协同软件并不神秘

互联网 | 编辑: 2006-04-19 10:33:00转载

CIO看"协同"

南京中萃食品有限公司CIO 李钟

 

 当前协同软件竞相比拼，让广大用户很有点无所适从。其实我们在日常工作中已经或多或少地在应用了，只是没有叫之为协同，只要稍加变通，可以实现很多协同效果，提升工作效率。毕竟从CEO的角度看，系统够用就好。所谓协同系统，无外乎综合通讯、工作流程管理、事务管理、门户平台几样协同运作，相互支援，方便业务沟通，提高企业敏捷性。具体执行中，对业务的效率提升有多大帮助，关键看企业信息化水平达到哪步了，不同水平对于协同的要求也不同。

 

拿综合通讯来说，你身边一定有用到邮件系统、即时通讯系统等，当然还有电话语音、视频会议系统等。即便不整合它们，也能做到一定的协同。

 

如果你手头的电脑用的是Windows系统，邮件也是Exchange，那么你的日历、工作任务都可以和同事协同，互相之间可以看见，项目可以异地同步跟进，再配上前面说的即时通信系统，你的协同工作效率将会大大加强。

 

当前的协同软件中的视频会议还达不到专业视频会议系统的流畅度，因此除非特别需要，你可以采用一些价格低廉的第三方视频软件，它们价格在几千元，可以保证20个以下的视频会议图像流畅，在大多数企业来看，可以用就是好。上述系统相互之间并不排斥，只要开着电脑就可以"协同"啦。

 

当然，对于稍高协同要求的用户，即时通信的协同并不是全部，电话会议讨论完以后，业务流程会随之启动，电子工作流软件就派上用场了。基于MS平台的电子工作流很多，价格低廉并可以自己很方便地订制开发。一般来说企业用了电子审批流，审批效率会成倍提高，笔者见过为应对竞争对手的促销，一个电子流在夜间一小时内完成6个环节的审批。这些系统实现了协同软件的目的，让企业运作敏捷。

 

对于更高要求的用户，还应有一个内部门户网站，无论在哪里，只要上了网联入公司，出现的就是这样一幅画面：有一个窗口告知你今天有几封新邮件、有几个待批电子流，你点进去就可以审批。另一个窗口显示你的团队有几位成员已经上线，可以随时和他们笔谈或语音沟通，甚至视频沟通。未上线的同事显示的是代手机的形象，并不代表你找不到他，你可以将邮件信息直接转发到他的手机上，也可以通过IM系统留言到他手机上。另一个窗口显示您的团队有几位成员已经上线，可以随时和他们笔谈或语音沟通，甚至视频沟通。日历窗口显示自己近段行程的安排，也同时显示项目组成员的行程。任务区窗口显示各项目进度和沟通过程，在项目迟后情况下，系统会自动发邮件或短信通知项目主管。讨论区窗口类似BBS，方便项目成员自由讨论。文档共享区窗口内所有项目、管理文档按权限查阅，这个产品是现在比较普遍的MS产品，实现了跨平台的整合，可以满足较高层次用户的协同工作需求。

 

在上述基础上，如果再和CRM、CallCenter、ERP等系统连接起来，将其中的沟通手段应用到具体的业务流程中，则会将协同工作的效果发挥到极致。

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