躲开他人视线
躲开他人视线
现在我们可以开始安心编辑文件了，但是办公室里面人来人往，我们不希望别人看到自己正在编辑的文档，那该怎么办？如果直接关掉Word等会还要重新打开编辑的文档，对已经设置了“不显示最近使用文件”的用户来说，要是目录很深，那可惨了。其实有一种简单的办法：首先用“Ctrl＋A”选中全文，再用工具栏中的“字体颜色”按钮将字体设置为白色。如果嫌步骤太多，可以自己录制一条宏命令：选择“工具/宏/录制新宏”命令，在弹出的对话框中输入宏名，按下将宏指定到键盘的按钮，在弹出的对话框中指定执行这个宏所使用的快捷键组合(注：可以任意选择，但不要和已有的快捷键组合冲突)。等别人走开以后，我们再按下Ctrl＋Z组合键即可。
给文档设置密码
漫长的文字录入工作终于完成了，如果不希望那些未经授权的用户使用你的保存文件，就应该给它设置密码。打开“文件/另存为”选择窗口中“工具”按钮下的“常规选项”，在密码栏中输入密码，确认输入后即可（图2）。这里要说明的是，Word提供了两种类型的密码用于文件保护，打开权限密码，限制未经授权的用户打开文档；修改权限密码，限制未经授权的用户对文档作修改，没有修改权限密码的用户只能以只读方式打开文档，这两种密码是相互独立的，可以根据自己的需要分别设定。密码的最大长度为15个字符，并区分字母大小写。另外，选中“建议以只读方式打开文档”选项，这样文档被打开前会出现建议用户以只读方式打开的提示，如果我们选择“否”不接受建议，文档仍以常规方式打开。需要提醒大家，别以为加了密码就万事OK了，对许多破解Office文档密码的软件来说，长度太短或较有规律的Office文档密码可以说不堪一击。所以，真正需要加密的重要文档，我们还需多加留心，尽量使用数字、字母大小写混合加密。
图2
加密后的小措施
即使文档已经进行过加密保护，我只要动动鼠标，仍然可以了解你的文档的一些内容。用鼠标右击文档，在弹出菜单中选择“属性”，可在“摘要”选项卡的标题项中看到文档的部分正文内容。这是为什么呢？
原来很多人习惯在编辑一个新文档的时候先直接输入正文，然后再给文档起标题。这样一来，Word就会自动将正文的前几十个字作为文档摘要信息保存下来。所以为了使自己的隐私得到更好的保护，我们要养成首先输入文章标题或是及时手工更改标题的习惯。如果你不想让别人知道你的一些用户信息，还应在“工具/选项”中的“用户信息”选项卡里做一些修改工作，包括“用户姓名”、“姓名缩写”、“通讯地址”等。
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