“十一五”的开局之年，各地科技行政部门的信息化建设也明显提速，但不同单位的信息化成本与效益差别很大，或说信息化的投入产出比有显著区别。如何提高科技管理信息化的投入产出比？本文即对此问题进行分析，重点分析信息化速度与成本的关系。
“十一五”的开局之年，各地科技行政部门的信息化建设也明显提速，但不同单位的信息化成本与效益差别很大，或说信息化的投入产出比有显著区别。如何提高科技管理信息化的投入产出比？本文即对此问题进行分析，重点分析信息化速度与成本的关系。
信息化的产出有很多，直接产出包括工作效率、管理水平、监管力度、全过程管理、由重前期立项向重全过程管理转变、提高科研经费使用效率、提高领导决策的数字化水平，间接产出包括促进创新能力的提高、促进科技成果的产生和转化，从而提高经济社会发展水平，最终有利于促进和谐社会建设。提高科技管理信息化的产出的一个重要手段就是采用“第四代柔性科技管理系统”（详见笔者的另一篇文章《科技项目管理系统进入第四代》）。
科技管理信息化的投入有四种：资金、时间、受影响的其他工作、重复投入。 无论是作为科研项目还是财政拨款，科技行政部门都要为信息化支出资金。各地在信息化方面的资金投入差别很大，根据信息化的模式不同，投入从几万到几千万的都有。
但科技管理信息化投入最大的部分还不是直接资金，而是时间投入。时间是有成本的，而当信息化占有的时间是各级领导和专家的时间时，这个时间成本尤其高。如一个科技厅的信息化会涉及到科技厅的政府公务人员50～100人，涉及到相关评审评估专家等100～300人，其中这些投入包括调研时间、方案制作时间、选择信息化提供商的时间、信息化过程管理协调沟通时间、使用学习时间等，从开始调研到信息化成功一般会用1年到3年时间，想想这是多么大的投入！
由于在信息化期间，相关人员需要投入大量时间在信息化工作上，他们的本职工作并未减少，因此加班加点成为家常便饭，即便如此，原工作也会受到很大影响，这也是信息化的成本。
由于信息化规划不当，造成了很多重复投入，比如我们常看到一个科技厅同时使用着很多用于不同业务的软件系统，还有的单位信息化失败进行第二次信息化等。随着信息技术的发展，这种重复投入也会越来越少。（详见笔者的另一篇文章《加大力度，推进科技管理信息化建设》）。
在资金、时间、受影响的其它工作、重复投入中，一直以来未被关注的“时间”因素，是科技管理信息化最大的投入。因此，降低科技管理信息化成本的主要措施应是减少时间投入。那么如何减少时间投入呢？解决方案是：在确保成功的前提下，加快信息化速度。如果信息化时间从1～3年减少到3～6个月，信息化成本会减少多少？在前几年，信息化是一个必须浪费很多时间才能做好的事情；而现在，快速信息化已经成为现实了！
如何实现快速信息化？答案在以下三个方面：
减少从启动到系统上线时间：通过对成熟产品的个性化实施而非项目定制开发实现；
减少新业务信息化时间：通过在已上线产品上进行柔性实施而非另行开发实现；
减少系统维护升级时间：通过柔性的系统升级而非另行开发实现；
减少从项目启动到系统上线时间可以显著降低信息化时间成本。传统模式下，无论是调研还是方案制作、无论是需求分析还是系统开发、无论是系统试用完善还是学习使用，都会占用科技行政部门大量时间。由于第四代柔性科技管理系统---开普捷报---的出现，这个时间可以大大降低了。这种模式是基于一个柔性的科技管理平台软件，根据不同科技行政部门的实际需要，进行个性化的配置，一般科技信息化的时间不超过3个月，显著节约了科技管理信息化时间。这种模式节约信息化时间的关键在于，系统不是从零进行程序开发，而是基于成熟的专门的科技管理平台，进行柔性的实施配置，在一个平台上配置出各种满足实际需要的科技管理系统，简单实用高效，国内多个科技行政部门已经有了成功的实践经验。
减少新业务信息化时间有利于科技管理系统的深入应用。科技管理业务，随着经济社会的快速发展，会经常变动，比如有的地方加大对专利申请的支持力度，有的地方重点支持循环经济领域的科技成果产业化等等。传统的方式，是当有新的科技业务出现时，便重新立项研发一套新的科技管理系统。这造成了很多信息孤岛，影响了综合管理，甚至有时会制约科技管理改革和降低管理效率。很多科技行政部门同时运行着多套科技业务管理软件就属于这种情况。基于上述专门的“开普捷报”科技管理平台，可以随时方便的配置各种新业务，不需再开发新系统，而是所有应用系统都基于一个平台运行，信息孤岛不见了，信息化的优势得以充分体现，新业务信息化的时间成本也大大降低。
减少系统维护升级时间有利于科技管理系统的持续使用。由于科技业务的变化导致原有系统不适用后，传统的处理方式是请原软件开发单位进行升级开发，有时无法通过升级开发满足就进行系统“换代”，即另行开发一个新系统。每隔几年就进行系统换代是前些年科技管理系统的另一个特征。因为国内已经有专门的科技管理平台提供商，他们会每年升级科技管理平台，科技行政部门就可以“年年使用新系统”，就像我们使用的windows从win31到win95，再到win98、win2000、win2003一样，“开普捷报”科技管理系统也会与时俱进，逐年升级。这种平台升级对科技行政部门的时间占用很少，可以大大降低系统维护升级时间。
通过以上三种措施，可以有效降低50％～80％的科技管理信息化过程中的时间成本，大大提高信息化建设速度和见效速度。同时，这些措施也减少了信息化期间由于工作量大而对其它工作造成的不利影响；并由于采用这些措施后信息化成功率高而不用再重复建设，节约下了重复投资的成本；直接经费投入也会相应降低。
总之，科技管理信息化的成本，除资金成本外，主要是时间成本。降低科技管理信息化的时间成本，关键是采用快速信息化的模式，大大降低信息化系统的上线时间、新业务适应时间和系统维护升级时间。时间成本的有效降低，也可直接节约其它三种科技管理信息化成本。
网友评论