准备工作
作为企业管理人员，最需要做的事情之一就是降低成本、提高效率了。作为现代企业中最普及的工具，打印机已经作为办公室一种标准配置在使用。如何对打印机进行有效管理，避免私人材料的打印，提高打印机的应用效率，这成为企业管理者必须面对的一个非常重要的事情。如果单凭简单的规章制度，那是不能从根本上解决问题的，必须借助相应的技术才能完全实现。在这里我们向大家介绍业界最著名的打印监控管理软件PrintUsage，它可以保存打印内容、集中管理、认证计费、有效对打印机进行管理，降低打印成本、提高工作效率。
一、准备工作由于PrintUsage是基于Web来实现打印控制管理的，因此我们必须安装Internet信息服务（IIS）。如果是Windows2000系统，则可以在系统中依次点击[开始]菜单-->设置-->控制面板-->添加/删除程序-->[添加/删除Windows组件]，选中“Internet信息服务（IIS）”项，再“详细信息”按钮，确保“Internet服务管理器”、“WorldWideWeb服务器”和“公用文件”三项处于选中状态（图1），下面再按提示放入安装光盘即可完成安装。
图1安装Internet信息服务
如果是Windows2003，在打开添加/删除Windows组件窗口后，选中“应用程序服务器”组件，再单击“详细信息”按钮（图2），选中“Internet信息服务（IIS）”，“启用网路COM+访问”和“应用程序服务器控制台”三项，再点击“Internet信息服务（IIS）”的详细信息，确保“万维网服务”和“公用文件”两项选中，再点击“万维网服务”的详细信息，选中“ActiveServerPages”、“万维网服务”和“在服务器端的包含文件”三项即可。
图2在Windows2003下安装IIS
安装好IIS后，在[开始]菜单-->设置-->控制面板-->管理工具中，您就可以看到InternetInformationServices(IIS)Manager了。
程序安装
二、程序安装
为了能够让软件完成后正常使用，在安装的过程中我们还是有必要对这个软件进行一些配置，哪些是我们应该值得注意的呢？
在选择安装类型时，建议大家选择“完全安装”（图3），随后进入文件复制。
图3选择“完全安装”模式
文件复制结束后即要求用户配置安装模式，在这里提供了典型安装模式和高级安装模式两种。虽然典型安装模式比较简单，但是采用典型安装模式后，在安装后仍需要继续对其进行配置，因此我们建议大家选持“高级安装模式”，直接以向导的方式完成必要的配置工作。
高级安装模式的第一步就是设置数据库类型和连接设置，在这里系统提供了Access、SQL、MSSQL、Oracle等不同类型的数据库，大家可以根据需要选择。如果需要管理的打印机与管理机是同一台机器，那么建议大家直接使用Access作为数据库类型（图4）。
图4选择数据库类型
接下来是设置监控模式，在这里可以为灰色和彩色打印设定不同的价格，同时还可以设置每个用户的配额以及周期类型。例如每用户的配额为50，周期为周，那么他一周内只允许打印50元的数量，超出部分则不允许打印了（图5）。
图5设置监控模式
小提示：在安装之后，我们还可以为每个用户分配不同的配额。
在添加监控打印机时，程序一般会自动进行扫描已经安装的打印机，用户只需要将其添加进来即可（图6）。最后是创建虚拟目录和管理员设置，虚拟目录主要是为了方便管理的，例如服务器的IP地址为192.168.1.2，创建的虚拟目录为Printusage，那么则可以通过http://192.168.1.2/printusage的方式来进行Web管理；而管理员设置主要设定管理站点的管理员账户和密码，默认用户名为admin，密码为空。
图6 添加要监控的打印机
经过这样的配置后，安装程序就全部结束了。
管理配置
三、管理配置
程序安装结束后，我们还需要通过web方式对其进行详细的配置才能投入使用。通过前面我们设定的虚拟目录路径，直接在浏览器中打开管理登录页面并登录进入管理页面。
1、打印配额
在文章的开头，我们就提到PrintUsage重点是对打印任务进行有效管理，因此我们可以为每个用户根据需要设置打印配额。
在安装过程中，已经默认为每个用户设置了一个初始配额，而现在我们需要为特殊用户重新修改。在管理页面中选择用户组中的所有用户，然后再进入该用户的具体配置页面，切换到“用户配额”标签，在这里则可以设定该用户特别的配额，同时还可以设置是否允许透支（图7）。
图7设置用户配额
小提示：添加好配额后，我们可以将用户的配置信息窗口切换到“一般信息”标签，在这里则可以查看其基本信息，其中还可以选择是否“保存打印内容”，选中选中，那么管理员则可以查看该账户的打印内容。
2、打印时间
为了防止在下班时间偷偷打印，我们可以为打印机或用户设定允许打印的时间。对于打印机来说，只需要进入该打印机的具体配置页面，切换到“打印时间”标签，在这里则可以设定了，其中蓝色表示允许打印状态（图8），设定好打印机的打印时间后，那么在设定允许时间以后，所有用户都不允许打印。
图8设定允许打印的时间
除此之外，我们还可以根据用户来设定打印时间。按照设定用户打印配置的方法进入该用户具体信息配置页面，切换到“打印时间”标签，在这里同样可设置针对该用户单独的打印时间。
3、其它配置
通过前面两项配置可以看出，我们大部分配置都可以分为打印机配置和用户的配置。而两者的配置项目有很多都是雷同的，只不过它们针对的对象略有区别。
例如我们可以配置针对打印机或用户允许打印的文档格式类型。那么只需要进入对应打印机和用户的配置窗口，然后切换到“文档类型”标签，单击“添加”按钮，这样即可以选择对应的格式了（图9）。
图9配置打印文档格式监控
可以说PrintUsage的配置是非常简单的，建议大家在配置的过程中设置好针对打印机的普遍属性和针对单独用户的特殊属性。另外如果有多个用户须应用相同的属性，则可以通过用户组的方式来减轻工作效率。
报表统计
四、报表统计
我们应用PrintUsage的目的就是有效对打印机或用户的打印进行有效管理和查看，因此程序提供了周到的报表功能，可以根据需要查看各种数据。
在进入报表时，可以看到提供了排名统计、汇总统计、任务分析、负荷分析和时间分析多个大类，每类中又提供了多个小类（图10），单击相应的统计类别即可显示统计分析的结果。
图10提供多种报表统计数据
可以说，有了PrintUsage后，打印总成本变的可控制了，无效打印、私人打印的事件基本可以杜绝，从而有效的提高了工作效率。作为企业的管理人员，赶紧给你的企业布署PrintUsage打印监控管理系统吧！
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