Outlook提供了许多自动化日常工作的便捷工具，其中部分工具还可以进一步定制。本文要介绍的就是如何定制模板和窗体，简化邮件和便签相关的操作。
模板应用技巧二
四、便签与模板
模板不仅适用于email，而且还可以用于其它Outlook项目，如便签。Outlook便签是一种非常方便的工具，它不仅可以在Outlook内部使用，而且可以放到桌面、任务栏或Office快捷工具栏上。放在桌面上的便签以一种特殊的格式保存，无需启动Outlook就可以查看。输入便签内容时，第一行自动成为便签的标题，因此应当尽量保证第一行内容简洁明了。便签编辑界面没有常见的“文件”菜单，输入完便签的内容后，点击关闭按钮就保存了修改后的内容。
如果你经常用便签来保存特定类型的信息，可以通过创建便签模板来简化这类任务。首先创建一个新的便签，输入该类便签总是(或经常)出现的内容。然后，点击便签编辑窗口左上角的图标，从菜单选择“另存为”。从“保存类型”列表框选择“Outlook模板”，指定模板的名称，最后点击“保存”。
使用定制的便签模板时，可以按照使用email模板的方式选择菜单“文件/新建/选择窗体”，或者，如果模板的快捷方式已经放入Outlook面板，只需点击该模板的快捷方式。另外，还可把便签模板文件的快捷方式放到桌面上，然后点击桌面上的快捷方式创建新便签，使用这种方法的好处是创建新便签不需要启动Outlook。
五、设置自动应答
如果你经常收到一些只需作出“标准化”应答的邮件，可以利用Outlook的自动应答功能，免去手工回复邮件之劳。要使用自动应答，首先要设置邮件规则，挑选出那些需要自动应答的邮件。另外，还要把默认的邮件格式设置为文本。设置该选项的方法是：选择菜单“工具/选项”，选择“邮件格式”选项卡，从“以该邮件格式撰写”列表框选择“纯文本”。
假设要为某个特定帐户接收的所有邮件设置自动应答规则。在Outlook 2002中，选择菜单“工具/规则向导”，点击“新建”。选择“由空白规则开始”以及“邮件到达时检查”，点击“下一步”继续。在“想要检查何种条件中”，选中“通过指定帐户”，在下面的“规则说明”区域，点击“指定”链接，选择该规则适用的帐户，点击“确定”，再点击“下一步”。
从“如何处理该邮件”列表框，选择“用特定模板答复”，从下面的“规则说明”区域，点击“特定模板”链接，找到应答模板并确定。点击“下一步”两次，指定规则的名称，点击“结束”。点击“确定”两次完成设置。
六、创建定制窗体
学习创建定制窗体最好从编辑现有窗体开始。首先，在Outlook 2002中选择菜单“工具/窗体/设计窗体”，从标准窗体库选择“邮件”，点击“打开”。这就以设计模式打开了邮件窗体。这个窗体包含两个不同的区域：创建邮件的界面，即以设计模式打开窗体后首先看到的界面，称为“撰写页”；另一个区域就是接收者阅读邮件时看到的界面，称为“阅读页”。
如果要切换当前显示的页，选择菜单“窗体/编辑撰写页”或“窗体/编辑阅读页”。下面我们来做一个简单的试验。在打开阅读页的状态下，点击邮件正文区域，从左边边界调整正文区域的大小。在调整边界线后留出的空白位置上添加一些文字：首先选择菜单“窗体/控件工具箱”，点击工具箱上的“标签”按钮(大写的“A”)，再点击空白区域把标签放到适当的位置；右击窗体上的新标签，选择菜单“属性”。在标题栏输入“！机密！”，如必要，还可以调整字体颜色等属性。
完成后，选择“属性”选项卡，启用“将项目与窗体定义一同保存”。该选项确保窗体与email一起发送，保证收件人看到的邮件与发件人的设计意图完全一致。
最后要做的是发布窗体。选择菜单“工具/窗体/将窗体发布为”，选择发布目标位置(本例我们使用收件箱)，输入显示名称和窗体名称，例如“机密邮件”和“secretForm”，点击“发布”按钮。接下来就可以用该自定义窗体创建邮件。在文件夹列表中选择收件箱，从动作菜单选择“新建机密邮件”。在本例中，编辑邮件的界面与标准界面一样，但收件人看到的将是经过定制的阅读页。如果要测试自定义窗体，用该窗体给自己发个邮件吧。
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