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在当前这个信息化社会中，电子邮件已成为商务工作中不可或缺的沟通工具，“邮箱”更是成为企业办公的必要装备。然而，在选择邮箱时，是采用自建邮局，还是使用专业邮箱服务商提供的邮箱服务（即外包邮箱）？这是摆在企业面前的新选择。
大前提:为什么要用企业邮箱？
无论是新组建的、小型的企业还是有着悠久历史、集团型的大规模企业，他们的日常运作中都少不了这项工具--企业邮箱。
中国企业500强之一、江苏省省级重点企业集团--江苏开元国际集团就是一个大型集团公司应用企业邮箱的典范。2000年2月17日， 江苏省人民政府正式下文同意以江苏省轻工业品进出口集团股份有限公司、江苏省纺织品进出口集团股份有限公司、江苏省畜产进出口集团股份有限公司为基础，组建国有独资性质的江苏开元国际集团及集团有限公司，并以此为核心组建江苏开元国际集团。
从2000年成立到2007年，进出口额、营业收入、总资产、净利润等各项指标都实现了翻两番。进出口贸易的稳健发展为开元打开了进入新产业之门。同时，开元集团充分发挥多年国际贸易积累的优势，积极实施“走出去”战略，在尼日利亚等地投资建设海外生产销售基地，并努力促进江苏省相关产业过剩产能的转移。2007年3月，集团在尼日利亚建立了以家电组装产业为龙头，带动轻工、机电、交通工具、包装材料等相关产业集聚的开元尼日利亚工业园。目前，该公司有近700个企业邮箱维持着公司的日常业务往来。
其IT负责人告诉记者，使用企业邮箱，会给企业带来如下的好处:首先，所有员工的邮箱均为“name@skyrungrp.com”形式，有助于树立整齐有序的企业形象；其次，当业务联系对象收到一封企业邮件时，可根据来信域名即时查询企业官方网站，便于企业在日常通信中宣传企业自己的品牌；第三，员工离职时，企业邮箱可以顺理成章地收回，所有业务联系、资料将得以保留，便于业务顺利延续并移交给继任者；若日常工作使用个人邮箱，员工离职时不会上缴公司，相关资料不能收回管理，很多客户和业务关系可能随着员工的个人邮箱被一起带走，造成资源损失；第四，企业邮箱的系统管理解决了企业信息的安全性问题，可以有效避免重要信息的外泄。“企业的重要信息或数据泄露将会给企业带来难以想象的损失，因此，邮箱的安全性是所有企业都非常重视的。”该负责人表示。
台商投资的企业同样如此。成立于1997年的昆山六二丰塑胶电子有限公司也采用了企业邮箱服务。该公司主要经营模具开发、各类塑料制品射出、自动喷漆、移印、网印、牙线棒、牙间刷、牙刷等。公司网络管理员赫先生说:“统一使用企业邮箱，企业可以方便地对工作邮件备份、监控、管理，防止邮件意外丢失；企业邮箱可方便地自行管理，可自由命名、分配容量、自行群发、分组、修改密码、设定功能限制等，这些都是个人邮箱无法比拟的；同时，企业邮箱的群组等功能，提高了工作效率，增进内部沟通和协同办公能力。”
事实上，中国目前有5000多万家各种各样的企业，都与开元集团和昆山六二丰公司一样，认识到企业邮箱已经成为与外界开展商务活动的必备工具。
据iResearch艾瑞咨询公司2008年4月的市场调研报告数据显示，2008年1季度，中国的企业邮箱市场规模达到了6500万元人民币，预测2009年，市场规模将达到3.3亿元人民币。企业邮件市场规模每年的增速为30%左右，增长幅度稳健。
艾瑞咨询公司预测，未来5年内，全球平均每天的企业邮箱中的邮件量将远超个人邮箱用户的信息量。截至2007年底，全球企业用户邮件量达到了730亿封/天，个人用户信息量只占企业用户信息量的58.9%；预计接下来几年将以平均每年20%左右的速度增长，到2011年，企业邮箱用户的平均邮件量将达到1645亿封/天。
选择题:自建还是外包？
企业邮箱数量的快速增长给企业带来的一道新的选择题:是采用自建邮箱，还是将邮箱外包给专业的邮件服务公司？
在企业邮箱发展初期，实力雄厚、规模庞大的大企业一般采用自建邮局系统。但是，自建邮局投入非常高，因为自建邮局系统无论是放在自己的机房还是托管于电信机房，都需要以下费用:一次性建设费用（邮件系统服务器、软件购买及开发费用、存储设备和备份设备、反垃圾网关、硬件防火墙、网络交换设备、数据库及操作系统），长期运行维护费用（带宽费用、人力维护成本、杀病毒服务费用、软硬件升级维护费）。总体来看，建设一个标准可用的内部邮局系统，初期的投资最基本的需要30万元，年度费用则根据企业自身系统情况不定。
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