实施闭合循环的业务流程
在全面建设内部控制体系中,中国石化股份西南分公司工程技术研究院作了一些有深度、有价值的探索,以内控体系建设为契机,在总结石油天然气勘探开发管理实践经验的基础上,将内控体系建设与本院制度体系管理工作紧密结合起来,以制度建设完善内控体系,以内控体系推动制度建设,逐步建立起完善高效严密的内部控制体系。实践中结合自身实际施行了一些新颖、客观、有针对性的举措,注重执行过程中反馈的各种信息,举一反三主动发现问题并解决问题,使企业体系建设取得较好成效。
实施闭合循环的业务流程
业务流程是企业日常生产经营的基础,流程是否高效,关系到企业的生产经营效率。因此,首先对流程程序本身进行认真的检查,以确保企业流程系统这个复杂而封闭的循环系统,从起点到末梢畅通、闭合,没有断裂、梗阻、栓塞的地方,没有冗余和空缺的地方;其次,检查流程是否格式化、模板化,流程是否合理稳定,每一个节点的控制是否有效,是否可操作;最后,让各岗位员工就已形成的业务流程,充分地去熟悉、掌握、应用,各层领导也必须亲自进行检查督导。
实施科学严密的制度体系
在对流程进行梳理后,研究院通过加强制度体系建设来指导流程的控制内容,制定了《规章制度管理办法》等管理办法以规范规章制度的制定程序和涵盖内容,从而体现制度的科学严密。在执行中采取的是在清理修订的基础上,年初制定制度建设计划,由主管部门在汇总的基础上进行先期审查,下计划之前就对各项计划需要达到什么效果,实现什么目的,以及相互的衔接等提出要求,对可以整合的进行调整,对不符合规范要求的进行剔除,使制度建设从计划开始就充分体现有机、合理、科学、精练的要求。
在制度内容中充分体现和尊重人文关怀,结合实际,注重实施效果反馈与监督,充分保障有效的约束力。同时认真细致地做好流程描述和权限指引等多个控制文件内容与现行制度的有效衔接工作,确保体系设计合理和科学。
实施先进理念的监督管理
监督是内部控制的重要环节。研究院充分认识到,虽然流程和制度是固化的,监管必须要讲究原则性,但面对复杂多变的市场环境,更要讲求灵活性和创新性。因此,院里一方面进一步强化监管人员的职业道德建设,防止监管者办事不公,增强员工对流程和制度的忠诚和信任度,大力组织内控知识业务培训,提高监管者素质和监管力度;同时,努力倡导流程优化、简化,让业务流程执行者和监管者及时撇除不合时宜的制度,在执行中还总结出“按做的写,按写的做”八字方针,以体现实事求是的原则,最大限度地实现人与流程、人与制度的有机互动。
利用现代化技术手段实现管理信息化
企业信息化管理是内控体系建设的一个重要内容,内控建设就是通过企业流程再造,并借助先进信息技术手段的应用来有效控制企业经营风险、提高企业管理效率。因此在建设之初,研究院就注重建设数字化内控体系,无论是集中办公,还是门户网站建设、上下级信息传达,基础资料的电子化、档案台账的数据化、工作汇报与交流等等,基本实现了无纸化和即时化,极大地促进了自动化办公、计算机运用、多种存储载体的使用、各类专业软件的操作、信息网络平台等方面知识的推广和普及。
用先进信息技术取代落后管理手段,更多地依靠自动控制,是提高管理效率,摆脱不可靠不稳定的人工控制、降低企业经营风险、提高院内部控制水平的重要举措。这一理念也被引入到研究院信息系统总体控制和建设工作中。
创建以人为本的人本控制
良好的人力资源政策,对提高企业员工的素质,更好地贯彻和执行内部控制有很大的帮助。研究院在人力资源政策与实务方面重点抓好了以下几方面工作:使员工明确自己的责任及管理者对他们的期望;制定详细而又明确的职务晋升和工资晋升标准,使每位员工都明白他们应该努力的方向;“选才”时注意适才适能原则,即“最适原则”高于“最优原则”;“育才”时注意因材施教原则、实用原则和智力开发与思想素养培养并重原则;“用才”时坚持选贤任能、任人唯贤原则,做到量才录用、人尽其才;“留才”时特别重视员工心理环境的建设。
在内部控制中相互牵制是基础,协调配合是升华,因而,协调配合对人员素质的要求是很高的,内部控制是由人建立的,也要由人来行使,如果企业行使控制监督职能的人员在思想道德上、心理素质上、技能上和行为方式上未能达到实施内部控制的基本要求,对内部控制的程序和要求含混不清,连最基本的岗位责任也不能执行到位,那么,再谈协调配合显然已不能胜任。
加强内部控制的核心问题,是如何对行为主体“人”的控制问题,只有上下齐心,及时沟通,随时把握相关“人”的思想、动机和行为,才能把内部控制工作落到实处。在这个方面,院领导不但以身作则起表率作用,还要求各级管理干部及时掌握员工的思想状态,定期对重点岗位人员的思想和行为进行分析,消灭可能出现的问题苗头;同时从内控建设工作人员着手对全体员工开展职业道德教育和业务培训,2005年1~12月,院及所属单位就举办内控知识等各类培训10余次,接受培训的人员达170余人次,覆盖面达全院员工的100%。通过表彰先进和警示教育,从正反两方面加强职业道德等教育,增强员工自我约束能力;加强继续教育特别重视对业务能力差的员工进行基础知识培训,以提高工作技能,减少业务处理的技术错误。
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