添加超链接及使用设置
四、添加超链接
现在只要依次为每个月份下的文件添加超链接（链接到文件的源位置），以后只要在文档结构图中单击相应的项目，就可以快速定位到该目录中的具体文件，按住Ctrl键并单击即可打开相应文档。为了更快捷添加超链接，先用鼠标依次选中“一月”下的所有文件，右击选择“项目符号和编号”，选择“编号”下的“1.、2.、3.”，重复上面操作再次选择“编号/无”，这样可以删除原来文件前的日期数值。现在用鼠标选中具体文件名如本例中的“web2pop.doc”，右击选择“复制”，接着选择“超链接”，在弹出的“添加超链接”窗口定位到“d:mydocument稿件”，然后按下Ctrl+V粘贴“web2pop.doc”到地址栏即可完成添加工作。添加下一个文件的超链接时，可单击地址栏的下拉列表选择“d:mydocument稿件”，然后按下Ctrl+V粘贴可以加快操作速度。依次完成所有文件的超链接操作（如图3）。
图3
完成所有操作后，可以重新为文件编号，这样可以清楚地看到每个月我们稿件的产量，便于统计与管理。
五、使用
所有的设置均以完毕，如何使用呢？比如现在笔者要找2004年8月份的稿件“你的发型我设计.doc”一文，只要在文档结构图单击“八月”将其展开，选中文件后快速定位到“你的发型我设计.doc”，按住Ctrl键并单击即可打开文档，操作快捷而又方便（如图4）。
图4
上述方法可以用来管理任意文档，如可以为保存下载文件的文件夹制作“文档结构图”，添加超链接后就可以直接在Word里快速打开（或查找）已经下载到的文件。
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