实施科学的授权机制
权限指引和岗位描述是管理者实施科学的授权机制的重要途径。通过权限指引和岗位描述,明确了全院各级管理者在授权范围内行使的职权和承担的责任,也明确了业务经办人员在授权范围内办理的具体业务;既考虑到保证其经营决策的独立性和权威性,又考虑到了保证其经济行为的效益性和廉洁性,对各层管理者权力的度量进行了科学的界定和合理的授权。这样不但能保证经营决策有效运行,管理制度有效贯彻,还能保证权力制衡得以落实。
坚持正确的文化导向
研究院按照股份公司及西南分公司控制环境关注重点内容的要求,把“诚实、创新、业绩、和谐、安全”作为全院员工共同的价值观念,在全院范围内开展了“企业文化知识问答竞赛”,通过各种媒体进行企业文化宣传,努力在企业内培养出一种诚实守信、忠于职守、乐于助人、刻苦钻研、勤勉尽责的企业文化氛围。
结合内控体系关于职业道德建设的要求,提出了“遵守职业道德规范,创建优良企业文化”的口号,力求将员工的思想观念、思维方式、行为方式进行统一和融合,使员工自身价值的体现和企业发展目标的实现达到有机的结合,从而建立一种制度之外的激励约束体系,解决制度之外的约束问题。
加大宣传力度
内控体系的建设不仅是内控体系建设人员的职能,更是内控体系所涉及的每一岗位、每位员工均应明确的职责。因此,研究院十分重视对内控体系建设的宣传工作。通过宣传工作,让所有员工了解内控体系建设的意义,明确在本职工作中所赋予的内容。院里还通过多层次培训、向全体管理人员发放《内控知识手册》和组织参与“内控知识问答竞赛”等宣教育工作,让员工认识到参与内控工作不能仅停留于形式上完成上级布置的任务,还应该理解内控体系的实质涵义并掌握必要的控制知识,避免因内控知识缺乏造成控制缺失事件的发生。同时从观念上澄清内控体系建设仅是阶段性工作或临时性工作的误区。
正确处理内控部门相互关系
内部控制体系贯穿于经营活动的全过程,是一项系统工程。内控部门与其他职能部门相互独立,又存在部分工作重叠,这就要求各部门之间、人员之间相互配合、协调同步、紧密衔接,避免只管相互牵制而不顾办事效率的做法,作到既相互牵制,又相互协调,保证经营管理活动连续、有效地进行。
生产经营管理部门是内控体系的第一道防线。经营管理部门只有把内控作为本身的基本职责,才能实现有效的管理,营造良好的“控制环境”,使员工树立正确的价值观,遵守正常的职业道德,管理层又能够以恰当的管理风格和正确的激励机制,引导员工创造一种良好的控制文化。
制定合理和严格的规章制度,确立正确的目标和战略决策系统等,加强内控的必要环境、风险评估等要素的控制动态过程。这些控制业务显然是各级经营管理部门坚守的基本职责,包括设置和执行、内部岗位之间的相互牵制,以及部门之间的平衡制约等,并不断在日常工作中监督评审内控的整体效果。对内控过程出现的问题及时进行分析和研究,把重大缺陷和主要风险在第一道防线予以解决。
财会部门是内控体系的第二道防线。财会人员负责行使过程监督的重要职能。业务的每一项收付和债权债务的发生都会在账面上反映出来,这本身就是一种监督。会计人员在会计核算中保证这种反映的真实、准确和完整,并有责任以会计资料为依据,控制企业经济活动按预定计划目标进行,并报告所发现的违法违规的财务事件。
财务部门通过会计科目设置、账务汇总和财务报表分析,可以发现经营管理活动中的种种问题,促使企业遵守国家法律和政策,加强经济核算,改善经营管理,完善现代企业制度,提高经济效益。财会部门不仅要把第一道防线上遗漏的大量问题妥善解决,还要从管理会计的角度,在更深层次和更宽的范围内发现问题,解决问题,研究政策,预测风险,提供信息,成为化解风险的第二道防线。
内审监察部门是内控体系的第三道防线。内审监察部门对内控的再监督负有极其重要的责任,如果把内控的“监督评审”职能视为内控“宝塔”上的最高级的部分,那么内审监察工作就应该处于内控宝塔的尖顶部位。所谓“再监督”就是在前两道防线之后的第三道防线。其重要性在于内审监察部门的独立性和权威性,加上其组织系统的垂直性,赋予了该部门行使对内控进行再评价的特殊重要的职能。这种重要性主要表现在内审监察人员能够独立地按照管理者要求,将检查评价结果直接反映到管理层督促内审监察建议的落实。
在组织结构上,内审监察部门也属于控制环境和监督要素的一部分,其本身也需要对自身的各种内部和外部的风险进行评估,并相应采取认真的自我控制措施,在进行信息交流的同时加强自我检查和评价。内审监察部门只承担内控的检查评价的部分责任;与此同时,对内控的再监督又是内审监察部门义不容辞的重要职责。
布置内控任务的时候,应该区别企业的生产经营管理部门、财会部门和内审监察部门的不同职能;在执行中保持各职能部门的独立性。从而,明确内控与其相关性,推动内控体系建设和维护。
“正心、诚意、修身、齐家、治国、平天下”,可谓是一种“由内而外的美”。做人如是,做企业亦当如是。
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