽然能够事前预测风险,但对有效解决问题是没有太多益处的。我们是否可以尝试着按照“帽子”游戏重新设计一下场景二?这个任务就交给你吧,也许你会惊喜地发现,原来事情并没有那么糟。
我们可以把“六顶思考帽”看作一种非常简单的“中性”游戏,在这里我们只是戴帽子、摘帽子,不会有人受到情感的伤害。它把我们从传统的对立性思维拉到了平行性思维,使我们可以对一思维模式进行分解,然后按照每一种思维模式进行充分的思考,最后得到的是“全方位”的思考。
读完本文,也许你认为“六帽”是一个有效的会议工具,没错!但是它不仅仅只用在会议中,我更喜欢把它定义为一种有效的系统思考工具,通过使用“六帽”,能够使你少些拍脑门做决策,少些冲动和对抗,多些淡定的态度去处理各类问题,你会发现,无论多困难的问题,你和你的团队已经有了解决问题的清晰脉络,最后的结论就是—工作其实很简单,生活也很简单,让“六帽”也成为你的朋友吧!
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