虽然电子邮件的使用几乎遍及全球，但并非人人都懂得如何正确使用。以下的使用指南，内容将涵盖邮件病毒、垃圾邮件、网络钓鱼保护、邮件礼节，以及如何处理附件等方面。这些内容能够帮助你捍卫企业利益，也可以帮助你的用户学会如何安全可靠地操作邮件。如今，电子邮件已经是
企业用户值得关注的电子邮件技巧(2)
6：正确使用抄送（CC）和密送（BCC）
大多数电子邮件客户程序都有抄送和密送功能，通过它们，你可以和主要接收人之外的其他人保持信息联络。
向其他人拷贝（即抄送和密送）信息时，需要确信的是这些消息是否适合他们。如果使用地址列表，也要检查检查是不是列表中的所有成员都应该收取这封邮件，记得把不相关的人员暂时排除在外。密送的使用要讲求节制。如果有敏感话题需要密送给他人，还不如当着人家的面，在网下讨论更为妥当。
7：转发消息要服从邮件礼节
在你转发消息之前，首先确保所有收件人需要此消息。除此之外，转发敏感或者机密信息要小心谨慎。不要把内部消息转发给外部人员或者未经授权的接收人。点击发送按钮前，回顾一下消息内容是否对于所有收件人都无可挑剔。
8：不要卷入网络口水战（flame war）
Flame war是一类激烈的邮件交换，往往情感胜于理智，而且和专业沟通简直毫无瓜葛，不可相提并论。如果某一天你收到了这种邮件（表明战火已经离你不远），或者发觉自己已经深涉其中，那么如果你还是决定非得回应，最好在回应之前多加考虑。对情况加以分析，避免情绪化，作出理性的答复。
你也可以不要回应，而决定采取当面解决的办法。一般来说，flame war的发动仅仅是出自一点小小的误解。一旦有措词不当（甚至是优秀的措辞），就有可能被收件人曲解，然后他就发动火力进行回击。比之答复，不如去找这个人就该消息讨论讨论。万一谈话尚不能解决问题，那就只能请经理出马，在网下解决争端。
9：妥善保管电子邮件地址
不要把合作伙伴的电子邮件地址泄漏给商业卖主、朋友，或者企业外部人员。核实列于收件人和抄送文本框中的邮件接收人确实有权接收消息，并且确保在这个过程中不会暴露他人的电子邮件地址。不要把你的合作伙伴的邮件地址贴在互联网论坛或者公告板上、新闻组（Usenet group）系统里、聊天室中，或者其他公共区域内。
关于保护他人邮件地址不受公开，这里有几点简单方法。首先，如果你需要让他的邮箱地址不被其他外部消息接收者看到，不妨用密送功能。其次，转发邮件时，把他们的邮箱地址从消息中去除。这花不了多少时间，却可以减少让你的合作伙伴的电子邮件地址在互联网空间内疯狂复制繁衍的机会。
10：明智地处理附件
电子邮件的附件消耗了过多的邮件服务器的存储空间和网络带宽，而且对病毒的发作难辞罪责——可是，它们又常常是传送文件的最简单方法。当你发送附件时，就请确保按以下指导方针进行：
不要附加大文件；任何大于1或者2M的东西都不应该通过电子邮件发送。
限制消息所含附件的数量为5个或者更少。
把附件保存到硬盘上，然后删除包含此附件的电子邮件消息。
不要打开突如其来的附件，不要打开不知来自何方的附件。
打开附件前，每次都先用反病毒软件扫描一遍。在没有得到无毒的确认之前，永远不要点击附件。
不要给接收人转发他们不能访问的附件。如果附件的使用需要运行某个不常见的新应用程序，就先在消息中说明白。
11：不要包含敏感信息，或者可能让人窘迫的信息。
如果你认为你的电子邮件纯属私有，那就错了。不是这样的。把它们想作明信片。如果不想让信息发布在当地报纸的头版，就决不要把它们包含在电子邮件中。或者这样讲，永远就不该通过电子邮件发送绝密的、内部所有的、敏感的、个人的，或者秘密信息。你也应当避免在邮件中发送煽动性的或者情绪化的评论。
12：知道什么时候用电子邮件（及什么时候不用）
商业发展让电子邮件有了专业化的商业相关用途，但绝不是用来开玩笑、扯闲话，或者chain邮件的。同时记住不要用发送邮件的方式完成本该口头交谈的工作。错综复杂的主题面对面进行解释尚且经常困难重重，电子邮件又能何为。与其通过电子邮件给出复杂解释，不如开一个简短会议当面把事情说明白。
当进行紧急、艰难，和/或令人不愉快的讨论时，比如和人力资源有关的事端，电子邮件是口头交谈的蹩脚替身。情绪容易激昂的交流还是当面处理较好。
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