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随着企业规模发展壮大，人员和分支机构增多，也不可避免的产生了许多“成长的烦恼”，比如：企业管理问题、沟通问题、效率问题、成本浪费问题等。其实只要提高了沟通效率，管理者就可以更及时的发布决策信息，执行者就可以更迅速执行决策抢占商机，最终带来的是更多的利润和市场占有率。
沟通在企业运营中占据非常重要的地位，传统的远程沟通方式无非采用电话联系或者出差两种。电话会议虽然可以及时迅速的沟通，但因其具有不可视的局限性，遇到需要边展示产品和资料边沟通的情况就不得不派人出差。往往为了参加一个小时的会议需要花费2天以上的外出行程，伴随产生的是高额的差旅费用，增加了企业的运营成本。虽然频繁的出差也能解决大部分问题，但极大的延长了决策周期，在残酷的商场，落后竞争对手一秒可能损失的就不仅仅只是金钱了。如何提高沟通质量与效率成了企业领导者必须考虑的事情。
针对企业的沟通难题，视频会议系统应需而生，国内外各大厂商都推出了自己的视频会议系统。视频会议与传统的电话会议相比优势明显，视频会议能提供直接、全面的视频、音频环境，在沟通交流方面互动性更强一些。召开视频会议不仅可以听到发言者的声音，还可以清楚的看见他的表情、动作，带来真实直观的交流体验。共享文件资料功能可以同步显示照片、PPT、文档、影音文件，让远程教育和培训真正成为现实。视频会议系统不仅方便企业随时召开内部会议、技术交流，还可以帮助企业解决异地培训、异地招聘等难题。它使远距离沟通变得更为频繁、效率更高更为高效，从而深刻地影响企业的运行模式、缩短决策时间、同时提高组织内部的协同力和竞争力。
视频会议的优势
视频会议系统是利用专网或公众互联网来实现的虚拟会议，使在地理上分散的用户可以共聚一处，通过图形、声音等多种方式交流信息，支持人们远距离进行实时信息交流与共享、开展协同工作的应用系统。
视频会议系统在企业中的普遍应用模式包括以下几种：
首先，用于企业内部沟通。分布在不同地域的企业分支机构，借助视频会议系统就可以随时随地与总公司进行沟通，不需要浪费时间在旅途上，为企业缩短了决策时间，提高了公司的运作效率。
其二，向公众和目标客户进行产品的可视化推广，增强直观性。俗话说“眼见为实”，通过展示产品，让客户直观的看到产品的外观，工作状态，性能等，比只是拿出几组数据更有说服力。
其三，与非本地客户进行可视化的互动交流，增强真实感。以往与异地客户沟通需要相关人员多次往返两个城市，费时费力。采用视频会议系统就像面对面交流一样，可以及时了解客户需求。
其四，对分支机构企业员工进行在岗培训。企业规模的日益扩大，机构的日益分散，让员工的业务培训和思想工作变得困难重重，集中式培训耗费大量的资金和时间。视频会议系统将帮助企业建立基于互联网络的培训教室，让远在天边的老师与学生面对面的交流和沟通，实现企业远程教育和培训的梦想。
其五，对公司自身或客户进行远程可视化技术支持和维护。通过视频会议软件系统可得到技术人员“面对面”的讲解，有效而快速的解决遇到的问题，大幅度的提高客户对企业的信任和满意程度。
其六，视频会议系统可用于可视化招聘。企业相关人员赴异地招聘不仅费时费力，还往往因为招聘负责人精力有限只能前往几个城市，错过更多地方的英才。有了视频会议系统，求职者可以在当地的分支机构连线总部，直接“面对面”交流，节约了双方的时间，并为公司招徕更多人才。
视频会议技术的诞生，彻底打破了传统的会议模式，对于那些会议频繁的公司和个人来说，这种先进的会议方式，使他们不再长年东奔西走，节约差旅费用，减少旅途消耗，同时提高了信息传达速度，就等于提高工作效率。随时随地的沟通，使人们更有效的交流，因为可视化的交流是最自然的交流方式。
据分析，一家年营业额在2000万的企业，每年花费在差旅上的费用就占了15%，大约是300万元。使用视频会议系统后，可节约近50%，每年的差旅费降低到100-150万元。而构建一套总部1个结点，10个分支结点的视频会议系统，费用仅为几十万元，不到一年便可收回成本。节约差旅费和通讯费只是视频会议系统最直观的优点，相比于因效率提升而带来的经济效益增长简直微不足道。
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选择最适合的视频会议系统
视频会议系统与硬件、软件、网络密切相关，每家企业实际情况不一样，所需的视频会议系统也不尽相同，应综合分析并与厂商多交流，选择最适合的视频会议系统。
按网络平台划分，视频会议系统可分为基于专网的视频会议系统、基于混网和Internet公网的视频会议系统两大类。按构建方式划分，视频会议系统可分为软件视频会议和硬件视频会议两种，一般视频会议系统主要包扩MCU多点控制器会议室终端PC桌面型终端电话接入网关(PSTNGateway)Gatekeeper(网闸)等几个部分。按会议质量划分，又有标清视频会议系统和高清视频会议系统两类。
铺设专网虽然可以保证会议质量，但是投入成本高出许多，对发展中的中小企业来说并不适合。事实上，目前互联网已经发展得非常好了，即使是便宜的ADSL线路也能够提供384Kbps以上的带宽，这样的带宽完全能够满足视频会议清晰、流畅的应用效果。因此，一般情况下选择公众互联网足矣。
采用基于PC的纯软件解决方案虽然会议软件本身费用不高，但每个会议室还要配专用PC、单独的视音频采集设备（如USB摄像头、耳麦）以及操作系统等相关基础软件，再加上安装、维护等方面的开销，综合起来，其成本其实并不低。而纯硬件解决方案不仅可以实现高品质的会议效果，而且可以通过高集成度的一体化终端设备完成所有功能，无需另配其他硬件和软件设施，即插即用、使用简单、无需维护，因此其综合成本反而比纯软件的便宜。总体来说，纯软件更适合个人办公部署（基于现有办公PC），纯硬件则适合会议室部署。
2007年标清视频会议仍是市场主流，占据了93.60%的市场份额，而代表未来技术升级趋势的高清视频会议仅占6.40%的市场份额。高清视频会议系统优势表现在以下几个方面：高分辨率格式所具备的更高的像素数可以提升画面质量，使大屏幕上的画面显得更清晰、流畅；流畅清晰的视频质量、高品质的音效能够提升与会者的参会体验，帮助与会者专注于会议本身的内容；同时，高清晰度的画面能够使得超大屏幕的图像同样具有清晰的视频图像，从而让更多的与会者出现在画面中，使得更多的与会者参加会议；高清晰度带来的高分辨率图像，能够清晰地显示细节内容，尤其是在图形操作（如设计图纸、动画的讨论、地形图等），对于依赖于视觉进行沟通的异地人员来讲，有极大的好处。与标清视频会议系统相比，成本较高，对网络要求也更高。
企业应该综合分析公司的实际需求，包括投入成本、网络带宽、设备管理等，选择最适合自己的视频会议系统。
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