因此，归档并不是用于长期保存的备份副本。我们认为这种做法并不合适——利用备份软件产生大量归档，而这些归档今后仍需检索。
我们在讨论备份和归档之间的区别之前，或许应该首先介绍一下普遍认可的有关“备份”和“归档”的定义。
备份：
备份是指数据副本，万一原始数据丢失或者损坏且无法修复，副本就可用于恢复原始数据。备份用于保护正在使用的数据。
归档
：归档是指一份或一组数据记录，专门用于长期保留并供将来参考。归档用于保护较少使用的数据。
两者之间的一个区别值得注意：备份是数据副本，而归档是原始数据从初始站点移除后，发送到其它站点，用作长期保留。
通常，人们在配置备份软件时，都希望备份软件能同时发挥以上两种作用。数据备份时间表一般包括：每天的增量备份保留七天，每周的完全备份保留一个月，每月的完全备份保留一年，最后，一年的完全备份保留七年。一年的完全备份也称为七年归档。这份时间表存在一个问题：很难从整个备份中挑选出需要长期保留的特定文件，因此用户在使用这种方法时，最终不得不将整个备份都打包为大型的“归档”。一些邮件程序允许你从用户邮箱创建所谓的归档，但是归档最终都会成为大型文件(例如，Exchange的PST文件)。此时，检索归档记录就变得相当麻烦。
备份副本的生命周期
通常，当我们拥有大量即时副本时，可能就不再需要文件的某个备份副本;此时我们会删除最早的副本，或者只是备份部分文件。我们会自动完成这一步。同样，通过备份副本恢复文件时，我们十分清楚需要查找哪些内容，可能会选择即时副本或根据日期选择副本。
如果采用长期备份替代归档，事情将会变得更加复杂。归档并非用于满足遗留或管制的法规遵从需求，而是通过转移使用频率较低但又必须保留的数据，释放主磁盘(生产磁盘)的存储空间。我们曾在上文中举例将整个备份保留七年，这种存储使用方法并不合算。备份只是复制数据，原始文件仍然保留在原地，因此并不能释放磁盘空间。另外，备份创建了数据副本，也就是说，我们使用的存储空间是原来的两倍，除非在备份以后手动删除文件。而这又增加了数据管理开销。
而且，由于备份按序存放(例如，按完全备份和增量备份存放)，就可以从序列中挑选出完全备份，从而找到所需的即时而完整的文件副本。如果没有之前的完全备份和增量备份，第三天的增量备份序列就毫无价值。
归档
归档
软件和备份软件的其中一项区别在于分类和搜索功能。归档内容的元数据存储在数据库中，可以根据用户提供的标准加以检索。一些备份软件具有基本的归档功能，可以将文件独立或按组归档，保留时不受备份限制。可以根据文件种类、日期、所有权及其它搜索标准命名或标记归档内容，只要使用合理，就能简化将来的搜索过程。
但是，如果公司会形成并需要处理大量归档，如电子邮件和图像数据等，那么仅仅创建简单的搜索标签并不足够;还需要拥有更加高级的归档解决方案，具备基于内容和所有权的搜索功能。想象一下，如果你需要查找五年前的病人记录或者法庭判例抄本，就可以利用备份软件的搜索向导。
归档
还存在一个备份软件无法解决的问题：以往的归档数据是静态的，而访问这些数据的技术却是动态的。虽然软件供应商尽量与一些应用程序保持向后兼容性，但数据终究会变得陈旧，总有一天，最新版本的应用程序将无法很容易或有效地访问数据。一些先进的归档解决方案集成了转换功能，这样，将来就可以利用更常见的格式访问某些数据。例如，将来即使没有创建PDF转换报告的应用程序，也能访问这些报告。归档文件通常保持“原状”，不会改变。
因此，归档并不是用于长期保存的备份副本。我们认为这种做法并不合适——利用备份软件产生大量归档，而这些归档今后仍需检索。
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