协同软件对于提高企业效率的重要意义，正日益清晰的摆在各企业管理者的面前。
员工效率的“蝴蝶效应”
“一只蝴蝶在巴西轻拍翅膀，可以导致一个月后德克萨斯州的一场龙卷风。”蝴蝶效应概念中，初始条件下微小的变化能带动整个系统的长期的巨大的连锁反应，对于企业管理来说同样适用。
销售人员因为销售数据分散，需要增加的两个小时的汇总时间，反映到管理层方面，甚至会失去对市场的最好判断，从而影响到下个季度销售计划的制定。对于企业来说，这种损失是巨大的。人员众多、机构复杂，公司日常办公文件数量大、审批层次多，这些企业普遍存在的复杂流程，占据了管理人员大部分时间，工作效率受到极大影响。员工效率作为企业整体效率的基石，是协同软件首先要解决的问题。
而从目前市场上的主流产品看来，在提升员工工作效率上，都有着出色的表现。
信息的高度共享是这些协同软件的共同特征。信息共享可以最大限度的发挥其本身的价值，无论是企业管理者、员工、还是外部的合作伙伴，都可以很方便的查找到相关的信息以支持事务的处理，并利用信息创造新的价值。市场上的协同产品都有一张完整的“信息网”，每个信息节点之间依靠某种，或某几种业务逻辑关系进行关联，访问者可以完全突破信息孤岛的困扰，从而轻松自如的穿梭在这张信息网中并获取自己关心的信息。这样一来，对员工工作效率的提升作用不言而喻。
协同软件对于效率的提升作用，对于跨区域的企业来说，尤为明显。不同地区的员工，可以通过一个共同的系统平台，获得企业以及业务的最新信息，形成一个依托于网络而存在的虚拟集中式办公场所。
员工工作效率的提高，势必也将带动企业整体效率的提升。协同软件控制着员工效率带来的蝴蝶效应，往利于企业发展的方向前行。
企业信息优化器
协同软件对企业最直接的作用是提升员工效率，从另一个角度看来，协同对于企业信息的优化和管理，以及提倡的企业知识共享理念，也是提高企业效率的积极因素。
来自美国某研究机构的一份调查报告表明：目前绝大多数公司不能实现充分的工作协同，因而只能对仅仅20%的企业信息资源进行真正的优化与管理，而另外80%的有用资源，尤其对企业至关重要的客户信息，则分别残留在电子邮件里、内发的文件中、从网络下载的各种页面上，以及由企业应用程序生成的报告里，不能产生价值。协同软件的职责之一，就是对这些企业信息进行优化共享，充分发挥这些信息对于企业发展的作用。
企业资源的优化，核心要点就是灵活的组织并协作这些信息，为一个共同的目标“各司其能”并发挥最大的价值，换句话来说，就是让各种资源能够随企业的需要，及时的响应并突破各种障碍实现一致性协作。
而协同应用的出现无疑为这些问题提供了有力的解决方案。协同应用提供了一种“整体应用”的方案，它关注的是全面的调控，更有利于对企业的各种资源进行充分整合，让这些被分隔开来的资源重新处于统一管理和调配下，使企业从获得“局部优化”到获得“整体优化”。
一个企业如果可以为了一个共同的目标，协同不同的部门、资源进行推进，这个企业的核心竞争力毫无疑问是非常强大的。而协同软件在企业里，就是以提高企业效率、整合不同资源作为核心目标，在企业管理体系中，扮演着重要的角色。
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