实践验证高效
谈到竞开（Geneking）协同办公系统的应用为管理和沟通带来的显著效益，大庆采油二厂分管生产的刘厂长深有体会。
没有实施竞开（Geneking）协同办公系统前，为了了解各采油队作业区的生产情况，刘厂长每天不是亲自到各采油队作业区视察，就是给各采油队负责人打电话，要么就是召集各采油队负责人到自己办公室汇报工作，并且还要经常召集各种生产会议，听取汇报，研究对策，批阅各种文件，等等。每天总是忙得不亦乐乎，却又疲劳无序。
系统投入应用后，刘厂长再也用不着这样了。他每天只要一打开竞开（Geneking）协同办公系统，各种问题都可了如指掌了。GK-Star的日程安排让他每天都把工作安排得井井有序：他可以通过协作区的共享文档阅读和查看厂里的各种文件；通过工作流系统审批各种重要的文件和报告；需要召开会议时，除非有必要把大家召集到一起，大多时候刘厂长都是通过GK-Star召开网络远程办公会议。他先在团队日程中添加一条有关会议时间和内容的信息（所有被邀请的团队成员都可以看到），会议规程中，他可以通过聊天区、即时通讯、语音通讯等与分散在各处的采油队及作业区的会议成员进行沟通。GK-Star独特的语音邮件也让他爱不释手，只要点击录音按键，口述邮件完毕发送即可，系统自动对语音进行压缩处理，确保在不占用网络资源的情况下，对方听到原汁原味的声音。
最让刘厂长津津乐道的是竞开（Geneking）协同办公系统实施不久他的一次应用经历。
那时二厂正好又迎来了一个“增产增效百日会战”。会战要制订详细的生产计划、实施方案、奖惩办法等一系列重要文件，并要召开一个誓师大会以鼓舞员工士气。刘厂长抱着试试看的态度，首先在GK-Star中建立了一个名为“增产增效百日会战”的协作区，然后添加了包括团队日程、讨论板、电子白板和共享文档在内的协同工具。紧接着，他邀请了各采油队及作业区负责人、相关部门负责人和厂部的有关领导进入协作区。这样，一个虚拟的以项目为核心的团队就诞生了。
由于时间紧、任务重，需要合理安排团队日程。于是，刘厂长将厂部关于会战的重要文件和指示精神以及一些重要的时间节点和任务分工添加到协作区，项目成员只要进入GK-Star就会看到这一日程，不用发送E-Mail，不用坐下来开会，节省了宝贵的时间。
可以想象，为了这样一个跨部门、跨地域的项目，有多少意见要反复沟通。没有GK-Star以前，厂部和各职能部门如计划科、生产科、办公室、后勤部门等等，几乎天天要召开各种讨论会、协调会等，各部门有关负责人还要抱着电话了解情况、传达通知等，说得口干舌燥。厂部和各部门都是一片忙碌景象。现在好了，大家可以通过发送语音邮件，还可以直接点击项目成员的图标发送即时消息，传送文件，发送手机短信等。一些重要的问题比如会战计划、实施方案、奖惩办法等一系列重要文件和誓师大会的议程、讲稿等，各职能部门负责人都可在讨论板上发布帖子征求大家的意见。大家你一言我一语，就好像在网上论坛灌水一样，很多重要的讨论和决策过程就这样完整地保留下来。
之后，各职能部门根据各自的分工，很快将会战计划、实施方案、奖惩办法等一系列重要文件以及誓师大会的议程、讲稿等制订出来。如果各部门负责人和厂部领导对哪一个文档进行了改动或批示，系统会自动标出修改人。
很快，所有方案和文件都完成了，只要厂长签字批示通过就可实施了。恰巧，此时厂长去北京开会了，要一个多周后才能回来。要在过去，就只好等厂长回来再说了。还好，厂长随身携带的笔记本电脑也装了竞开（Geneking）协同办公系统，无论在任何网络环境下都可使用，且系统支持手写签名功能。于是，刘厂长通过系统中的工作流系统将这些方案和文件发送给了厂长。为了防备厂长开会期间太忙忘记看邮件，他又给厂长发送了条手机短信提醒厂长注意查看。一小时后，刘厂长看到屏幕右下角亮起了一个小图标——厂长发来了即时通讯——“你们的工作效率比以往高多了！方案和文件都已看过，没有问题，我已作了签字批示，你们可以即刻执行。”
刘厂长看了一下时间，从开始制订这些方案和文件到厂长签字通过还不到一周时间，要在过去，起码也要三个周啊！他不禁惬意地笑了。
事后，刘厂长深有感触地说：“协同办公，效率就是高啊！”
网友评论