针对沟通难题 视频会议助力企业腾飞

互联网 | 编辑: 邹震 2008-11-11 14:30:00转载 一键看全文

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 随着企业规模发展壮大,人员和分支机构增多,也不可避免的产生了许多“成长的烦恼”,比如:企业管理问题、沟通问题、效率问题、成本浪费问题等。其实只要提高了沟通效率,管理者就可以更及时的发布决策信息,执行者就可以更迅速执行决策抢占商机,最终带来的是更多的利润和市场占有率。

    沟通在企业运营中占据非常重要的地位,传统的远程沟通方式无非采用电话联系或者出差两种。电话会议虽然可以及时迅速的沟通,但因其具有不可视的局限性,遇到需要边展示产品和资料边沟通的情况就不得不派人出差。往往为了参加一个小时的会议需要花费2天以上的外出行程,伴随产生的是高额的差旅费用,增加了企业的运营成本。虽然频繁的出差也能解决大部分问题,但极大的延长了决策周期,在残酷的商场,落后竞争对手一秒可能损失的就不仅仅只是金钱了。如何提高沟通质量与效率成了企业领导者必须考虑的事情。

    针对企业的沟通难题,视频会议系统应需而生,国内外各大厂商都推出了自己的视频会议系统。视频会议与传统的电话会议相比优势明显,视频会议能提供直接、全面的视频、音频环境,在沟通交流方面互动性更强一些。召开视频会议不仅可以听到发言者的声音,还可以清楚的看见他的表情、动作,带来真实直观的交流体验。共享文件资料功能可以同步显示照片、PPT、文档、影音文件,让远程教育和培训真正成为现实。视频会议系统不仅方便企业随时召开内部会议、技术交流,还可以帮助企业解决异地培训、异地招聘等难题。它使远距离沟通变得更为频繁、效率更高更为高效,从而深刻地影响企业的运行模式、缩短决策时间、同时提高组织内部的协同力和竞争力。

视频会议的优势

    视频会议系统是利用专网或公众互联网来实现的虚拟会议,使在地理上分散的用户可以共聚一处,通过图形、声音等多种方式交流信息,支持人们远距离进行实时信息交流与共享、开展协同工作的应用系统。

    视频会议系统在企业中的普遍应用模式包括以下几种:

    首先,用于企业内部沟通。分布在不同地域的企业分支机构,借助视频会议系统就可以随时随地与总公司进行沟通,不需要浪费时间在旅途上,为企业缩短了决策时间,提高了公司的运作效率。

    其二,向公众和目标客户进行产品的可视化推广,增强直观性。俗话说“眼见为实”,通过展示产品,让客户直观的看到产品的外观,工作状态,性能等,比只是拿出几组数据更有说服力。

    其三,与非本地客户进行可视化的互动交流,增强真实感。以往与异地客户沟通需要相关人员多次往返两个城市,费时费力。采用视频会议系统就像面对面交流一样,可以及时了解客户需求。

    其四,对分支机构企业员工进行在岗培训。企业规模的日益扩大,机构的日益分散,让员工的业务培训和思想工作变得困难重重,集中式培训耗费大量的资金和时间。视频会议系统将帮助企业建立基于互联网络的培训教室,让远在天边的老师与学生面对面的交流和沟通,实现企业远程教育和培训的梦想。

    其五,对公司自身或客户进行远程可视化技术支持和维护。通过视频会议软件系统可得到技术人员“面对面”的讲解,有效而快速的解决遇到的问题,大幅度的提高客户对企业的信任和满意程度。

    其六,视频会议系统可用于可视化招聘。企业相关人员赴异地招聘不仅费时费力,还往往因为招聘负责人精力有限只能前往几个城市,错过更多地方的英才。有了视频会议系统,求职者可以在当地的分支机构连线总部,直接“面对面”交流,节约了双方的时间,并为公司招徕更多人才。

    视频会议技术的诞生,彻底打破了传统的会议模式,对于那些会议频繁的公司和个人来说,这种先进的会议方式,使他们不再长年东奔西走,节约差旅费用,减少旅途消耗,同时提高了信息传达速度,就等于提高工作效率。随时随地的沟通,使人们更有效的交流,因为可视化的交流是最自然的交流方式。

    据分析,一家年营业额在2000万的企业,每年花费在差旅上的费用就占了15%,大约是300万元。使用视频会议系统后,可节约近50%,每年的差旅费降低到100-150万元。而构建一套总部1个结点,10个分支结点的视频会议系统,费用仅为几十万元,不到一年便可收回成本。节约差旅费和通讯费只是视频会议系统最直观的优点,相比于因效率提升而带来的经济效益增长简直微不足道。

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