9、基础数据的准备
ERP系统的运行依赖数据的准确、及时和完备。可以说数据准备工作是整个系统实施过程中头绪最多、工作量最大、耗时最长、涉及面最广、最容易犯错误且错误代价极大的一项工作。所以一定要提早进行并认真对待。
基础资料准备过程就是把企业的管理方针政策、规章制度从文本转换成数据的过程。要求数据规范、完整、准确、及时。规范就是按照ERP哲理对企业的数据进行收集、分析、处理;完整是收集、整理的数据必须满足系统运行要求,不能缺少,那么这些数据有体现企业制造资源各种信息;准确就是要求吻合系统要求也体现企业运作要求,否则“输进来是垃圾,输出来也是垃圾”。在项目实施过程中很有这样一句话:“三分技术、七分管理、十二分数据”,这样强调数据就是个原因。所以说,数据准备是系统实施过程中最直接最具体、最关键、任务最繁重的一节,就是基础数据的准备。
10、关于报表的问题
报表是很头痛的问题,因为纸张大小,排列组合,千奇百怪,所以收集分析,最后决定是否取消,合并,都很花工夫,之后开发费用高昂,ERP精神是利用荧幕即时查看资料并且经由产生的汇总资料逐层推展查出原始数据,因此报表除非是要向国家政府申报数据,否则应该尽量废止而采用标准分析格式。
11、培训工作
培训是成功实施ERP系统的重要因素。ERP培训有两个重要目的:一是增加人们对ERP相关知识的了解;二是规范管理人员的行为方式。通过培训要使用户的各级管理人员不仅要明确什么是ERP,它的实施将给企业带来那些变化,并明确实施ERP后各个岗位的人员如何进行新的工作方式。培训将采用授课和现场培训的方式进行,将对ERP理论、ERP软件系统功能、使用操作、数据采集等方面的内容进行不同层次的培训。通过培训使下列人员达到如下目标:
●决策人员:要贯穿企业发展目标和新的管理思想及管理理念,以建立现代企业制度,适应企业市场经济发展的需要和信息化发展的需要为前提;
●管理层:让他们形成共识,理解为什么要实施ERP,为什么ERP是管理改造项目,离不开各级领导的支持和业务人员的配合,并使他们对ERP有一个正确的理解和预期,对项目前景充满信心;
●技术人员:了解 ERP原理,理解系统中产品结构的组成和作用;会运用计算机熟练地输入、查询、修改产品的组成等。
●生产管理人员:懂得ERP运行原理,会操作菜单查询工单状态,熟悉工作规范,对工单从领料到加工、汇报整个过程清楚,对缺料、拖期工单了解原因,并能进行处理。
●数据维护人员:理解自己维护的基础数据在系统中的来源和用途,能熟练操作菜单进行数据维护。
●系统管理人员:要让其参与开发的全过程,深刻理解ERP运行原理和各模块间的关系,能够为各业务部门提供咨询与培训,并能对系统进行管理、更新和日常维护。
●操作员:对ERP的基本概念和原理有一定了解;会正确使用菜单上的功能进行数据输入;熟悉数据输入的具体注意事项和规定;熟练地操作计算机。
●其他管理人员:根据自己的业务和权限,熟练操作菜单。
由此可见,培训是一个全员参与的过程,而不只是对某一部分人员的问题。
12、人机并行时间不宜过长
ERP系统实施过程中,并行时间越短,ERP项目的成功率就越大。有几个方面原因:
1) 并行时期,工作量是很大的,时间长了,业务人员都干疲了,甚至会对ERP系统产生反感情绪。
2) 并行时期业务部门一般都是先做旧系统的,再做ERP系统,这时他们并没习惯看ERP系统的数据,而仍是以旧系统数据为准,所以ERP系统的数据有可能得不到及时跟踪,时间长了,ERP系统数据的垃圾会越来越多,甚至变成了一套无用的系统。
3) 并行时期,为核对ERP系统余额与旧系统余额,必须指定截数点,将业务停下来进行核对。当出现差异时还需调整,这是要花费一定的时间的,所以每月都会有补数、入数的过程,相当于经常要将多天的工作压在一、两天内补做完成,如果月月如此,业务人员会很累的。
13、建立完善的规章制度和操作规程
ERP系统实施后,必须建立完善的规章制度和操作规程,这是系统不停顿运行的重要保证,没有制度的约束,业务的规范化,网络安全性、数据安全性以及数据的正确性就得不到保证,ERP系统的建设就达不到预期的目的,必然导致系统的瘫痪。
完善ERP需要改变原有的管理规则与制度,建立新的面向企业过程的业务流程,这些新的规则与制度包括:
⑴业务流程规则与制度;
⑵系统运行规则与制度;
⑶系统维护规则与制度。
实施ERP系统是一项深刻的管理革命,为了巩固改革的成果,必须用书面文件形式把新的业务流程明白无误地昭示于众,即制定工作规程与准则让全体员工严格照此执行。工作规程与准则说明每一项业务流程的目的要求,通过那些部门或岗位,由什么人在什么时间执行,运行系统的什么指令,遇到例外情况应按照什么原则处理等等。规程之后应附有各种表格、单据,这是管理规范化的保证。通过工作规程的制定,保证整个系统有条不紊的运行。
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