协同工作与信息交流是关键
大庆油田采油二厂是一所大型石油单位，年产原油近千万吨。随着采油厂不断发展壮大，管理水平也不断地趋向优化。但是，面对繁重的办公事务，如何提高办公效率，并利用各种资源为领导的决策带来准确无误、快捷详尽的数据信息，成为大庆采油二厂进一步发展的重要课题。为此，采油二厂把企业信息化提上了日程，采取现代管理模式和管理方法，运用科学的管理工具和管理手段，依托信息化来提高日常办公和管理效率。
油田作业的最大特点在于，各采油队的作业区总是松散分布在总部周围，通常距离较远；而下属各部门如油建、运输等等，往往也与总部不在一起办公。因此，要提高日常办公和管理的效率，关键是要解决好总部与各采油队、总部与各部门、采油队与各部门之间的协同工作、信息交流问题。因此，大庆油田采油二厂的信息化系统就必须具备以下功能：
可以实现跨组织、跨地域的协同办公功能；
良好的平台扩展功能，能够实现与其他平台的对接和业务模块升级更新，可以与公司业务系统逐渐衔接；
有灵活、方便的公文模板定制能力，能够处理诸如公司通告、办公室收/发文、通知、公函、会议纪要、签报、报告在内的各种公文；
良好的图形化窗口用户操作界面，支持鼠标操作，可操作性强。而且操作界面应简洁、直观，有利于简化操作，并提高操作效率。
具备完整的操作权限管理办法，具备良好的安全性、可靠性，在公共网络上能够达到类似于专用网络的效果。
良好的综合拥有成本和维护使用成本。
协同解决之道
基于上述特点和要求，大庆采油二厂的信息化办公系统的重点就是要实现跨组织、跨网络的协同办公管理，解决可升级更新问题，延长系统的使用周期，增大投资的利用率。为此，大庆采油二厂选择了业界领先的协同软件提供商——北京点击科技有限公司的竞开（Geneking）协同办公系统。该系统主要从协作办公与公文流转系统两方面来构建大庆采油二厂的协同办公系统。
协作办公
针对大庆采油二厂中某项目、部门或者其它任意组织的成员，甚至是一个虚拟组织，需要系统提供简单方便的信息交流与协作环境。用户可创建多个协作区，组织协作内容，自主决定成员结构，控制访问权限。在其中用户可以随时随地召开网络会议，共享文档资料，安排项目组日程，交换名片，交流思想，实现远程同步操作等，从而实现大庆采油二厂的团队成员之间的灵活高效的业务协同与群组互动。
公文流转系统
大庆采油二厂在日常办公与协作过程中，经常会遇到公文传阅、文件上报、合同审批、报告请示等与工作流程相关的信息管理工作，在集中办公情况下，这些处理都是比较容易完成的，但是在领导或组织成员出差等情形，需要远程办公的情况下，如何保证公文传送的及时性、准确性与安全性，是一个突出的问题。
竞开（Geneking）协同办公系统提供了工作流管理系统，该系统可以方便地编辑各种工作流程，快速进行角色、人员、部门与流程的定制，方便灵活地定制出适合各个企业的工作流程，实现在网络环境下的公文发起、流转、审核、批注、跟踪、存盘等功能，真正实现远程化、无纸化办公。公文流转的过程中，除了使用数字签名与认证技术进行安全控制以外，配合手写板等设备，还可以保留审批者的笔迹或批注，支持手写签名、图章签名等多种签名方式，与传统的工作习惯保持一致。
竞开（Geneking）协同办公系统，实现了大庆采油二厂依托信息化进行科学管理、提高日常办公和管理效率的原定目标，为采油二厂今后的良性发展奠定了良好的基础。
实时沟通 协作无碍
点击科技的竞开（Geneking）协同办公系统投入应用后，有效地解决了大庆采油二厂各职能部门实际工作中的沟通、协作问题，满足了部门人员之间工作、沟通的需求，为采油二厂提供了一个高度互动、个性化的工作环境，同时在领导与工作人员之间、部门之间建立起一座及时、快速的沟通桥梁。
通过竞开（Geneking）协同办公系统，二厂领导能够随时了解工作人员的工作进度，听取人员汇报，安排工作日程，获取工作相关资料，做出科学民主的决策等；工作人员能够及时了解相关工作积累的经验教训，在第一时间对问题进行正确的反馈，确保工作任务的顺利进行。
该系统还具有良好的网络适应性，能够适应不同的网络环境。二厂各职能部门与各采油队之间，可以方便的通过各种网络连接方式与相关人员进行交流；有关人员即使出差同样能够及时了解所辖工作进度，协调各种资源，确保工作任务顺利进行。
实践验证高效
谈到竞开（Geneking）协同办公系统的应用为管理和沟通带来的显著效益，大庆采油二厂分管生产的刘厂长深有体会。
没有实施竞开（Geneking）协同办公系统前，为了了解各采油队作业区的生产情况，刘厂长每天不是亲自到各采油队作业区视察，就是给各采油队负责人打电话，要么就是召集各采油队负责人到自己办公室汇报工作，并且还要经常召集各种生产会议，听取汇报，研究对策，批阅各种文件，等等。每天总是忙得不亦乐乎，却又疲劳无序。
系统投入应用后，刘厂长再也用不着这样了。他每天只要一打开竞开（Geneking）协同办公系统，各种问题都可了如指掌了。GK-Star的日程安排让他每天都把工作安排得井井有序：他可以通过协作区的共享文档阅读和查看厂里的各种文件；通过工作流系统审批各种重要的文件和报告；需要召开会议时，除非有必要把大家召集到一起，大多时候刘厂长都是通过GK-Star召开网络远程办公会议。他先在团队日程中添加一条有关会议时间和内容的信息（所有被邀请的团队成员都可以看到），会议规程中，他可以通过聊天区、即时通讯、语音通讯等与分散在各处的采油队及作业区的会议成员进行沟通。GK-Star独特的语音邮件也让他爱不释手，只要点击录音按键，口述邮件完毕发送即可，系统自动对语音进行压缩处理，确保在不占用网络资源的情况下，对方听到原汁原味的声音。
最让刘厂长津津乐道的是竞开（Geneking）协同办公系统实施不久他的一次应用经历。
那时二厂正好又迎来了一个“增产增效百日会战”。会战要制订详细的生产计划、实施方案、奖惩办法等一系列重要文件，并要召开一个誓师大会以鼓舞员工士气。刘厂长抱着试试看的态度，首先在GK-Star中建立了一个名为“增产增效百日会战”的协作区，然后添加了包括团队日程、讨论板、电子白板和共享文档在内的协同工具。紧接着，他邀请了各采油队及作业区负责人、相关部门负责人和厂部的有关领导进入协作区。这样，一个虚拟的以项目为核心的团队就诞生了。
由于时间紧、任务重，需要合理安排团队日程。于是，刘厂长将厂部关于会战的重要文件和指示精神以及一些重要的时间节点和任务分工添加到协作区，项目成员只要进入GK-Star就会看到这一日程，不用发送E-Mail，不用坐下来开会，节省了宝贵的时间。
可以想象，为了这样一个跨部门、跨地域的项目，有多少意见要反复沟通。没有GK-Star以前，厂部和各职能部门如计划科、生产科、办公室、后勤部门等等，几乎天天要召开各种讨论会、协调会等，各部门有关负责人还要抱着电话了解情况、传达通知等，说得口干舌燥。厂部和各部门都是一片忙碌景象。现在好了，大家可以通过发送语音邮件，还可以直接点击项目成员的图标发送即时消息，传送文件，发送手机短信等。一些重要的问题比如会战计划、实施方案、奖惩办法等一系列重要文件和誓师大会的议程、讲稿等，各职能部门负责人都可在讨论板上发布帖子征求大家的意见。大家你一言我一语，就好像在网上论坛灌水一样，很多重要的讨论和决策过程就这样完整地保留下来。
之后，各职能部门根据各自的分工，很快将会战计划、实施方案、奖惩办法等一系列重要文件以及誓师大会的议程、讲稿等制订出来。如果各部门负责人和厂部领导对哪一个文档进行了改动或批示，系统会自动标出修改人。
很快，所有方案和文件都完成了，只要厂长签字批示通过就可实施了。恰巧，此时厂长去北京开会了，要一个多周后才能回来。要在过去，就只好等厂长回来再说了。还好，厂长随身携带的笔记本电脑也装了竞开（Geneking）协同办公系统，无论在任何网络环境下都可使用，且系统支持手写签名功能。于是，刘厂长通过系统中的工作流系统将这些方案和文件发送给了厂长。为了防备厂长开会期间太忙忘记看邮件，他又给厂长发送了条手机短信提醒厂长注意查看。一小时后，刘厂长看到屏幕右下角亮起了一个小图标——厂长发来了即时通讯——“你们的工作效率比以往高多了！方案和文件都已看过，没有问题，我已作了签字批示，你们可以即刻执行。”
刘厂长看了一下时间，从开始制订这些方案和文件到厂长签字通过还不到一周时间，要在过去，起码也要三个周啊！他不禁惬意地笑了。
事后，刘厂长深有感触地说：“协同办公，效率就是高啊！”
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