昨天，我一朋友向我请教预付帐款业务在财务管理系统中如何处理。这些问题我在给客户实施财务管理系统项目的时候已经碰到过多次。今天我借这个机会，就把预付款这个业务流程做一下详细说明，给有需要的人提供参考。
具体业务描述如下：
现在企业的某个供应商A，要求企业进行预付款。预付款的比例为50%。现在企业向其下采购定单，金额为50万。为此，企业必须要先预付25万的货款。
现在财务系统主要要考虑如下问题。
一是预付款的比例。因为不同的供应商，可能预付款的比例是不同的。一个供应商是50%，另一个供应商可能是20%，也可能是100%。所以，系统的预付款比例不是定死的，而是需要根据用户的实际情况进行配置。特别的，应该在供应商级别上结合供应商付款条件，实现预付款比例的设置。同时，若跟采购系统结合的话，最好还能够在采购单的级别上进行配置。由于我现在讲的是一个单独的财务管理系统，所以，跟采购单结合我这里先略过不讲。
二是后续的冲消。在以后产生付款需求或者应收帐款的话，若这个供应商有过预付款记录的话，则在系统中要能够提醒用户，该供应商有预付款单据，是否需要跟现有的应付帐款进行冲销。这里要注意，在什么时候冲销的问题。根据用户的要求不同，冲销的时刻一般有两个时间点。一个是在生成应付帐款的时候就开始冲销;另外一个是在产生付款单的时候再进行冲销。具体在哪个时点进行冲销的话，由财务用户自己进行选择。一般的要求就是，这个冲销的时点进行确定之后，就不能再进行更改。我接触到的大部分客户都是选择在付款的时候进行冲销。
具体操作步骤说明如下：
第一步：采购提出预付款申请。
采购员在遇到需要预付款的时候，会提出预付款申请。因为财务管理系统是一个单独的系统，没有跟进销存系统进行结合。所以，这个预付款申请的话，需要采购手动提出。
一般采购员会填写一张预付款申请单，有相关领导签字确认以后，拿到财务，让财务人员付款。财务人员看到这张预付款申请单的时候，在系统中输入相关的单据内容，并进行付款。
在系统中操作的时候，要注意两个问题。
一是单据类型的选择。为了与其他正常付款进行区别，在财务管理系统中，一般为预付款业务设置了一个特殊的的单据，即“预付款单据”。这个单据跟其他单据的区别在于，系统在开立普通付款单的时候，会去查询这个预付款单据，看看有没有未结帐的预付款单，若有的话，则会提示用户。其实，从财务管理上来说，预付款跟其他付款也有一定的区别。因为预付款是其他的资产，而不是负债。所以，无论从实际操作上来考虑，还是从财务理论上来说，把两者进行分开都是非常有必要的。有些财务管理系统，在单据上不做区别，但是，会有一个付款类型字段来进行分类。道理也是一样的。
二是最好在注明具体的采购定单号。因为财务管理系统没有跟其他的系统相关联，所以，预付款单只能够财务部门自己开立。在这开立的过程中，要注意写明具体的采购定单号码。这主要是为了后续冲销作业的方便。因为我们在冲销的过程中，一般都是要对应到具体的采购定单上，而不是只要供应商对，什么采购定单都可以冲销的。若我们在这里注明采购定单的话，那在冲销业务的时候，就可以一目了然的知道，这张预付款单是针对哪张采购单的。用户在选择的时候，就会非常的方便。
最后，我们还要注意一点，就是这张预付款单据的冲销状态。刚开立预付款单据的时候，这张单据的冲销状态显示为“未冲销”。这个字段一般不能手工维护，而是根据下面的冲销业务进行自动的更新。
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