太极实业集团股份有限公司(以下简称集团)是一家以中成药为主业,以保健食品为辅业,以包装、运输、服务为配套产业的跨地区、跨行业的国有企业集团。目前,该集团拥有两家上市公司,综合实力已跨入中国中成药工业前3强。
我国目前有1.5万家大中型企业,信息化普及程度只有30%～40%,而近千万家小型企业信息化的普及程度还不到15%,比例非常低。财务管理在我国大部 分中小企业的管理中占据着核心地位,同时由于受到计算机应用水平的限制,财务电算化便成为国内企业信息化的切入点。一般是从财务入手向其他业务延伸,从而实现整个企业的电子化。由此可见,财务软件在我国中小企业信息化建设过程中担当着非常重要的角色。那么,网络财务是如何在企业信息化建设中发挥作用的呢?不妨看看重庆太极集团信息化建设为我们带来的思考。
应用背景
太极实业集团股份有限公司(以下简称集团)是一家以中成药为主业,以保健食品为辅业,以包装、运输、服务为配套产业的跨地区、跨行业的国有企业集团。目前,该集团拥有两家上市公司,综合实力已跨入中国中成药工业前3强。
集团早在20世纪90年代初期就组织人力自行开发出基于DOS操作系统和DBase数据库软件的职工工资管理软件。随着集团的发展壮大和计算机应用水平的不断提高,集团开始着手进行内部信息系统的建设,以适应新兴业务的快速发展和组织架构急剧膨胀的需要。
集团信息系统采用微软的SQL Server作为集团业务系统及MIS系统的核心数据库;与用友软件公司合作,选择该公司最新推出的财务管理软件作为集团财务管理系统,实现了财务管理的电子化。
集团MIS部共有20余台各种类型的服务器,分别用作WWW服务器、Mail服务器、SQL Server服务器、应用服务器、PROXY服务器、核心数据服务器等。
需求分析
随着集团业务的飞速发展,需要通过电子化途径实现集团财务管理的现代化,以高效、有序地进行财务管理。原有的手工单机计算模式无法满足实际运作的需要,利用网络进行实时的局域及远程财务管理,需要实现:
1. 整个公司集中记账,集中资金调配
由于集团总部与分公司处在不同的物理区域,相距遥远,集团希望通过网络财务软件实现远程报表、远程报账、远程查账和远程审计等各项功能,使得集团财务可以对所有的分公司实现集中记账、集中资金调配。将公司局域网Intranet与广域网Extranet紧密联系在一起,成为一个有机的整体,并基于Internet实现集团共有一套财务系统。
2. 帮助集团总部加强对各分公司的监管
集团财务监控的本质是充分授权并实现真正的数据共享。网络财务软件可以帮助你突破空间的局限,使物理距离变成鼠标距离,在集团财务部电脑前就可以实时地了解到所属各分公司的财务状况;同时各地分公司的财务人员也可以通过集团的授权,查看所授权限范围内的数据资源。不仅是集团对分公司的监控变得简单易行,分公司也可在第一时间获得需要的财务信息。
3. 良好的外扩展性与业务关联
集团财务管理属于集团核心业务结构,这一特点决定了集团财务管理系统的高度开放性。财务模块、采购模块、生产模块与经营模块高度整合在一起,并通过Internet/Intranet在各个不同的业务部门与业务环节之间建立起关联的业务流,从而实现业务数据共享,提高信息价值。
4. 软件功能的适用性
集团属于医药行业,这就对软件提出较高的适用性要求,它表现在医药行业企业的商品核算品种多、要求高;同时医药商品的销售流通是一种特殊商品的销售模式,有它自己的特点,例如在很多情况下物流与资金流是相反的。
5. 可以减少人工费用,降低成本
集团业务扩展,从集团到每家分公司都要有自己的财务部门,庞大的机构组织带来了不必要的开支,而信息的不彻底沟通又导致了各自为政的现象。希望借助网络财务软件,使财务管理变得更有效率,并大大降低公司的成本,同时也提高集团财务管理的标准化及准确性。
实施方案
1. 软件选择
集团决策层针对集团的具体情况,在与众多软件厂商广泛接触后,最终决定选择用友软件作为集团财务的标准核算架构。选择用友财务软件,主要基于以下几点考虑:
(1) 用友财务软件能够在Intranet与Extranet范围内整合,具有强大的远程财务管理功能,可以支持电子商务方面的应用。
(2) 用友财务软件采用主流数据库结构管理系统,支持多种类型的数据库,允许不同类型的数据库同时使用。
(3) 用友财务软件的设计严格遵循了Windows DNA框架结构,有机融合了数据库技术、可实现分布式网络计算的多层次结构组件、Web技术和财务管理等技术。
(4) 软件的中间层服务器封装了财务业务逻辑组件,财务系统的大部分工作都由这一层次的服务器来完成。独立的集群结构,可以依据不同的指令进行分布式计算。客户端处于多层次结构的最外层,用户通过终端向中间层服务器发出要求响应的指令。
(5) 强大的安全性能;解决了Y2K问题。
2. 实际方案架构
在集团的局域网中采用快速以太网技术,远程子网则通过租用DDN专线或通过国家公众数据网连接到总部,实现总部与各分公司的数据共享。同时考虑到集团业务的不断膨胀,企业管理层的上网要求将逐渐迫切,集团接入Internet也采用了专线方式。利用MS IIS建立集团网站,并通过MS Exchange Server搭建集团电子邮件系统。
数据库产品选择了微软的SQL Server, 从而与Web有机集成。操作系统采用的是Windows NT 4.0(并可向上兼容Windows 2000),Windows 9.X。
3. 具体实施
集团搭建局域网环境并设立防火墙,将不同用途的服务器有机整合形成服务器矩阵,如Web服务器、Mail服务器、数据库服务器、应用服务器等。集团对服务器采用集中式管理,根据数据量的分布决定服务器的档次与数量。
集团分公司可以根据自己的实际情况组织本地网络小环境,或者通过网络分享集团数据空间。数据库的存放则比较灵活,但因为集团集中管理的需要,将数据系统放在集团总部,可在大型分公司放置子系统。这样不仅提高了数据的共享性,同时也避免了网络阻塞造成的传输速度缓慢。更为重要的是集中式的管理可以有效避免口令的遗失。对于较小的分公司上传的数据则可通过传统的报表合并方式完成,当然传递的方式可用E-Mail来完成。
目前该系统已经在集团成功运行数月,从实际的运行结果看效果显著。太极集团信息处处长杨靖认为:"集团在1998年提出要搞财务管理电子化,在较短的时间里用友就拿出适合我们的解决方案,6、7月进入实施阶段,11月甩账,整体效果相当明显。如涪陵制药厂,因其业务复杂、难度大,业务覆盖范围广,在用友网络财务启用前仅涪陵制药厂就有财务人员73人,现在财务人员只有原来的1/3,效果明显。而且节省出来的人力去做债务清理工作,为企业带来了无法估量的价值。"
由企业信息化建设引发的思考
企业是国家经济的细胞。当前,中小企业在我国国民经济中的地位和作用已经得到提高和确认。面对Internet的迅速发展和普及,企业信息化建设已刻不容缓。各企业的信息化建设都将面对资金、技术和人员等问题,全国有如此众多的中小企业,如何才能从整体上加快我国企业的信息化建设进程?首先,政府应加大对企业信息化建设方面的扶持力度,出台优惠政策和给予必要的金融支持,以进一步改善中小企业的生存和发展能力。其次,作为专业厂商应积极扶持企业的信息化建设,向企业提供技术、信息等各种咨询服务,调查和分析企业经营动向,进行企业诊断,并根据具体情况制定出具体的指导方案,以促进企业的信息化进程。网络财务作为网络时代企业全新的商务工具,最重要的是要帮助企业适应时代的需求,有效整合资源。因此,作为财务厂商来说,必须以用户的需求为中心进行变革。最后是企业自身要对企业的信息化建设有清醒的认识,才能少走弯路。企业从上到下形成一致的观念,注重信息化建设,不断地提高自身的应用水平和人员素质,从而提高企业的整体素质,跟上信息时代的步伐。（转自CCW）
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