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越来越多的企业希望电子邮件归档服务能够帮助减轻IT人员的负担，或者希望这种服务能够在它们紧张的预算范围内用更小的成本带来更多的功能。
和其他软件市场一样，电子邮件归档市场也正朝着提供归档服务的方向发展。这种服务可以替代传统的归档系统。厂商通常是以SaaS（软件即服务）的方式提供这些服务。在市场上，企业对电子邮件归档服务的兴趣也与日俱增，它们希望电子邮件归档服务能够减轻IT人员的负担，并且希望这种服务能够在紧张的预算范围内用更低成本带来更多功能。
市场研究公司Osterman Research 的首席分析师Michael Osterman 表示："中小型企业对电子邮件归档服务的兴趣越来越高，而SaaS对于它们来说正是一个好选择。"他预计2011年电子邮件归档服务在归档市场上的市场份额将从2008年的三分之一提高到三分之二。
用户对电子邮件归档的兴趣也吸引了许多外包商、服务提供商和其他厂商。Autonomy，戴尔，Global Relay，谷歌，LiveOffice，Mimecast和Proofpoint等厂商纷纷开始提供这种服务。安全服务提供商、Microsoft Exchange托管服务提供商、在线备份服务提供商也开始将归档作为服务内容的自然补充，因此这个市场上的厂商预计将越来越多。
有许多理由能够解释为什么企业开始倾向SaaS服务。首先，这些服务能够节省成本。比起购买电子邮件归档软件和服务器所预先支付的成本，采用每月支付方式的电子邮件归档服务的费用更加低廉，而且在一些情况下，这种归档服务在整个使用期内的总成本都要比传统归档系统更加低廉。此外，采用电子邮件归档服务还能够减少维护人员。企业不需要雇佣IT人员来运行电子邮件归档系统，它们可以将这种任务交给第三方。在某些情况下，企业开始的时候是自己管理电子邮件归档，然后它们决定将这种任务托管给其他人。
虽然许多企业在开始尝试SaaS的时候是希望通过外包来节省成本，但是它们很可能没意识到这种方式还能够带来其他的好处。一个外包商比起企业自己要更加熟悉电子邮件归档的问题，而且能够很快地解决这些问题。比起企业自己的IT人员，服务提供商还可以带来更加具有创新性的功能，或者提供更加具有灵活性的服务。同时，外包还可以释放企业的内部IT资源，这样企业可以将精力和资源投放于其他更为核心的业务部门。
在SaaS服务刚刚兴起的时候，企业用户是出于合规或E发现的考虑而采用这种服务，因为这种服务可以让它们跟踪电子邮件。随后，SaaS服务在诉讼领域的应用也提高了企业对电子邮件归档的兴趣，因为在许多情况下，原告会要求被告公司提供过去几年来的通讯内容。
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