CIO如何让其他部门员工服从你

互联网 | 编辑: 邹震 2008-04-01 00:30:00转载 返回原文

第一页信息化管理,CIO不但要管理我们自己的部下,更加要管非IT部门的人员。管理我们自己的部下好管,但是,要管理非直接归你管辖的员工,要让他们服从你,则是比较困难的。但是,困难归困难,却是非常必要的。若他们不听从你的安排,想怎么样就怎么样,那信息化管理就无从说起。

  要让其他部门的人员服从你,是需要一些技巧的。

  一、 要让他们尝到信息化管理的甜头。

  钓鱼的时候,一定要有鱼饵,姜太公钓鱼,愿者上钩,这只是个神话。饲养员在训练海豚、猎狗的时候,也都要有奖励,否则的话,根本无从做起。其实,不仅对待动物是这样,我们对待员工也是如此,要在信息化管理中,让他们看到信息化管理有盼头,能够让他们尝到一些甜头,他们才会死心塌地的跟着你走。

  我记得有一次,我在公司实施一个电子文档标准化的项目。那时,企业部门之间文件到传递基本上都通过电子文档来传递。但是,有个问题,就是电子文档不规范。哪些内容该写、哪些内容可写可不写非常的混乱,没有统一的规定。为了保证数据的一致性,我们决定要把所有的电子文档都规范起来。单据该如何编写、哪些内容是必须的等等都要固定起来。一开始,用户非常的抵制,因为他们随意惯了,让他们一下子接受比较死板的做法,用他们的话来说,就是要把他们当作三岁的小孩来对待,他们当然不愿意了。怎么办呢?我通过各种渠道跟他们沟通,原来发现用户是担心“不知道什么时候不小心万一漏输了什么东西”之类的,受到惩罚。我了解了他们心中的想法之后,我就利用EXCLE表格做好表单格式,并利用函数对一些必填字段进行了控制,防止员工因为疏忽而漏掉填写某些内容;同时,我还利用函数、便捷功能等实现了某些字段的快速输入,如单据编码、日期等字段的自动编写,字段的列表选择等等。当我按照企业的需要设计好其中一个表格给用户看后,他们非常的高兴。其他的员工不用我去催了,还都主动来找我帮他们设计单据格式呢。

  所以,有时候我们要说服一群人,还不如想着如何先给某些或者某个用户一点甜头;然后,让他去带动其他员工,趋之若鹜。如此,我们的工作将会方便许多。因为你说服全部用户可能有困难,而且,光说不练,即使最好的东西,员工也感受不到。但是,我们若转换个思路,也让某个用户实际体会到信息化管理带来的好处,如此,他就是一个活生生的样板,是个鱼饵,会吸引其他员工。

  二、 分配任务时,要细,要能够落实到个人 ,要以天为单位。

  其他员工之所以不配合我们CIO的工作,其中有一个重要的原因就是他们不知道具体该做什么。因为他们毕竟不是从事我们这方面工作的,有些话我们自己可能一听就懂,但是,他们听了就象天书一样。毕竟隔行如隔山呀。

  如我们要实施ERP项目,现在要让销售人员准备客户信息。我们对销售经理说,让销售人员把各自的客户信息整理一遍。这么说可以吗?明显不行的,到时候,销售人员可能就直接把他们手头上的客户信息发给你就了事呢。

  我们分配任务要越详细越好,如此才有可操作性。就拿上面这个准备客户信息来说吧,首先,我们要设计好客户信息的格式,如客户编码的编制方法;如要规定哪些字段是必须填写的,如至少要填写一个联系人与联系方式等等;如要说明信息要全,对于现在暂时不交易客户如何处理,是否要包括在内等等,都要在分配任务的时候,给相关人员讲清楚。如此的话,这些任务才有可操作性,否则的话,光凭一句话,让他们如何去操作呢?

  最后,在分配任务的时候,要设置最后的期限,否则的话,用户就会拖延。如以上这个客户信息的整理工作,我们可以要求销售人员在3月30日前完成。而且,这个期限要具体,最好不要说一个星期或者一个月之内完成。因为三天也是一个星期、七天也是一个星期。而按照员工的心理,你若要求他们一个星期之内完成,即使只需要两天就可以完成的工作,他们也会放到一个星期的最后两天去做。所以,我们在分配任务时,要把时间落实到具体的时间上,让他们没有拖延的借口。

第二页三、 要用一把手的权利,去迫使他们服从你。

  有时候,有些信息化项目对员工来说,可能没有什么好处;但是,从企业出发,却是非常有必要的。

  如前几年,微软开始打击企业盗版软件。我们公司又不想白白的付出一大笔的软件授权费用,所以,经过研究决定,把公司大部分的系统都换为开源 的Linux系统;办公软件业不用微软的OFFICE了,而用开源的OPEN OFFICE;邮件系统也是如此,做了更换。说实话,Linux操作系统维护起来是比较方便的,但是,对于用户来说,他们不怎么欢迎他。毕竟,在操作上,一方面是用户已经习惯了微软的操作系统,二是LINUX操作系统界面的友好性上,确实不能跟微软的系统相提并论,有一定的距离。所以,在这个操作系统换代的项目上,我除了让大家明白,若继续使用微软的操作系统,我们公司可能面临着巨额的侵权费用外,只由依靠一把手的权利,强力的推行。

  首先,这个项目我当负责人是万万推动不了的,我就把这个重担交给了副总,让其直接挂帅,当然,其只是挂了个名,具体的操作仍然有我们来做。不过,人的名,树的影,因为有副总在,所以,下面的员工对于这个项目也只能接受,虽然心里不愿意,还会抱怨,但是,只能接受这个现实。

  其次,在项目进行中,需要开系统转换通知会议,要发布相关的操作注意事项,要让用户在规定时间内把相关的文件转为为OPENOFFICE可以认知的文件,等等。在这些会议、制度上都要体现副总的风采。在会议上我让副总象征性的说了几句话,强调若不及时转换则可能给企业带来的危害;在文件制度上,则让副总签上了大名,以强调这是副总等高层领导积极支持的。

  如此,才把这个“吃力不讨好”的项目完成,在规定时间内完成了系统与办公软件的转换。当然,这其中也有不少人去哭诉、投诉,说新的操作系统与办公软件不好用,但是,因为有副总的支持,我们最终坚持下来,并且慢慢的让用户开始接受这套新的操作系统与办公软件。

  四、 追踪、监督、考核,缺一不可。

  在没有监督、没有追踪的情况下,你想让员工自觉的完成你交代给他们的工作,想让员工服从你,那是在白日做梦。你若有如此的想法,则你可能永远不会成功。所以,我们若想要用户按时完成你交代的工作,服从信息化管理,则追踪、监督是少不了的。

  如我以前工作的一家企业,上了一个销售管理系统。这个系统中,有一个客户关系管理的模块。按照要求,每次展会,如广交会回来,销售人员都需要把收集到的客户信息及时录入到系统中去,然后有销售经理按照一定的规则指定具体有哪个业务员负责。但是,一开始业务员没有这么快,可能要销售经理催了他们才会入,有时候就把一叠名片丢给我们,让我们帮他们入。其实,这就是缺乏监督与考核的关系。后来,我学乖了。跟销售经理、销售总监确认,这些信息在名片收到后两天内必须有销售助理录入系统,由IT部分负责追踪。从此,每次展览会议结束一天后,我就会及时的出现在他们面前,询问客户信息的输入情况。如此,他们就非常乖的在规定的时间内,把信息及时输入完毕。

  所以说,信息化管理,跟其他工作一样,若没有监督、没有追踪、没有考核,则员工就不会规规矩矩的服从你的安排,不会及时的完成你所交代的工作。有时候对掌握他们生死的直接领导都会有“耍马虎眼”的时刻,更何况是对你这个“外来的领导者”呢。

 

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