关于协同软件产生的原因，许多文章已经有所阐述。对于协同软件的追本溯源，各人有个人的见解，不期望短时间内得到统一。但对于协同软件从人类起源到自然进化的角度去理解，似乎与现有协同软件相关的协同思想有些偏离。
“协同”一词在汉语字典里的解释很简单：互相配合，正因为这个简单的解释给了大家很大的想像空间，特别是一些没有真正从事协同软件具体工作的人，很容易望文生义。从字面的理解来看，互相配合的协作，确实与人类的产生与发展息息相关，从这个角度谈协同的起源，虽然有其合理性，但对于协同软件本身的研究没有太多借鉴意义。
从应用软件本身的角度来看，应用软件走向协同，有以下两个最为重要的原因：
一、信息孤岛与网络普及
信息化在中国走过了将近30个年头，虽然取得了巨大成就，一大批企事业单位通过信息化建设和管理软件的应用，提高了工作效率和管理能力，但是同样有一个不容忽视的重大问题是：信息孤岛！几乎每个实施了信息化的单位，都存在不同程度的信息孤岛，甚至可以说：信息孤岛不是存不存在，而是存在程度深浅的问题。举个最为简单的例子，在办公自动化中应用最为普遍的Office字表编辑软件，绝大部分都缺乏协同性，不能在多人、多组织间按一定的规则合理地流转。除此之外，人事与财务、设计与生产等各个管理系统之间的信息孤岛，也是普遍存在。
参考产品竞争力位居国内第一的复旦协达的研究资料，信息孤岛主要包括以下三个信息断层：
1、个人或者事务层。即个人自己的信息存在断层，例如工作无法自动安排日程，个人的信息、文档资料与具体的工作事务间缺乏关联；
2、团队或者组织层。即团队或者组织所属成员间，缺乏有效的信息沟通与关联，特别是对于多人共同处理的一些事务，这一断层的存在极大地影响了工作效率。
3、社会或者产业层。即同一社会区域间的不同组织单位、同属一个产业链的上下游厂商、企业与政府职能单位、各个不同的职能单位，之间都存在信息沟通不畅、协作性不高的情况。
面对信息孤岛，网络技术的兴起与应用似乎成为最为有效的解决方法。确实，包括局域网和互联网在内的网络技术，使信息孤岛在技术上具备消除的可能，但在现实应用中，网络技术如果不结合协同软件，对信息孤岛的消除帮助极其有限，因为在网络上“联网”的往往是单项应用或者单个部门，如网络财务等等，许多信息、应用业务、组织成员之间并没有联网，更谈不上基于网络的协作。特别是一些非结构化数据的连接与协作，在协同软件出现前，没有像企业资源计划（ERP）那样有深入的理论研究和体系化的应用推广，因此在应用上也比较紊乱，还缺乏比较扎实的理论基础和应用规范，如：公文管理、档案管理、知识管理等等。
事实上，非结构化信息数据的协作与资源计划管理一样重要，来自国际知名研究机构Gartner的报告表明：一家不具备协作性质的公司，只能对仅仅20%的企业资源进行真正的优化与管理。而另外80%的有用资源则分别残留在电子邮件里、桌面上、内发的文件中、从网络下载的各种页面上，以及由企业应用程序生成的可读报告里。工作流 OA
网络技术特别是第二代互联网WEB2的兴起，使基于互联网技术的协作具备了技术基础，互动与诚信成为WEB2的显着特征。在互联网上看新闻、发邮件等单向的、以信息为中心的应用，已经转变为在网上处理办公事务、进行商务往来等，互动的、基于团队和群组的协作。协同软件因为网络的普及，特别是WEB2的兴起，而具备了更多应用基础，协达于新近推出的第四代协同软件就充分体现了WEB2的应用理念。
二、“知易行难”与管理执行力
进入21世纪后，我们所处的生活环境和经济环境产生了巨大变化。与此相适应，企业和行政事业单位的管理环境也不同以往，内部的管理变革随之产生。在管理工作中，企业单位一直关注的是建立和提升自身的核心竞争力，这也是企业单位永恒的一个话题。除企业以外，由于执政观念的改变，政府职能有了重新定位，各个区域或者城市之间，开始抢夺人才、资金，以促进本地区的经济发展与和谐社会环境建设。这些有限的人才与资金的获取，与企业对于有限的社会利润的获取一样，存在激烈的竞争。
提升竞争力是企事业单位为提升工作绩效的核心之一，如何提升竞争力，前两年大家更多的是从提升战略决策力着眼。为了提升战略决策能力，许多单位花了不少的人力、物力，企业单位实施ERP系统，就是个典型的例子。ERP软件作为一个以计划为核心思想的管理软件，能够提升企业对于内外部经济资源的计划、分析，以缩短交货周期和产品开发周期、降低企业库存和企业内耗，从而提升企业对内外部管理环境的准确判断，提升自身竞争力和经济效益。
但是，一个不容忽视的事实是：许多企事业单位的战略和决策依据的获取并不困难，只是有时获取方式、途径、速度存在少许的不一样，而执行力却成为困扰企事业单位管理者的难题。
“知易行难”已经成为企事业单位，在管理中普遍存的情况。ERP软件以及政府单位所使用的传统的业务管理软件，解决的是一个“知”的问题，即通过数据的统计分析告诉应用单位该去做什么，而协同软件解决的是一个“行”的问题，即通过软件告诉每个操作者应去怎么做。保罗-托马斯和大卫-伯恩的《执行力》一书中，明确指出：如果执行力缺失，再完美的策略也会随时崩溃；而优秀的执行力，却可以随时弥补策略的缺陷，取得良好的效果。同时该书还指出：管理中的战略、人员、业务三大流程对于执行力的作用举足轻重。从复旦协达等国内主流的协同软件产品来看，流程管理恰恰是协同软件的主要应用功能。从管理学的角度，复旦协达等协同软件的流程管理部分，主要做了三个方面的事情：
一个是让执行者负责地做事，这是组织、人员的流程资源绑定；
其次是流程的节点步骤管理，即这一步做什么、下一步做什么，这是为了避免流程紊乱，使管理有层次和秩序，是为了正确地做事；
再次是节点的活动管理，即定义该节点做什么事、如何做，这是为了使流程参与者正确地做事，从而提升工作效率。
协同软件作为管理软件的一种，主要是为了满足管理工作的需要。从管理学角度看，提升执行力，解决在管理中“知易行难”的问题，是协同软件产生并广受青睐的另一个重要根源。
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