OA软件主要分为产品化和项目化，目前产品化的OA是主流，所以本文仅限于计算上产品化OA的成本：
1、许可用户数费用
目前产品化的产品主要按照许可用户数定价，分为注册用户数和并发用户数，用友致远和泛微采用并发用户数报价，金和采用注册用户数报价，由于不同的企业人员在线率大不相同，所以这两种定价方式又不具有可比性。采用并发数报价的方式相对对客户的限制相对宽松一些，但并发数报价的单用户价格一般比注册用户数报价要高一点。另有个别的OA是不限制客户端用户数的，无论多少用户都一个价，这样可以省去这笔费用，因为OA目前本身都是B/S的，客户端不需要安装系统，OA厂商这样做的目的只是为了抬高OA价格。笔者建议选择那种不限制客户端用户数的，如极品OA系统（http://www.jipinoa.com）、智能OA等。
2、基础平台费用
除了许可用户数报价以外，各个厂家多数要收取平台费用，或者换一种方式，有一个最低收费标准，包含一定的用户数，多数厂家是50用户，有的厂家是20用户，就是来一个最低收费标准。还有一种，就是笔者刚才说的那种不限制客户端用户数的，没有基础平台费用，就是一个价，而且个别的企业价格还特别优惠，不限制用户数几千快就能搞定，功能也不错，该有的都有，上面说的极品OA就是这样。
3、扩展模块费用
很多厂家将产品封装了不同的版本，普及版本、企业版，增强版等，其实就是将产品的不同模块组合，形成固定的版本，如泛微、通达等。个别的厂家产品灵活度很高，如极品OA，智能OA，很多模块可以自由组合，除了用户数以外和基础平台费用以外，还需要支付扩展的模块的费用。建议客户选择灵活度高的，自由组合模块的费用，按实际需要购买模块，这样可以省去一笔费用。
4、实施培训费
除了软件的费用以外，还必须支付产品的实施费用，就是安装产品，将产品做一些个性化的设置，同时培训系统管理员和最终使用者。目前实施培训一般占软件费用的10%-30%。也有个别的OA由于操作简单、易用易维护，不需要实施培训费，极品OA办公系统也是这样的一个例子。
5、免费期以后的服务费
一般产品在一年之内是免费服务的，一年之后就要收取服务费，可以按照服务的次数收费，一般一次1000元左右，也可以按年收取费用，一般为软件费用的10%，但厂商一般也要限制次数。有些OA通过远程即可维护，这样比上门快捷方便，省时省力，还可以省去一笔维护费。如是操作问题，通过网络或电话即可马上解决；如系统功能性问题，确定了之后本地修改后发给客户即可；如是客户本身的问题，发系统日志及截图即可了解问题真相，能后远程解决即可，这是极品OA提出的远程维护的观点。
6、产品升级费用
一般产品化的软件，会不断推出升级产品，这是你需要为升级产品支付费用，当然你也可以选择不升级。
目前协同软件产品的定价，大部分都要包含以上的费用，即使当前不包括以后也要产生，但少数厂商产品化程度高、系统成熟，维护方便，这样总体成本就很低，因此在价格方面就会很实惠，以上六项费用基本上收个产品费就可以，因此企业选择这样的OA可以省去很多费用。目前产品化的协同管理软件价格良莠不齐，从几千元到几十万元不等。其实笔者觉得产品的功能满足你的要求就够了，即使多花1元钱，买一些永远也用不到的功能，那也不值。另外，要看你买这个产品的用途干什么，如果为了信息化而信息化，或者买一个最便宜的，低成本信息化，或者买一个最贵的，这样装点的门面也可以豪华一些。如果为了解决企业的管理困境，那你还真要仔细选一个货真价实、性价比高的产品，不需要过多的附加费用。
7、其他相关费用
除了软件费用之外，还有些硬件的费用。
7.1 服务器费用
看你的用户的规模，一般软件厂商会推荐服务器的配置，如用户数不多，也可以用高端PC代替服务器。
7.2 操作系统及数据库费用
一般的企业这笔费用都基本可以省去，基本上是5块钱的D版了。
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