协达OA,铸就金士百协同信息化平台

互联网 | 编辑: 邹震 2009-10-27 00:00:00转载-投稿

金士百啤酒股份有限公司座落于吉林省四平市铁东区仙马泉,厂区占地面积30万平方米。公司始建于1985年,钟天地之灵气的仙马泉,是金士百啤酒股份有限公司的取水地,仙马泉水纯净、无污染,水质优良,是酿制啤酒的绝佳水源。凭借得天独厚的地理优势,现代化的技术设备和管理模式,迅速崛起于白山黑水之间。公司建成不久便跻身于中国啤酒行业十强之列,并成为吉林省内首家通过ISO9000质量管理体系认证的地方强势品牌。2003年,金士百纯生啤酒的成功推出,改变了吉林省没有地产纯生啤酒的历史,成为吉林省第一家纯生啤酒品牌,并荣获了第十一届中国食品博览会金奖;2007年,金士百纯生啤酒成为吉林省首家通过国家绿色食品认证的纯生啤酒;2008年,金士百啤酒股份有限公司单厂80万吨扩建工程正式竣工,纯生啤酒销量荣居全国第二。

面对发展机遇,信息化势在必行
近几年来随着企业规模的迅速扩大,金士百啤酒股份有限公司的管理工作面临着巨大挑战,诸如公司总部与各办事处、分公司之间因信息沟通交流不畅、文件传递不及时、行政事务处理过程复杂、资源共享与利用不足等问题,导致整体劳动强度、出错率、办公成本都呈快速增长等情况。为了求得更快的发展和提高办公自动化效率,保持良好的发展势头,从根本解决上述问题,启动办公自动化系统建设,成为企业深化管理的一大重要举措。
尽管金士百公司有网站作为信息发布平台,也能通过电子邮件等和各个部门进行沟通,但沟通进程、效果却无法把控,比如网站上发出了通知,但无法保证员工一定看到。电子邮件易如此,同时还涉及电子邮件回复和没有回复,问题解决方案是否确认,有无需要再次确认等问题。因此,公司需要一个能化繁为简,能把握沟通主动权,从而能和企业内、外高效协同工作的信息平台。从而建立全新的沟通方式,使同事与同事之间、部门与部门的之间联系与交流更加顺畅,更好的为企业服务,降低办公成本,从整体上提升公司的执行力。

成功上线OA,缔造办公新格局
2009年3月份,受公司委派,金士百啤酒股份有限公司与协达软件供应商全力进行OA自动化办公软件的初期建设工作, 办公自动化建设是一项全新的工作,推行OA,不仅是办公手段的改善,更重要的是带来学习意识和工作观念的进步, 这是一场飞跃式的变革!不过,办公自动化系统涉及面很广,要改变传统的办公模式,单靠技术人员闭门造车是不行的。在系统规划与建设过程中,项目实施遇到了很大的压力。刚开始许多人不理解,甚至极力反对,项目失败的可能性也随之而来, 关键时刻协达项目培训工程师王烁加大培训力度,通过耐心的讲解和实际的演示,从根本上提高了员工对协同办公的认识。金士百员工经过规范化的表单流程操作和公告栏的实际应用,真正体会到协同办公带来的便利和效益,同时金士百股份有限公司总经理卢宪峰、财务副总监李亚芹力排众议,坚决支持,销售总监冯至大力推动,运作办经理崔平协调沟通,人力资源副总监梁建华积极倡导,人事部门经理张艳红全力配合,在双方共同努力下,办公自动化项目得以起死回生,保证了项目的成功实施。我们将该系统的第一期工作重点定位实现销售部和人力资源部及设备工程部办公所使用表单的电子审批,到目前为止,这些部门的表单都已经投入了使用,并取得了不错的效果,极大地提高了工作效率,办公人员不用拿着各种文件、申请、单据在各部门跑来跑去,等候审批、签字、盖章。有效地整合了内部资源,提升了整体效率,形成了内部统一的综合信息平台。

经过一周的实施和培训之后,金士百公司在信息技术处全体员工的共同努力下很快就全面应用了复旦协达的协同管理软件,在应用以来的半年时间里,CTOP协同系统已经成为金士百公司日常管理中不可缺少的一部分。技术改变应用,应用提高效率、创造创值,金士百公司的调度中心部门是协达协同OA与金士百IT技术成功结合的典型之一,在使用协达OA之前,销售部通常是通过传真将销售订单传送到调度中心,传真机自动接收,如果使用OA,按照目前软件的功能,只能让操作人员通过登陆OA,打开一个个订单,点击打印,才能逐一打印出来,每传来一张订单就得重复操作一遍,这样一来,大大占用了工作时间,增大了工作量,旺季时一天几百张订单,操作人员根本没有时间进行打印操作,金士百拥有专业的计算机人才,他们都具备很强的专业技术水平,很早就掌握了通过Internet共享打印机的方法,应用此方法成功实现了与协达OA的无缝衔接,销售人员不管是在办公室、家里、还是网吧,只要能上网的地方,通过登陆协达OA系统,利用此项技术就能把订单通过互联网传送到公司内指定的一台打印机上进行打印,操作和在本机进行打印一样简单、方便,调度中心这边也不需进行任何操作,只需把打印纸放好即可,速度、效果都比传真机好多了,成本大大降低。仅调度中心这样一个子部门,一个月由此节约的电话费、传真费、传真机与打印机耗材就达400多元。现在许多销售人员在节假日都是在家里通过协达OA开订单,以前个人家中在没有CTOP协同系统平台和打印机、传真机的情况下,是不可能实现的。

全面创新升级

协同效益显著
2009年5月22日,在协达工程师林文麟的耐心指导下,成功实现了软件第二次的版本升级,升级到了最新的1.5版本,主要对操作界面进行了进一步的美化,优化了系统结构,满足企业信息集成,同时增加一些新的功能满足办公管理的新要求,确保系统能稳定、可靠的运行。

衡量一个项目是否成功,只有通过实际应用才能体验出其价值,从半年多的系统运作效率上看,信息发布与获取比以前更实时;文件传送更快捷,维护更方便;工作更有序、规范,过程更透明,管理更科学,可视性、可监控性更高;减少了中间环节,优化了业务流程,强调过程控制和协调能力的改进,增强了整体协同能力。协达OA不仅提高了个人的办公效率,更重要的是可以实现群体协同工作,进一步实现了信息交流和工作的协调与合作。实现了群体的互相沟通、合作,促进了个人与部门、分公司、办事处与公司总部之间的上传下达和工作上的有效沟通。从员工满意程度上看,协达OA功能实用、易于掌握,界面友好,具有很好的亲和力;同时,员工更明确自己的工作职责和内容,比以往更能及时获取信息支持;提升了员工掌握先进信息技术的热情,调动了积极性,激发了参与意识;减少了出错率,降低了工作难度和强度,避免了无效和重复劳动,提高了员工的专业素质。从系统投资回报上看,销售部未使用协达OA系统前,要审批一个表单,先用计算机填好内容,然后用打印机打印出来,部门领导签完字后,再用传真机传到总公司或其它分公司,审批后,再传到下一个部门,有时一个表单需要反复传真许多次,且传真效果不清晰,办公成本很高。使用协达OA后。基本实现了无纸化办公,据粗略统计,每年由此节约的纸张、电话费、传真费、办公耗材达2万余元。更重要的是节约了时间成本。提高了整体工作效率,促进了管理进步,增强了整体的快速反应能力,信息化建设和应用水平有了新的飞跃。协达协同OA的应用还带了不可预期的各种长期隐性效益,也提供了未来进一步整体能力提升和效益增长的信息共享系统平台。

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